新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策

摘 要：隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和變遷，我國(guó)已經(jīng)邁入了信息時(shí)代，人們的生活方式、娛樂方式、和工作生產(chǎn)越來(lái)越離不開電腦，甚至連各種檔案的管理方式也發(fā)生了質(zhì)的改變——由紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理。現(xiàn)今社會(huì)，電子檔案憑借自己的優(yōu)勢(shì)逐漸成為企事業(yè)單位中主流的檔案管理方式，但是人們?cè)趹?yīng)用電子檔案管理的過(guò)程中，也出現(xiàn)了很多類似檔案遺失、檔案被盜取等問題。因此，為了更好的改進(jìn)和解決這些問題，促進(jìn)電子檔案的有效管理，本文分析了電子檔案管理過(guò)程中存在的各種問題并且提出了一些改進(jìn)方案和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子檔案；問題分析；新形勢(shì)

1 電子檔案管理及其發(fā)展概況

隨著信息時(shí)代的到來(lái)和計(jì)算機(jī)在人們?nèi)粘Ｉ钪械闹饾u普及，人們的生活方式也慢慢發(fā)生了改變，檔案管理方式的改變也是其中的變化之一。

最早的檔案管理方式要追溯到古代，例如有名的《史記》等著作，就可以算作是古代的檔案管理。當(dāng)時(shí)由于技術(shù)的限制，還沒有出現(xiàn)造紙術(shù)之前，檔案文字的載體大多是竹片，然而使用竹片作為檔案的記載和保存有兩個(gè)明顯的缺點(diǎn)：第一，竹片太重，不利于檔案的搬遷和運(yùn)輸；第二，竹片較大較厚，會(huì)占用很多存儲(chǔ)檔案的空間。

后來(lái)隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們開始使用紙作為檔案的載體。紙，輕便且薄，這很好的規(guī)避了之前管理方式中檔案載體厚重和占用太多空間的缺點(diǎn)。因此，紙質(zhì)的檔案在企事業(yè)單位中存在了相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間。然而使用紙質(zhì)的檔案，人們?cè)趯?duì)其進(jìn)行保存、收藏的過(guò)程中也發(fā)現(xiàn)了很多的問題：1、紙容易變質(zhì)。當(dāng)紙質(zhì)檔案需要保存很長(zhǎng)的一段時(shí)間時(shí)，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)作為檔案的載體，紙存在著變質(zhì)的問題。紙變質(zhì)后會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃、發(fā)霉、易破損等問題，嚴(yán)重的影響了檔案內(nèi)容的完整性和安全性。2、紙質(zhì)檔案占用空間。紙質(zhì)檔案和竹質(zhì)檔案相比，雖然可以減少很多儲(chǔ)存檔案的空間，但是當(dāng)檔案一多起來(lái)，很多單位就不得不單獨(dú)設(shè)置幾間檔案儲(chǔ)存室來(lái)放置檔案，嚴(yán)重浪費(fèi)資源。

隨著進(jìn)入信息時(shí)代，電子檔案的出現(xiàn)完全規(guī)避了前面檔案載體存在的缺點(diǎn)，使檔案管理邁入新的里程碑。電子檔案較傳統(tǒng)的檔案具有一下幾個(gè)明顯的優(yōu)勢(shì)：1、永久保存。電子檔案被保存在計(jì)算機(jī)中后，只要不被人刪除就能永久保存，這是任何材質(zhì)的檔案載體都不能比肩的。2、不占用儲(chǔ)存空間。電子檔案是被保存在本地計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)中，它不具備現(xiàn)實(shí)物質(zhì)的形態(tài)，是一種虛擬的形態(tài)，自然就不會(huì)占用地理空間。3、不受時(shí)空的限制。電子檔案被儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中上傳至網(wǎng)絡(luò)后，只要輸入正確的賬號(hào)密碼，不管你在哪里都能提取檔案，這樣就能使各部門間檔案共享，加強(qiáng)部門之間的合作。

雖然電子檔案管理具有很多其他傳統(tǒng)管理方式不能相比的優(yōu)點(diǎn)，但是電子檔案管理也具有很多自身獨(dú)有的缺點(diǎn)和問題。

2 電子檔案管理存在的問題

（一）電子檔案信息容易泄露

前面提到電子檔案不受時(shí)間空間的限制，在網(wǎng)絡(luò)上輸入正確的賬號(hào)密碼就可以查看電子檔案。因此，很多不法分子就憑借電子檔案的這個(gè)特點(diǎn)，使用各種方法破譯賬號(hào)密碼，以此來(lái)竊取檔案。

（二）電子檔案被篡改后不易察覺

由于電子檔案的載體和傳統(tǒng)的紙質(zhì)等材料完全不同，電子檔案的載體的虛擬的，因此當(dāng)電子檔案被人惡意篡改后，不像紙質(zhì)檔案那樣會(huì)出現(xiàn)涂抹的痕跡，容易被人發(fā)現(xiàn)。電子檔案被篡改后，不會(huì)出現(xiàn)任何痕跡，因此工作人員也就很難發(fā)現(xiàn)問題，給電子檔案的真實(shí)性建立了很大的挑戰(zhàn)。

（三）管理人員的計(jì)算機(jī)能力不高

現(xiàn)在普遍的電子檔案管理人員的計(jì)算機(jī)能力只能達(dá)到能熟練操作計(jì)算機(jī)，但是對(duì)于計(jì)算機(jī)編程等高級(jí)操作的能力比較匱乏。這就造成了當(dāng)[1]電子檔案正在被黑客攻擊或者病毒入侵時(shí)，電子檔案的管理人員不能及時(shí)做出防范，導(dǎo)致電子檔案遭到破壞。

（四）電子檔案管理制度不完善、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

雖然現(xiàn)今電子檔案在我國(guó)的企業(yè)單位中已經(jīng)應(yīng)用普遍，當(dāng)時(shí)電子檔案在應(yīng)用的過(guò)程中依舊存在管理制度不完善，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。首先，對(duì)于電子檔案管理，國(guó)家還缺乏比較完善的法制法規(guī)來(lái)規(guī)范，因此某些不法分子也可以鉆法律的空子竊取或破壞電子檔案。其次，單位在進(jìn)行電子檔案管理過(guò)程中，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，例如統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一的存放地址等，因此管理人員在工作中存在很大的隨意性，給電子檔案在往后的查找、保存過(guò)程中造成了很大的不便。

（五）單位對(duì)其管理的安全性不強(qiáng)

大多數(shù)企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，把電子檔案上傳至網(wǎng)絡(luò)后就忽略了提升檔案的安全性，例如給檔案加密等行為，造成電子檔案在上傳和保存的過(guò)程中極易出現(xiàn)被竊取和泄露等問題。

3 對(duì)電子檔案管理的建議及對(duì)策

（一）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化

首先，企業(yè)單位在進(jìn)行電子歸檔過(guò)程中應(yīng)該制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以便于檔案管理工作人員在進(jìn)行歸檔的過(guò)程中作為標(biāo)準(zhǔn)參考，避免出現(xiàn)歸檔過(guò)程中的隨意性。其次，把其他先進(jìn)的電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)和自身單位相結(jié)合，制定出一個(gè)科學(xué)、合理的電子檔案管理制度，提升工作人員在管理過(guò)程中的科學(xué)性和工作效率。

（二）對(duì)電子檔案進(jìn)行備份等應(yīng)急措施

由于電子檔案自身的特殊屬性，電子檔案需要保存在公眾網(wǎng)絡(luò)中，不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案那樣的保存地點(diǎn)實(shí)在一個(gè)具體的空間內(nèi)，虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間任何人都可以進(jìn)入，因此電子檔案的安全性遭受著嚴(yán)重的威脅。[2]電腦黑客可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，入侵企事業(yè)單位的電子檔案中，對(duì)電子檔案進(jìn)行竊取和篡改，因此對(duì)電子檔案進(jìn)行備份等應(yīng)急措施可以在檔案被竊取和篡改后恢復(fù)原本的檔案，最大限度的保障檔案的完整和安全。

（三）加強(qiáng)電子檔案儲(chǔ)存的安全性

大多數(shù)企事業(yè)對(duì)電子檔案進(jìn)行儲(chǔ)存的過(guò)程中，只會(huì)設(shè)置賬號(hào)和密碼，然而對(duì)于技術(shù)較高的黑客來(lái)說(shuō)，破譯賬號(hào)密碼相對(duì)輕松容易。因此，建議各企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案儲(chǔ)存后，對(duì)電子檔案進(jìn)行一些防盜等安全措施：設(shè)置雙重密碼、使用密碼+其他方式一起才能打開檔案的方式、使用一些保護(hù)程序或軟件。

（四）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)

現(xiàn)在大多數(shù)電子檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)不強(qiáng)，只會(huì)基本的電腦操作，當(dāng)出現(xiàn)電子檔案泄露等安全問題時(shí)不具備應(yīng)對(duì)處理的能力，使電子檔案管理的安全性得不到保障。因此，單位應(yīng)該對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)相關(guān)的專項(xiàng)技能培訓(xùn)，提升管理人員的專業(yè)技能素養(yǎng)，使其在面對(duì)電子檔案面臨風(fēng)險(xiǎn)是能夠做出及時(shí)的應(yīng)對(duì)，能夠盡快的止損，最大限度的保障電子檔案的安全。

4 結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)代社會(huì)中電子檔案有著其他檔案不能比擬的優(yōu)點(diǎn)，然而也同時(shí)存在著很多問題。現(xiàn)今社會(huì)的企事業(yè)單位對(duì)電子檔案的使用已經(jīng)逐漸普及，因此，企事業(yè)單位應(yīng)該更注重電子檔案管理中所存在的問題，不斷改進(jìn)，不斷優(yōu)化電子檔案管理方式。在這個(gè)不斷信息化的社會(huì)中，我們既得益于它的技術(shù)革新所帶來(lái)的便利，也要重視這個(gè)過(guò)程中所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。在這個(gè)新形勢(shì)下的電子檔案管理過(guò)程中，我們要不斷的完善電子檔案管理的制度和標(biāo)準(zhǔn)、不斷提升管理人員自身的技術(shù)素養(yǎng)、提高單位對(duì)它的重視程度、做好備份等應(yīng)急措施，最大化的提升電子檔案的安全性，使越來(lái)越多的單位能夠得益于這項(xiàng)新形勢(shì)下的檔案管理方式。

參考文獻(xiàn)

[1]楊鑫.再談電子檔案管理存在問題及有效措施[J].山東工業(yè)技術(shù)，2014，（20）：254-255.

[2]劉瑋.現(xiàn)代電子檔案管理存在的問題及解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，（11）：35-36.

作者簡(jiǎn)介

徐艷紅（1975-），女，漢族，河南漯河人，大專，初級(jí)，研究方向：檔案管理從事的工作：檔案收集、整理、借閱、統(tǒng)計(jì)、利用。endprint