淺談高職院校辦公軟件實訓如何提高學生的綜合辦公能力

彭柳

【摘要】辦公室自動化至今為止沒人給出一個準確的定義，隨著計算機的高速發展，辦公自動化的概念逐漸被人提出。利用現代科學技術，最大限度地利用信息資源，提高產量和質量，以謀求更好的工作效率和經濟效益。由于辦公現代化飛速發展，各企業和事業單位對職員的辦公軟件操作能力的要求也日益提高。而能否熟練使用辦公軟件也成為了現代辦公人員的基本要求。經過我多年的教學經驗來看，辦公軟件實訓對于培養學生實踐能力，提高職業素養以及綜合辦公能力具有十分重要的意義。但是目前的辦公軟件實訓仍存在很多問題，還需要不斷的去完善。

【關鍵詞】高職院校；辦公軟件；實訓教學；綜合辦公能力

【中圖分類號】G712；TP317.1-4 【文獻標識碼】B 【文章編號】2095-3089（2017）11-0065-02

一、辦公軟件實訓特點

1.起點高。大學生是高職院校開設辦公軟件實訓的主要教學對象，因為他們在大一學年剛開始時就已經學過了計算機基礎理論，并且以掌握計算機基本的操作技能。此階段的學生感興趣的是辦公軟件的高級操作技能。辦公軟件實訓的時間一般為兩周，留給學生用來熟悉用來熟悉辦公軟件的基本工作頁面、操作方法以及功能的世紀青年并不多，而辦公軟件的高級應用以及綜合應用才是其重點。因此起點高的辦公軟件實訓可以提高學生的辦公軟件操作應用水平。

2.實訓服務于使用項目。辦公軟件實訓的目的不是為了練習某一個知識點，而是在練習知識點的同時得到了高級技能以及綜合應用的技能訓練。這樣會使學生在完成項目的同時有成就感。選取在實際生活、工作以及學習中可能會遇到問題來設計實訓項目，例如論文排版、制作簡歷、工資統計等。其中論文排版是每個學生寫畢業論文時都會遇到的問題，假如學生很熟悉Word文檔簡單的格式設計，而對頁眉頁腳和目錄設置等高級應用不了解，這樣在工作過程中就會很麻煩。因此所設計的實訓項目也是為了學生以后能夠學以致用。

二、辦公軟件實訓所存在的問題以及解決方法

辦公軟件實訓所存在的最大的問題就是如上文所說，一些項目的實訓目的只在于訓練某個知識點，讓學生學會某個技能，但是學生在訓練完之后并不能去靈活地運用，當再次遇到相同的問題時仍不知道怎樣去解決。在學習過程中并沒有使學生得到高級技能以及綜合應用的技能訓練。這樣的實訓是沒有意義的。針對這一現象，采用項目教學法是最為妥當的。

項目教學法與2003年7月由德國聯邦職教所提出，其主要是在老師的指引幫助下給予學生一個完整的初期項目并由其獨立完成。包括收集信息、分析數據設計方案以及項目的實施等都由學生自己完成。通過此過程，幫助學生了解出處理項目所遇到的每一個問題以及掌握每一個環節。“項目為主線，老師為引導，學生為主體”是其最顯著的特點，是師生共同努力完成項目，共同學習取得進步的教學方法。

項目教學法是當前在高職院校中正在全面展開的教學方法，其應用范圍十分廣泛。項目教學法將教學實踐、實訓中大的項目、案例分解成一個個小項目，在教學過程中結合實際，在學生親身體會所學知識在實際中的應用，不僅提高了學習興趣，同時也在實訓中提高了學生的綜合辦公能力。當這些小項目被一個一個完成之后，就需要一些綜合性的大項目來鍛煉學生的綜合應用能力，來提高學生對計算機基礎知識的靈活運用，從而達到學以致用。

三、辦公軟件實訓組織方式

3.1 嚴格要求學生，一人一機，并在規定的機房上機。實訓期間的非上機時間要相互交流討論，取長補短，總結出自己的薄弱環節。

3.2 根據學生實際情況，分幾人為一組，其中至少有一到兩名操作能力較強的同學，上機時一小組成員坐在一起，以達到相互幫助、共同進步的效果。辦公軟件實訓應以分好的小組為單位，小組中成員各司其職，團隊協作完成任務，以此來增強其團隊協作能力，并提高相互溝通的能力[1]。

四、辦公軟件實訓實施過程

首先給學生提供實訓項目任務書，任務書應列出目的、要求、項目、課時分配、實訓組織方式以及考核形式與評分標準，應同時使用文字敘述步驟和效果圖以及輔助說明，方便學生理解和操作。教師不應提供任何素材，但可簡要講解關鍵步驟，然后學生根據老師所講，自己在網絡上尋找相關素材并整理，依據實訓項目任務書來完成整個項目[2]。

在整個實訓操作過程中，如遇到不解問題，學生應及時向老師提問，老師給予隨時答疑并解決問題。讓學生認為項目已完成時應與效果圖進行對比，可以有一點出入，但還是當出入過大時，學生應思考是什么原因所導致并修改，直至操作與效果圖相符為止。

五、辦公軟件實訓考核形式

實訓考核分為過程考核和結果考核兩種形式進行。

5.1 過程考核，主要考核以下幾點

（1）實訓要求明確，具有具體實訓計劃和進程表，并且實訓能按照其有條不紊的進行。

（2）實訓過程應嚴格按照實訓項目任務書來操作，不按要求操作者成績按不及格處理。

（3）嚴格遵守學校紀律、實訓地點規章制度，不遲到、不早退、不曠課。如發現有上述情況，過程考核按不及格處理。

5.2 結果考核主要考核項目的完成情況以及答辯情況

（1）實訓總結要字跡工整有條理，合乎規范要求。

（2）答辯過程中，學生應對老師提出的問題給予合理的回答和解釋，并進行相關的操作。

六、“行程計劃”綜合項目實訓

項目名稱：行程計劃。

方法：項目教學法。

內容：辦公軟件實訓。

目的：熟悉辦公軟件使用，提高學生綜合辦公能力。

（一）項目整體設計

1.項目介紹

項目名為“行程策劃”。以“達明公司一位網絡項目部的管理人員李麗向部門經理申請到世碩技術有限公司進行關于互聯網+的學習。另一位網絡客服部的員工王娟申請到精元股份有限公司進行倉庫物業管理的進修。兩位員工均為女性，進修地點都在北京，進修時間為期三周，周一至周五安排培訓，周末不培訓，可自行安排時間”為背景。要求：兩個同學為一個小組，分別模擬為李麗和王娟，請對兩位的行程和經費進行合理的安排。endprint

2.知識目標

（1）熟練運用網絡查找自己所需資料，以及素材；（2）能夠把相關散亂素材整理，形成相應的文獻；（3）能夠按要求熟練使用相關計算公式來設計Excel表格；（4）能夠獨立自主的完成帶有藝術字、超鏈接等的演示文稿；（5）能夠在PPT的輔助下清晰的表達自己的計劃安排。

3.能力目標

（1）提高學生使用office軟件的熟練程度，提高學生通過網絡途徑解決問題能力；（2）提高學生的語言表達能力（書面表達與口語表達）；（3）增強其遇到問題時分析問題的能力；（4）使學生養成遇事獨立思考、獨立解決問題的習慣。

（二）任務分析

1.搜集目的地資料

使用某度地圖或者某德地圖查找兩家公司的具體地址：李麗去培訓的世碩技術有限公司，王娟培訓的精元股份有限公司。

通過電腦客戶端或者移動客戶端的酒店或者旅游APP（某程、某牛、某哪網）查找住宿的酒店及酒店費用，同時將酒店具體地址、聯系方式以及分別從住宿酒店到達目的進修地點的最佳路線和備用路線。

學生可以為二者選擇兩種方案，分別為合住和分開住。（1）合?。阂岳铥悺⑼蹙昱嘤柕攸c的中間位置為原點，選擇交通便利的地點附近的酒店為住宿地點。有點：兩人住在一起安全，而且節省開支。缺點：相對來說較為奔波，比較麻煩。（2）分開住：各自選取離自己目的地近的地方住宿。優點：便于培訓學習，不用住宿的地方和培訓點來回奔波。缺點：一個人住不安全，在周末出行、考察的溝通上帶來不便。

在該任務階段，小組合作學習方式是一個比較合適的方法，小組成員明確分工，每個人負責自己的任務，通過網絡搜集資料、整理歸納，再根據實際情況作出可行性較大的項目策劃書，并且上交任課教師。通過此項任務可以使學生的網絡搜索能力和團隊協作能力得到極大的鍛煉和提高[3]。

2.出行時間、路線規劃設計

此小項目的任務：設計完成的出行規劃書，可以完成“行程策劃”的演示文稿，并且能夠清晰表達該項目。主要有以下要求：（1）有培訓結構相關簡介；（2）寫明所選出行方案以及入選理由、所需費用，主要是為了證明方案的可行性和合理性；（3）有所培訓內容的相關簡介；（4）標明入住酒店的具體位置、聯系方式、所需費用；（5）標明兩人到達培訓單位的最佳路線，備用路線，出行費用；（6）寫清楚日程表和周末出游的安排。

小組成員分別完成6個小項的內容，之后匯總資料由組長整理歸納為Word文檔，有副組長根據文檔資料制作“行程策劃”的演示文稿。該項任務不僅提高了學生的信息采集和整理能力，還使學生更加熟練地使用office軟件，也進一步提高了學生的團隊分工合作能力。

3.出行花銷預算

此項任務要求學生制作出“出行花銷預算表”，有如下要求：（1）“出行花銷預算表”一共分五個子表：李麗花銷預算表、公共費用、李麗花銷表、王娟花銷預算表和王娟花銷表；（2）出行花銷預算表包括：項目名稱、預算金額、是否報銷及備注；（3）五個分表包含存入與支出兩項。每一項應包括：時間、金額、項目名稱、是否報銷以及備注。該項任務中的幾項表格鍛煉了學生對Excel的實際運用能力，Excel中的數據統計、公式計算以及表格的綜合運用都在該項任務中有所體現。

4.制作出行計劃PPT

此項目的任務是為“行程策劃”的項目書制作“出行計劃”的PPT，目的是在公司會議上向各部門經理講解這次培訓的必要性以及可執行性等。PPT（演示文稿）制作功能強大、通用性強，而且可以配合多媒體展示。在此項任務中制作的PPT目的是為了展示此次計劃的可操作性，以便得到公司各部門的支持，獲得這次外出培訓的機會。該項目對制作的PPT（演示文稿）有如下要求：（1）幻燈片設計風格簡潔、大方，有新意；（2）有利于演講者語言表達，以說服各部門經理為目的。

該任務不僅提高了學生對PPT的掌握度，也提高了學生的動手操作能力，而且在制作幻燈片的過程中加入了Word與Excel的內容，使其對office各辦公軟件的用途以及區別有了更加深入的了解，從而使學生對這三種常用軟件的使用更更加協調[4]。

5.小組作品演示

該項任務是整個項目的最后一步，也是前期幾個任務的最后總結與展示，也是各個小組最后的成果演示，要求各小組用PPT（演示文稿）來講解各組的最后成果。具體要求：（1）小組2名成員演示，目的：爭取此次培訓機會；（2）小組互評，目的：認識到自己小組的不足，學習其他小組的長處；加深實訓認識，提高學習小狗；（3）教師點評，目的：激勵學生，認識自己的長處與不足，激發學生學習熱情。

在此階段，各個小組在班級中、在全體學生中展示了各自小組作品，在小組互評環節認識到了自己的不足之處，而教師對學生的點評與鼓勵，激發了學生學習的熱情，也提高了實訓的效果，讓學生在之后的學習中更有競爭性。

在“行程策劃”這個綜合大項目案例中，通過分解不同的小項目來提高學生對辦公軟件的操作熟練度，讓學生在真正的項目實訓中提高對office辦公軟件的應用能力，而不是停留在軟件的基礎使用上，同時也提高了學生的團隊協作能力、搜集資料的能力以及語言表達能力。

七、總結

培養學生職業技能、增強學生實際工作能力最有效的方式就是辦公軟件實訓。經過我多年教學實踐經驗表明，學生可以在實訓過程中發現各種問題，在解決問題過程中得到感受和啟發。還可以使學生從不同的角度解決問題，讓學生主動思考，養成獨自思考的習慣，激發學生的創新意識，提高其解決和處理突發問題的能力。

在現如今的社會，計算機早已成為社會多元化的潮流，他已滲入人們生活的方方面面。當代學生作為未來的辦公室工作人員更是離不開計算機，其必須熟練掌握各種綜合辦公軟件，以及擁有強大的綜合辦公能力，才能不為這個社會所淘汰。

參考文獻

[1]李紅蘭.高職院校office辦公軟件教學探討[J].赤峰學院學報（自然科學版），2013，（14）：197-199.

[2]詹龍，張璐.論高職院校計算機基礎教學中的辦公軟件教學[J].現代營銷（學苑版），2011，（10）：284-285.

[3]林莉蕓，陳秀琴.對高職院校非計算機專業《常用辦公軟件》課程的幾點思考[J].福建電腦，2016，（05）：169-170.

[4]黃嘉.高職院校辦公軟件實訓教學研究[J].湖北廣播電視大學學報，2014，（05）：31.endprint