對辦公室文員工作的思考

于越

【摘 要】辦公室作為決策參與執行、負責上傳下達、部門協調、內外聯絡等職能的綜合管理部門，其工作質量將會對單位運轉起到決定性作用。作為辦公室一員，要加強日常安全管理，確保辦公室日常業務不發生安全事故，員工平安，才能做到對個人負責、對辦公室負責、對企業負責。故而，提升辦公室人員個人的素養，分析新形勢下高校辦公室工作的屬性和特征，有助于提升管理水平，推動高校的和諧發展。本文作者從辦公室本源定位、應履行好的職責和如何提升辦公室工作水平等方面進行了研究探討，可以更好地為公司發展謀福利。

【關鍵詞】辦公室；文員工作；思考

辦公室是溝通上下、聯系左右、協調內外、承上啟下的綜合性辦事部門，事務繁雜是其最大特點，事無巨細是其最低要求。但是不可否認的是，在實際的辦公室行政管理工作中，仍然存在著很多問題，比如說缺乏健全的法律法規，相對突出的工作矛盾等等。辦公室能夠正常高效運轉，直接關系到一個單位的工作效能、效率、效果。為了能夠更好地完成辦公室文員的工作，就需要采取一些措施去解決在工作中遇到的問題。

一、企業辦公室對于企業的作用

1.辦公室是“橋梁紐帶”

辦公室行政管理工作的是傳達組織信息的重要樞紐，主要工作的內容就是將事業單位上級部門的命令傳達給下級，以此來指導下級的工作。是企業最基礎，也是最重要的綜合管理部門，日常主要任務有：檔案管理、公文處理、統籌協調、決策參謀等，是協助領導進行各項工作的重要部門，也是企業對外開放的一個窗口。對于決策中心來說，辦公室是綜合辦事機構，對各執行部門來說，辦公室是平衡協調的樞紐，對上下左右單位來說，辦公室是信息網絡中心。因此，辦公室要架好通向上級、橫貫同級部門、下達直屬單位以及員工的各類“橋梁”，做到要事上報、上情下達、下情集中、外情獲取，確保每一項工作、各個環節合理、準確、及時地銜接。

2.辦公室是“調度樞紐”

辦公室具有“上傳下達”的樞紐作用以及對協助領導的日常工作，對決策進行參謀的作用。同時，辦公室也對企業的后勤管理有著重要的作用，管理企業材料整理、人事變動、會議接待等。辦公室文員是現代化企業重要的人力資源，其工作雖然沒有太大的技術含量，但卻十分繁瑣、復雜，對企業日常運轉有著重要的影響。文員在工作中的任何疏漏，都會對企業的日常運轉造成一定的影響。這就需要辦公室要立足高度，樹立強烈的全局觀念，跳出小圈子、立足大集體，從部門乃至公司大局出發去思考、籌劃、安排和處理問題，確保工作一盤棋；總而言之，辦公室的日常工作十分瑣碎且工作量大，對企業的日常運轉有著重要的作用。

3.辦公室是“參謀助手”

為領導決策當好參謀者、智囊團，是辦公室一項重要職能。辦公室文員是對企業日常運轉基礎工作做的最多、對企業運轉信息了解最全面的職位，當企業管理層在對企業進行一些決策和規劃前，通常都會要求辦公室文員整理出能夠給決策和規劃提供參考價值的文字材料和數據信息。辦公室必須對批示文件進行匯總，督辦沒有做好的事情。要注重協調關系，確保信息傳遞能夠暢通，上下關系保持融洽，做到幫忙不幫亂、成事不誤事。同時，辦公室人員應當在第一時間作出精準的反應、特事特辦，切不可隨意地推諉。

二、加大對企業辦公室文員的管理力度

1.提高對辦公室文員入職的標準

辦公室承擔的實務很多，包括文書處理、調查研究、會務籌辦、對外交流、檔案管理、機要保密、信訪接待、后勤服務等。隨著企業的不斷發展和建設，企業日常運轉的工作越來越多，辦公室的任務量也越來越大且重要，對辦公室文員的素質和能力的要求也相應提高。只有相關的員工有很強的整體素質，辦公室行政管理工作才能夠更好地進行。例如文員在收發文件時，不僅要求文員要完整無誤的接收文件并進行及時移交，還要分清文件的類別和正確送達文件的各個環節。文員在工作中的任何疏漏，都會對企業的日常運轉造成一定的影響。但是當前我國辦公室文員沒有很強的專業水平，同時整體素質也相對較低，容易給辦公室文員工作的開展有很大的困難。因此，在進行辦公室文員的入職選拔中，應提高入職標準，便于辦公室各項工作的開展，提高辦公室的整體素質。

2.提升辦公室文員的素質和能力

在社會不斷進步下，辦公室文員的素質和能力應該也要相應的提高。辦公室文員是對企業日常運轉基礎工作做的最多、對企業運轉信息了解最全面的職位，當企業管理層在對企業進行一些決策和規劃前，通常都會要求辦公室文員整理出能夠給決策和規劃提供參考價值的文字材料和數據信息。無論是企業內部經營的總結，還是對外的報告性文件，都需要辦公室文員來進行文件書寫，就要求辦公室文員有較好的文案功底、總結能力等。甚至會要求辦公室文員對企業的發展規劃進行發表見解為決策者提供參謀，在季度、年度的總結會議中也會要求辦公室文員出席為管理人員提供企業日常運轉情況最直接、實際的相關信息。若打印出現紕漏，就會直接對企業的日常運轉造成影響，影響會議、活動開展的進度。并且在書寫過程中，文件書寫的格式都有著嚴格的要求，文件的內容要簡潔、明了、精煉。傳送文件包括傳真、郵箱、郵件、直接送文件等方式，這就要求辦公室文員能夠熟練地使用傳真機、熟悉通過郵箱發送文件的流程、使用快遞傳送文件的流程、對各部門、領導所在地、電話等信息的了解等，才能迅速、準確的傳送文件，提高企業日常運轉的效益。同時，公司應該加強對員工的安全意識培養，全部貫徹落實這一點，大家一起努力，彼此鼓勵和提醒，形成一種良好的安全意識范圍，更好地培育員工的安全意識。

3.完善辦公室文員的待遇制度

相對于企業生產人員、銷售人員等，辦公室文員對企業產生的直接利益體現并不明顯，得不到企業的重視，辦公室文員的待遇制度不夠完善。同時，時代在不斷地發展，辦公室作風建設也出現了新的問題，特別是在學風方面的作風建設，有少部分辦公室人員在學習的時候往往有消極情緒。這就導致辦公室行政管理工作的開展十分困難。企業不僅要對辦公室文員的日常工作有嚴格的標準和要求，也要相應的完善辦公室文員的待遇制度，事業單位為了能夠更好更快地發展，那么發展過程中必不可少的一個方面就是辦公室作風的建設。企業應認清辦公室文員對于企業發展的重大意義，重視辦公室的發展和建設，加大對企業辦公室文員的管理力度，提高辦公室文員的整體素質和能力，為企業的快速發展打好基礎。對處理特殊任務的辦公室文員給予津貼，在季末或年末對表現優異的文員給予物質獎勵和精神獎勵，提高辦公室文員工作的積極性和熱情。公司不能忽視的一點是要多多激勵員工去學習，自主培養辦公室安全管理工作方面的意識，只有這樣，才能戰勝惰性，幫助公司更好地向員工貫徹辦公室安全管理工作思想，也能更好地為公司發展謀福利。

三、結語

總之，辦公室是綜合辦事機構，在形勢發展一日千里的今天，協調服務越來越顯得重要。辦公室工作人員應該在實踐中汲取更多的新知識，了解新業務和新形勢，增強個人素養，堅持自主創新和提升執行力，努力適應新型辦公室工作的變化和需求。充分發揮各自的積極性，善于對上加強聯系，對內加強管理，對外搞好協調，對下做好服務，增強辦公室的整體合力，樹立良好的整體形象。企業應認清辦公室文員對于企業發展的重大意義，重視辦公室的發展和建設，加大對企業辦公室文員的管理力度，提高辦公室文員的整體素質和能力，為企業的快速發展打好基礎。

【參考文獻】

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