做好電力檔案管理工作的幾點思考

孫景

摘 要：電力企業發展過程的各種真實歷史記錄與原始憑證資料都記載在電力文書檔案中，如何對電力檔案進行有效、規范管理是電力企業亟待解決的一大焦點問題。從電力檔案的管理現狀來看，許多電力企業檔案管理實際工作中都出現了較多問題，本文首先論述電力檔案管理中出現的主要問題，在此前提下，總結相關的改進對策。

關鍵詞：電子檔案；管理工作；改進對策

近些年來，國內電力企業的檔案管理工作發生了很大變化，由于檔案信息及數據資料越來越復雜，覆蓋范圍越來越廣泛，使檔案管理工作的開展難度與日俱增，如何高效管理各類電力檔案資料，為企業提供全面、優良的檔案資源服務，成為了當前電力企業共同探討的熱點問題。

本文在闡述電力檔案管理出現的突出問題的前提下，總結提出了相應的改進對策。

闡述電力檔案管理中出現的突出問題

對檔案管理的重視程度不夠高

許多電力企業的檔案管理部門沒有高度重視自身職責，部分員工以及管理領導都未意識到檔案管理工作對于企業的關鍵作用。

管理層缺乏檔案法制意識，錯誤地認為檔案管理就是簡單地搜集、保存文書資料，忽視了檔案管理的發展建設工作。

另外，一些電力企業縮減檔案管理方面的資金投入，致使企業沒有建立起科學、有效的管理機制，管理設備和保管條件也比較落后[1]。

管理人員的職業素質普遍偏低

由于企業沒有足夠重視檔案管理建設，導致負責檔案管理工作的大部分人員都缺乏良好的崗位素質與職業技能，并且許多檔案管理人員并非專業人員，沒有掌握規范正確的檔案管理知識，致使電力企業檔案管理長期處于一個組織松散、被動服務的工作狀態，情節嚴重時還可能丟失重要的檔案信息資源，對電力企業長期穩定發展形成很大的不利影響。

還有，部分管理人員難以熟練掌握現代化信息管理的有關技術及檔案保存技術，致使檔案管理效率顯著降低。

檔案管理方法及手段較為落伍

電力檔案管理出現的一個普遍問題是管理手段及方法較為落后，例如，計算機的配置落后，硬、軟件設施的更新頻率較低，沿用手工抄寫的傳統管理方式等。另外，由于受到多方面的條件限制，檔案管理部門未能和其他部門建立良好的工作溝通關系，致使檔案管理工作難以順利有序開展。

檔案管理與電力技術發展存在脫節現象

近幾年來，電力行業改革越來越深入，傳統檔案管理模式受到極大沖擊，大部分企業意識到檔案工作難以滿足電力技術發展的服務需求，于是開始建立計算機網絡管理系統，但電力企業構建管理系統時并未充分考慮檔案管理系統融合的相關問題，致使檔案資源沒有得到合理的開發利用，讓企業檔案的信息化建設受到限制[2]。

總結優化電力企業檔案管理工作的相關對策

增強對電力檔案管理工作的重視程度

電力企業領導層應高度重視檔案資料管理的相關工作，并要求檔案管理部門員工增強責任意識、崗位意識及法律意識，明確檔案管理在企業內部管理中的重要地位，真正將電力檔案的各項管理措施落到實處。在實際檔案管理工作當中，基層管理人員需明確自己的崗位職責，重視各個環節的管理工作，與其他部門的管理人員構建良好溝通關系，認真做好電力文書資料的收集、保存及利用服務工作，注重提升電力基建檔案的管理效率。

提升電力檔案管理人員整體工作素質

首先，電力企業應對現有的檔案管理任職人員開展技能考核及評鑒，結合考核結果裁減一部分崗位能力較差的管理人員；之后，企業應以具備競爭性的薪酬福利來公開招聘專業的電力檔案管理人才，進而補充檔案管理人才庫的空缺，并提升檔案管理隊伍的綜合素質水平。再次，企業要定期組織檔案管理部門的全體人員參加技能培訓活動。實際培訓中，應針對各個管理崗位的不同技能需求和人員能力情況開展針對性培訓教學，比如說，一些管理人員已經熟練掌握了檔案管理技術，但是對計算機軟件操作并不熟悉，針對這些人員應該重點教授計算機的操作知識；而對于部分精通計算機網絡操作知識，但欠缺專業檔案管理技能的人員，需要增強其專業管理能力。經培訓后，管理人員還需接受集中考核，以確保電力培訓達到預期效果，特別要注意做好新入職人員的培訓、考核工作，確定考核結果合格后才可準許上崗[3]。

在電力檔案管理中落實分解管控措施

檔案管理具備持續性、長期性及整體性等特點，為了更好地完成各個環節的信息管理工作，可將其進行細化分解；從分解結構來看，電力檔案材料、信息管理基本分解為：數據收集、資料存儲、分類管理、編碼記錄和資源利用等環節，這些環節流程之間環環緊扣、缺一不可。要落實電力檔案管理中的分解管控措施，需從下面幾點著手：一是對本企業（單位）的各類檔案材料進行完整收集，并予以分類處理，按照檔案類型差異，分門別類地存放各種材料，以增強檔案查找、傳輸使用的正確率；二是強化檔案保存、信息查閱等各環節的監督管理，以防檔案材料出現丟失現象；三是對于不同分類的電力檔案材料，要設置相應保密等級，保障重要信息不會被泄露；四是明確各個管理人員的分工和職責，讓他們各盡其職，仔細做好材料分類、編目索引、立卷歸檔等具體工作[4]。

運用計算機技術提升電力檔案管理質量

電力企業引用計算機網絡技術管理各類檔案，能夠將檔案資料及信息數據制作成相應的電子文檔，并利用計算機軟件將其正確傳輸給相關部門，使檔案管理工作的開展更加便利。此外，電力檔案管理人員使用計算機軟件技術可將圖片資料、視頻文件、文字資料等充分融合于一體，讓檔案信息更加生動、直觀和完整。但在運用計算機管理電力檔案時，應要求使用一種統一的文檔格式，以方便各部門傳輸和利用檔案資源，并體現出檔案管理的有序性與高效性。除此以外，計算機技術還能提高檔案保管的安全性，將檔案資料制成電子文檔之后，可以對其進行備份，即便部分文檔和信息因意外因素丟失，也可以從備份文檔中成功找回[5]。

積極創新電力檔案管理的思路與方法

新的發展形勢下，電力企業應按照自身發展需求和市場情況，對原有的檔案管理思路及方式進行改革創新，對于一些較為繁復的管理工作程序，可以適當予以簡化，力求高效率、高質量完成檔案材料的具體管理工作。在組卷檔案和歸檔的操作中，相關人員可以在不影響管理質量的基礎之上，采用一些合理方法取消部分復雜的工作程序。還有，實際管理中，檔案人員應善于歸納工作經驗，結合當下檔案管理中出現的不同問題，思考相應的解決改進方法，把自身所學知識合理地用于實踐工作中，以提升檔案材料管理的創造性和科學性，促使電力檔案資源真正為企業發展所用[6]。

結語

電力檔案資源管理屬于電力企業內部管理工作中的重要構成部分，其牽涉到企業供電服務能否順利開展，尤其在存儲供電信息、記錄供電設備數據等相關方面均體現出重要作用。因此，電力行業檔案管理人員要增強對檔案管理的重視程度，秉著“發現問題、研究問題、處理問題”的態度，有效提升自身工作素質，落實分解管控措施，積極創新檔案管理思路及方法，使檔案管理的工作價值與效用得到全面發揮，促進電力企業贏取更多社會和經濟效益。

（作者單位：景東供電有限公司）

【參考文獻】

[1]陶建華.探析電力企業檔案管理工作中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2017（13）.

[2]周童影.電力工程檔案資料管理中的問題和措施探討[J].現代國企研究，2017（18）.

[3]許丹峰.關于如何做好供電企業檔案管理工作的思考[J].現代國企研究，2017（10）.

[4]陳運鵬，羅艷，金巧芳.做好電力企業檔案保密工作的有效措施[J].辦公室業務，2017（21）.

[5]金梅花，蔡雨，陳賀，等.“互聯網+”形勢下的電力檔案管理模式研究與探索[J].科技創業月刊，2017，30（14）.

[6]韓燕.關于電力企業檔案信息現代化管理及對策的探析[J].辦公室業務，2016（24）.