“一站式服務”理念下醫療設備電子檔案建設探析

韋雙莉

摘要：醫療設備檔案管理是一個動態的過程，保存完好的醫療設備檔案，可提升醫院設備管理決策能力。更便捷、更高效、更全面的獲取檔案信息使一站式電子檔案成為醫療設備檔案管理的一種新趨勢。加強檔案管理意識，以多種網絡渠道全面推進一站式醫療設備電子檔案建設，旨在探尋一種生命線式的一站式醫療設備電子檔案管理模式。

關鍵詞：“一站式服務”；醫療設備；電子檔案

中圖分類號：F49文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2018.04.031

隨著計算機和網絡技術的不斷發展進步，電子信息檔案建設應運而生，由紙質檔案轉向無紙化電子檔案，實現了資源共享的目的。近年來，“一站式服務”的理念被國內許多行業吸納采用，最為常見的是各級政府開設“一站式的服務大廳”，從而提高了行政效率，也將行政管理從管理型向服務型、被動型向主動型，單一型向復合型轉變。醫療設備檔案具有較強的動態性，從申購，論證，招標，簽訂合同，到貨，安裝驗收等一系列工作，不管哪個環節，工作中都會形成對應的工作材料，需要查閱的時候難度大。因此，建設醫療設備電子檔案，只要點擊某個字段，就能知曉該設備具體的全方位信息，這就需要以一站式的醫療設備電子檔案建設為切入點，創建為相關人員提供全面服務的“一站式服務”模式。

1“一站式服務”理念與建設醫療設備電子檔案

1.1“一站式服務”理念概述

“一站式服務”理念起源自歐美，最早是為了提高工作的效率，把多個不同的業務辦理部門集中在一個地點完成辦理。我國政府首先采用了這樣的理念，現該理念已慢慢地蔓延到各個行業領域，隨著理念在各個領域的滲透，其內涵及外延也隨之擴展。所謂的“一站式服務”理念，更多的以服務行業為引領，即在特定的區域和服務體系中可以盡可能全面的提供對方的所需服務。

1.2醫療設備電子檔案建設

在醫療設備日常的檔案管理工作中，無論是從查閱者查閱檔案的便捷性角度，還是信息化推進的角度，電子檔案的建設是醫療設備檔案管理發展的必然趨勢。由于醫療設備檔案的特殊性，涉及的內容多樣化，檔案保存周期長，而且還存在動態性的存檔要求，一站式模式也成為電子檔案建設的內在需求。醫療設備電子檔案的建設應該包括兩個數據庫：一是固定資產管理庫；二是維修庫。建立起的兩個數據庫之間應有關聯性，彼此間的數據可以隨手調出查閱使用。

一站式模式的醫療設備電子檔案，是建立一個信息系統，將日常的醫療設備檔案分類進行電子化（包括掃描、exel錄入、信息系統錄入等方式），電子化的檔案需要建立起關聯性，可登錄系統，查閱任意一項設備時，相關的采購、維修、維護保養等情況全部可以查閱，這一的建設模式與“一站式服務”的理念契合度非常高。

2醫療設備電子檔案建設現狀

醫院檔案涉及的部門多，檔案內容廣，形式多樣，就醫療設備檔案來看，還是以紙質的檔案為主，從醫療設備的申購到醫療設備的報廢整個周期比較長，很多電子數據都是獨立建立起來的，沒有關聯性。就目前醫療設備電子檔案建設情況看，總結起來主要有以下幾點現狀。

（1）以紙質檔案為主，電子檔案建設未全面開展。目前，很多大型醫院的醫療設備檔案還是以紙質版的為主，很多學者認為醫療設備檔案電子化進程與領導們重視程度有關，目前建立起來的醫療設備相關電子版檔案很多都是為了方便查閱，使用率非常高。關于全面的開展電子檔案建設，很多科室都未能推進，或者只是某個環節的工作有部分的exel表格統計相關數據，很多其他的信息化需求應用都未能提上日程。

（2）以工作職能為界限，電子檔案未建立關聯性。醫療設備檔案包含醫療設備采購、維修、保養、監管、計量檢測、效益分析、折舊、資產轉移、報廢等工作形成的文件材料。日常工作中大量的原始工作記錄表成為紙質檔案的歸檔內容，但是在日常工作中，為了方便查閱檔案，會建立對應的電子表格，例如可以建醫療設備請購表、醫療設備經濟合同表、維修記錄表等，將工作中的相關數據往表格里錄入，但建立起的各個表格，并沒有關聯性，很多需要的數據不能共享和調取，例如醫療設備經濟采購合同錄入的經銷商聯系方式，在維修記錄表里就查閱不到，這些電子表格的形成，雖然在一定程度上方便了查閱，但是距離精細化管理卻還有很大的差距。

（3）紙質檔案轉化為電子化檔案工作量巨大，對兼職檔案員的檔案管理工作形成新的挑戰。建立信息化管理系統，離不開原始數據的錄入工作，而很多電子檔案不僅需要電子錄入，還需要掃描分類，需要的數據越精確，前期的錄入就需要做得更多，這對兼職檔案員的工作形成新的挑戰。醫療設備兼職檔案員需要在設備開箱驗收時到場清點設備的相關材料，在驗收完成后2個月內將紙質的醫療設備檔案移交到醫院檔案室管理，那么在兩個月內如何完成大量的掃描工作（通常外出招標的設備檔案內容非常多，僅僅投標文件材料就有近500頁），有限的兼職檔案員人數在日常工作中要著手將這些紙質檔案電子化非常困難。

3“一站式服務”醫療設備電子檔案建設的幾點思考

3.1以“一站式服務”宗旨強化醫療設備檔案管理意識

醫療設備檔案電子化管理是對醫療設備從產生到報廢的具體信息進行紀錄與維護的過程，這些信息主要包括從臨床科室提出采購申請開始，一直延續到設備達到使用年限或其他原因辦理報廢為止。一站式醫療設備電子化檔案建設的主要宗旨是將醫療設備的生命周期通過電子化的方式記錄下，這也是時代發展的一種趨勢，通過“一站式服務”的宗旨，強化醫療設備檔案員的檔案管理意識，使檔案管理工作更加精細化。

3.2以“一站式服務”網絡基礎實現多渠道信息化管理

由紙質向電子化過度，全面推開醫療設備電子化管理。一方面，以網絡為依托，首先建立起一個基本的醫療設備信息管理網站，這也是實現“一站式”醫療設備檔案管理的主要方式，從申請采購設備的工作人員開始，通過網絡填寫采購信息，進入采購的OA辦公階段，直到設備購回，使用、維修、保養、報廢，全部在建立的信息管理網站上實現。另一方面，以手機為載體，由于手機已成為當今生活中必不可少的生活用品，通過手機的上網功能，不斷的更新、維護檔案管理系統，非常方便快捷。例如，維修工程師可以隨時隨地登陸醫療設備電子檔案管理系統，查閱相關設備的信息，根據權限，調用數據或上傳新的維修數據，從而實現檔案收集、查詢、使用工作更加便捷的目的。endprint

3.3以“一站式服務”標準完善醫療設備電子檔案的內容

檔案工作建立各類檔案的目的，在于通過利用檔案信息從而加強管理，醫療設備電子化檔案的建立和完善也不例外。醫療設備檔案管理工作要實現精細化、動態化，建立檔案時應涵蓋申購，論證，招標，簽訂合同，到貨，安裝驗收、使用、維護保養、報廢等一系列工作，做到內容齊全、動態更新，這些不同的階段，一般可分為三個部分歸檔：商務部分、技術部分、使用維護記錄部分。

3.3.1商務檔案

商務檔案涉及醫療設備請購表、領導班子召開會議審批、論證報告、招標文件、供應室資質、商檢證明、合同書、報關單及發票等。醫療設備的商務檔案主要指在設備采購環節中形成的各類文書，例如：醫療設備請購表、設備配置清單及技術參數、可行性報告、詢價記錄表、領導班子審批材料、職代會議案、中標通知書、評標報告、招投標文件等材料。這部分檔案的電子化，可分為兩個環節，第一個環節：需要手動輸入使用科室、設備名稱、規格型號、保修年限、采購價格、付款方式、廠家名稱、經銷商名稱、驗收時間、產品外觀及性能檢測情況、培訓情況、經銷商聯系人及電話等重要信息；第二個環節：需要將醫療設備請購表、可行性報告、詢價記錄表、領導班子審批材料、職代會議案等文件由兼職檔案員掃描上傳保存至系統中，為后期的財務付款、安裝驗收、保養維修等工作提供信息來源。

3.3.2技術檔案

技術檔案主要指設備到貨后，驗收設備產生的相關材料，主要有使用說明書、裝箱清單、合格證、保修卡、驗收報告單、進口報關單、檢驗檢疫單等。這部分的檔案需要掃描上傳，工作量會非常大，但是可以請廠家或經銷商提供對應說明書等內容的檔案的電子版，減少一些掃描工作。這些形成電子化的檔案，查閱更加方便，工程師在維修工作中可通過自己隨身攜帶的手機登錄系統查看說明書或操作手冊，這樣就縮短了借閱檔案的時間，加快了維修的速度，也避免了借閱紙質檔案可能造成的破損或丟失風險。

3.3.3使用、維保檔案

使用、維保檔案是在設備的日常使用中，設備使用的次數、開機情況、收入、保養、維修、計量檢測（非強制檢定的設備除外）等形成的材料。日常使用情況可以由使用科室的設備管理員或者操作者通過HIS系統將每天設備的使用情況錄入系統，包括清潔情況、溫濕度、使用前后電源及其他附件運轉情況。而維保則涵蓋了兩個部分，一個是保養、一個是維修。維保兩個部分需要設備維修工程師將每天接到的維修、按計劃進行的設備保養工作記錄下來，錄入系統。建立設備的保養維修小簡歷，能實現醫療設備的動態管理，維修工程師可以通過登陸系統軟件查閱設備檔案了解該設備的歷史情況，從而快速而準確的對故障作出精確判斷，提高維修效率。

3.3.4報廢檔案

報廢檔案是臨床科室在使用醫療設備中發現設備使用年限長，已經出現故障無法維修或者其他達到報廢的標準，填寫報廢申請表形成的檔案。一般醫療設備報廢手續由財務科負責統一辦理。需要注意的是醫療設備報廢后，固定資產管理員需要在設備管理系統中錄入使用科室名稱、需要報廢的設備名稱、日期時間、申請報廢原因等信息。而報廢后的設備電子檔案可以自動轉入歷史信息庫，為今后同類設備的采購、維修提供參考；同時，紙質的報廢檔案材料標記上報廢字樣進行存檔，因為這些檔案有可能成為醫療糾紛的重要法律依據。

4結語

醫療設備電子涉及醫療設備整個生命周期，信息化建設工作較為復雜，從“無”到“有”的過程需要循序漸進的推進。在大型綜合三甲醫療機構運行和發展中，醫療設備檔案發揮著越來越重要的作用，管理要求也在不斷的提高，必須對其進行妥善的管理。而醫療設備電子化管理能夠極大地提高醫療設備檔案資源的利用率，提高醫院的有效決策，因此，需要醫療機構采取更加強有力的措施，推進醫療設備檔案電子化管理工作，不斷提高醫療設備檔案電子化管理的水平。

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