高校數字檔案建設生態現狀淺析

梁全英

【摘要】本文通過對數字檔案、檔案信息化、生態學的概念和內涵進行梳理，通過對市屬高校檔案工作現狀進行調查，明確現狀，發現不足，然后從生態學的角度分析高校檔案工作的生態發展現狀，探討和分析當今高校檔案工作中存在的諸多問題，利用生態自然是一個有機、相互聯系、發展的共同體，指導檔案工作的生產和工作實踐，為生態檔案建設發展提供支持。

【關鍵詞】數字檔案;檔案信息化;生態系統;高校檔案

新時代需要新思想，高新科技與社會發展使數字化信息化成為大趨勢，生態理念無所不在地存在于人們的活動中。高校是文化傳承和思想教育的重要基地，現代信息技術的廣泛應用，互聯網、物聯網、大數據技術推動著高校檔案工作創新發展，緊跟網絡時代發展腳步。面對新的理念、新的形勢檔案人要保持高度的敏感性，順應發展積極應對，平臺化、專業化、規范化、生態化是必由之路。檔案工作通過信息化逐步實現高效、融合、共享，使高校檔案工作經歷了從一個維度的傳統檔案，發展到二維的數字檔案階段，進一步升級到建立在生態系統上的智慧檔案，生態建設將在更高維度上，為檔案工作創造可持續發展的空間。

一、數字檔案、檔案信息化、生態建設的內涵和要求

檔案數字化是隨著計算機網絡技術、多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數字信息庫。它將各種傳統載體的館藏檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式傳輸，并利用計算機系統通過計算機系統進行管理，以實現檔案信息快捷利用和共享的目的。具體內容還包括數字檔案收集、存儲保管和查閱利用等方面。在具體實施過程中應當統籌兼顧實現整體推進。

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。楊公之在《檔案信息化建設導論》中提出，檔案信息化建設的體系及其構成大體包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設5個方面。

關于生態學的定義，是德國生物學家恩斯特·海克爾于1866年率先提出的：生態學是研究生物與其環境相互關系的科學。20世紀60年代以后，生態學進入了現代生態學的階段。現代生態學不僅是研究動植物與環境之間的關系，而發展為研究包括人類以及人類社會在內的相互依賴的關系。具有突出的整體性思維和相互聯系的思維成為現代理論研究中一門獨特的學科。

檔案工作經歷了從傳統檔案發展到數字檔案，到當今時代人們所推崇的智慧檔案，檔案工作理念不斷發展。檔案工作的發展需要理論創新并充分結合實踐工作。2016年馬晴等在《檔案生態系統構成要素及其關系研究》中將檔案生態系統劃分為三個主要方面：作為檔案主體的人，檔案客體即檔案資源和檔案環境要素也就是檔案賴以存在的環境要素總合。說明檔案工作理論研究正在與社會學科互相滲透，互相借鑒，需要用更全面的視角研究檔案工作，直面機遇迎接挑戰，形成特色鮮明且符合實際工作需要的理論指導體系。

在檔案實際工作中，人們會以當前的、近期的利益作為價值判斷的主體，衡量工作中遇到的一切有關聯的事物，認為能夠滿足當前需要就是效益最大化。因此導致了人們對檔案價值判斷具有是一種片面性。大多數檔案工作者僅看到了“客體滿足主體需要的關系”，忽略了“主體對客體的肯定關系”，尤其是忽略了對檔案潛在價值的認知進而認為檔案就是為人服務的單純客體，這種價值評定方式造成對檔案價值認知的缺失。其影響是在工作中只滿足于人們當前的需要，而沒有看到檔案本身所具有的巨大的不可再生的價值。不可避免造成檔案資源不完整與人們日益增長的需求之間的矛盾。而以生態系統為出發點和落腳點，而構建出來的檔案生態系統，會最大程度開發檔案信息的多層次全方位的價值。

二、高校檔案工作現狀

（一）檔案工作整體良性發展，不斷提升。高等學校可劃分為普通全日制、高職高專、獨立院校、民辦高校等類型。高校檔案內容豐富、數量巨大，是學校在招生、教學、科研、管理等活動中，直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、各種載體的海量歷史記錄，內容涉及教學、科研、黨政、基建、財會等多種類。學校普遍對檔案實行集中統一管理，檔案工作基礎扎實、工作規范。檔案館（室）大多獨立建制，檔案庫房建設符合國家標準。每年檔案信息化、數字化建設經費納入學校的財務預算，保障檔案工作的順利開展。高校是人才匯聚的地方，相對來講檔案現代化管理水平比較高，實現了用計算機進行文件級目錄的檢索與查詢。檔案工作為學校的各項工作提供服務，發揮了重要的參考憑證、保駕護航的作用。

（二）檔案數字化建設力度逐年加大。高校檔案信息化建設氛圍濃厚，數字化工作良性推進。從二十世紀九十年代開始，檔案館（室）利用專業的檔案管理系統對學校檔案進行收集、整理并完成歸檔工作。至今檔案信息化建設大都納入各個高校檔案工作的重要內容。各高校都配備了計算機、打印機、掃描儀、移動存儲器等檔案數字化所需的設備。相比較而言辦學規模大、辦學層次高的高校檔案信息化工作程度高，檔案管理系統的服務器實行自主管理。其他檔案館室與學校網絡信息中心在業務上互相緊密結合，資源共享，由專業的計算機人員負責服務器的日常維護管理，保證了系統的正常運行。據統計90%的高校都設置了檔案網站。從調研結果看，檔案信息化工作總體發展態勢良好，前景樂觀。

三、從生態系統看高校檔案數字化建設情況

21世紀生態系統在科技、工業、社會、自然和經濟領域發展中具有廣闊的應用前景。將生態系統引入檔案工作，是時代發展的必然趨勢。用檔案生態系統構成要素來具體分析高校檔案工作，具有現實指導意義。其中環境要素主要包括：檔案法律法規、檔案政策、檔案信息技術以及檔案館舍建筑等環境因子;檔案主體要素是指與檔案發生關系的人;檔案客體是指檔案。它們之間相互關聯、滲透、轉化、融合構成了完整的檔案系統。

（一）高校檔案環境要素分析。檔案是不可再生的資源，是依托于環境生成、安全保存并得以利用的寶貴信息資源。數字資源的構建和培育離不開制度建設和規范管理的完善，是在需求推動下，融合多種生態因子而產生的檔案生態系統。下面從環境要素對高校檔案工作進行分析。

1.頂層檔案制度建設情況。檔案法律法規和相關政策是檔案生態環境要素之一，高校檔案管理制度相對健全，但是在數字化技術標準的執行過程中存在問題。很多高校雖然已經開始引入數字化檔案管理技術，然而由于配套制度在執行和監管力度層面不完善，檔案管理人員在缺乏約束的情況下極易出現違規操作行為，對數字化檔案管理產生不良影響。檔案行政管理部門，從職能上可以為高校檔案工作提供有力保障。但在實際工作中，指令性、常規性動作多，針對性、可控性、落地性地監督指導相對少。

2.信息技術對檔案數字化建設現狀的影響。（1）影響高校檔案館數字化建設的可持續發展因素。生態效益和經濟效益是人們共同追求的目標。可持續性發展是生態系統的第一要物。由于經費限制，大多數高校檔案館（室）無法設計功能完備的軟件和購置高級別的硬件來構建高端的檔案管理網絡。采取直接購買公司研發的檔案管理系統，功能需要短期可以滿足。高校檔案館在數字化建設過程中，主要關注點在于針對實際問題的解決，普遍存在的弊端是工作推進緩慢、運作欠規范、對數據安全性控制和管理手段不強、對數字化建設的宣傳力度不夠、總體重視程度偏低等問題，這些都需要各方予以高度重視。比如：針對利用量大、借閱頻繁的學籍檔案和基建檔案率先進行數字化，這也是面對經費緊張的權宜之計。從生態角度來看，需要大力加強檔案數字化建設各方面的投入，力爭早日實現傳統檔案資源的全部信息化。另一方面存在的問題是重信息錄入，輕后期管理的問題也十分突出。目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，欠缺的是全文數據庫和多媒體數據庫，網上借閱檔案難以實現。高校檔案館網站大多僅限于訪問主頁，無具體、實質性的資源可供查閱、利用、共享。（2）數字檔案資源安全管理。高校檔案數字化建設，主要采取外包和自主進行數字化加工兩種方式。服務外包過程中，監管力度不夠。檔案掃描后數據錯誤和信息缺失的現象時有發生，無法做到“零差錯”。另外高校檔案網絡安全保障制度存在的問題，主要體現在：現階段運行的制度關于數字檔案信息安全管理方面有欠缺，缺乏有效的獎懲措施，責任劃分不明確，在實際工作中缺乏有效的、可執行的具體安全保障。比如：由于用戶權限設置不當、未采用嚴格的用戶身份認證技術、對用戶的使用權限定義不恰當，致使檔案的內容、結構或背景信息很容易被人為誤讀、誤刪等。檔案信息在傳輸、遷移、轉存、存儲載體變換等操作后，存在部分歸檔文件內容信息丟失、信息轉化不完全等的情況;由于元數據等信息應用不規范，導致電子文件的真實性和準確性受質疑等法律問題存在。（3）檔案管理系統與辦公OA系統。辦公OA系統是為解決高校行政公文電子化流轉和歸檔問題應運而生的。但是，高校檔案館每年通過OA系統歸檔的電子文件只占很少的比例，而且這些文件的利用率相對于購買系統和進行維護費用的相對較高，造成性價比不高的情況。通過調查研究發現，高校檔案館室全面實現雙套制歸檔為數不多，檔案館還需要對部分檔案進行二次數字化加工。分析原因如下，學校人事處、教務處、科研處、財務處等部門在建庫時缺乏整體規劃，大多自建自用，相互之間缺乏溝通和統一設計，各自為政，只要能滿足本部門工作需要就行，沒有考慮到如何讓檔案在學校整個生態系統中實現價值的最大化。客觀上增加了檔案數字化的經費和人力投入，從生態系統角度考慮就是能源的浪費。總之，大多數高校檔案館仍處在相對封閉的辦館模式中，是單循環，造成了人力、物力的雙重資源浪費。

3.檔案館環境生態建設。高校檔案館庫房與辦公室是分開獨立的空間，應用傳統的溫濕度控制方法。檔案實體與檔案管理系統中的檔案信息相互獨立存在，利于安全保管。大多數檔案館室建筑可以滿足10年到20年發展需求。部分高校檔案館與校史館、圖書館合體，從規模上進行了擴容。從總體情況分析，高校檔案館舍距離建設綠色、規模、智能三位一體的檔案生態、文化環境，還存在差距。在檔案資源共享，融合發展，友好服務等新時代發展背景下，為檔案館建設生態、綠色的人文環境創造了可能性。

（二）檔案主體要素人才隊伍建設情況。與檔案產生關聯的人，形成了動態的關系網絡，在檔案生態系統里應該互相融合、友好發展。作為檔案管理者的高校檔案隊伍整體素質已經得到普遍提升，但是檔案館（室）缺乏既懂計算機技術、通信技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才。高校都在創建一流大學、一流學科，需要對檔案形成的全過程進行控制，單一的專業知識結構很難適應高速發展的計算機工作環境，比如在檔案管理系統選擇與招投標過程中，參考借鑒同類院校的現象很普遍，沒有按照自身特點做到自主設計、自主研發。造成檔案管理系統功能需求不能完全與學校特色相匹配，不可避免地存在缺憾，從而在不同程度上影響了學校檔案數字化建設的進程。檔案形成者對于檔案價值的認識程度，需要提升。檔案形成者就是將來的檔案利用者，身份定位在不停更新轉換中。

（三）檔案客體與主體之間利用服務方式分析。高校是知識和技術產生的源泉，有條件在技術服務等方面走在檔案館室建設的前列。高校檔案管理者應在檔案資政、存史、育人、管理服務等方面先行。2010年6月，國家檔案局發布的《數字檔案館建設指南》提出構建三個服務平臺，提供相應層級的數字檔案信息資源利用共享服務，“即基于局域網面向檔案館工作人員和來館利用檔案人員的館內檔案利用服務平臺，利用當地政務網建設的面向本級黨政機關各立檔單位的電子文件歸檔和檔案信息共享平臺，利用公眾網建設的面向廣大社會公眾和進行館際交流的公共檔案信息服務平臺。”高校檔案館室只有少數建設成符合此項要求的檔案館服務平臺，如復旦大學檔案館，大多數還處于傳統閱覽室向電子閱覽室的過渡時期。從生態系統看，信息服務平臺建設不僅有利于實現檔案的快速檢索和利用，也有利于檔案的收集整理，實現資源的網絡共享，提高檔案工作的整體效率，便于廣大師生更好地認識檔案、管理檔案、利用檔案。目前，高校的各個檔案館（室）之間都相對獨立。各自的系統之間，沒有統一、標準化的管理標準，館室在檔案信息以及數據與數據之間沒有關聯度，從生態系統上分析，高校檔案要素之間沒實現整個網絡內部的資源共享，形成生命共同體。

四、生態檔案系統建設對策

（一）重新定位，加強頂層設計。環境是檔案賴以生存的條件。運用生態系統理論去創造良好的大環境，自頂端開始進行全局構想和前端設計。從檔案法律法規層面開始，理論與實踐注重緊密結合，把復雜的問題簡單化、具體化、流程化。從檔案生態系統的全局高度出發，設計高校檔案管理的各個層級的結構、功能和標準。要精準度高，貼合度好，普適性強。自上而下的頂層設計模式，可以消除各環節的障礙，執行力度有保障。

（二）檔案主體意識先行，加強宣傳指導行動。作為檔案主體要素的人，至關重要。他們與檔案產生關聯，他們之間也產生互動，形成了動態的關系網絡，在檔案生態系統里應該互相融合、友好發展。高校都在創建一流大學、一流學科，需要對檔案形成的全過程進行控制，人人參與，全員重視，個個都是生態系統的因子。檔案從生成、流轉到再利用的過程是讓檔案信息流動起來，融入生態圈。檔案人員要發揮主觀能動性，構建良性生態系統。

（三）營造以檔案生態系統為核心的生命共同體。生命共同體是從整體看檔案生態系統的主體、客體以及主客體之間的關系，檔案工作需要生存和繁衍下去，必須依靠群體，在寒冷的時候抱團取暖，在優質條件下蓬勃發展，這才是檔案可持續發展的道路，營造檔案生態系統是必由之路。高校之間要橫向聯合，共享和諧發展。智慧城市倡導全社會共同參與城市治理，高校之間要加強橫向聯系，互相借力，同時應加緊對海量檔案數據資源進行完整的收集、加工、分析、研究，從中找出數據關系，構建互聯、感知、開發、共享的智能化網絡平臺。加快檔案數字化進程，認真落實檔案工作“存量數字化，增量電子化”戰略。通過整合各高校資源，突出特色之外，深度融合才是檔案工作持續發展的永恒動力。

檔案資源是檔案生態圈的核心動力，重要的生態因子，圍繞高校檔案工作整體要構建三個體系，即：檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系。針對檔案的整個生命周期，引入生態管理模式，構建與檔案工作長遠發展相匹配的應用系統、服務平臺，細化軟硬件設施的配置，形成適用的評價指標體系。

從長期目標來解析，高校要高度重視生態系統檔案建設的領頭羊作用，加大了生態檔案館（室）的建設力度，注重全方位、高視野布局進行頂層設計，激勵各高校之間進一步發揮各自的優勢，凝練突出學校辦學特色，不斷提高檔案工作建設水平，拓寬檔案專業學科的領域和服務范圍，極大地提升檔案工作的實力和社會影響力。

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