淺談二級(jí)學(xué)院辦公室如何提高溝通協(xié)調(diào)能力

李超

摘 要 高校二級(jí)學(xué)院辦公室作為一個(gè)重要的綜合管理部門，要切實(shí)履行好參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)的職能，這當(dāng)中溝通協(xié)調(diào)是影響工作效果的關(guān)鍵。因此辦公室人必須要提高溝通協(xié)調(diào)能力，才能更好、更高效地實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的督辦落實(shí)，才能更好地服務(wù)學(xué)校、學(xué)院的改革和發(fā)展。

關(guān)鍵詞 溝通 協(xié)調(diào) 有效 高效

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

高校二級(jí)學(xué)院辦公室作為一個(gè)重要的綜合職能部門，是工作運(yùn)轉(zhuǎn)、上傳下達(dá)、溝通左右、協(xié)調(diào)各方的窗口和樞紐，在學(xué)校的改革發(fā)展中，肩負(fù)著重要的職責(zé)。因此辦公室人員必須具有大局觀念，要會(huì)溝通協(xié)調(diào)，才能更好、更高效地實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的督辦落實(shí)，才能更好地服務(wù)學(xué)校、學(xué)院的改革和發(fā)展。

1加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識(shí)，自覺(jué)契合學(xué)校的發(fā)展大局

1.1加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升能力素養(yǎng)和思想境界

目前各高校都在經(jīng)歷轉(zhuǎn)型發(fā)展，大力推進(jìn)綜合體制改革，由此帶來(lái)的變化必將涉及高校管理的各個(gè)層面。新的崗位要求和形勢(shì)發(fā)展都要求學(xué)院辦公室人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，必須擺脫具體事務(wù)的束縛，要有工作思想。要注重學(xué)習(xí)黨的方針政策，不斷學(xué)習(xí)新的觀點(diǎn)、新的提法，與時(shí)俱進(jìn)。必須要正確地認(rèn)清形勢(shì)，理解學(xué)校改革背景與布局，增強(qiáng)全局意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，努力提升能力素養(yǎng)，把思想和行動(dòng)融合到學(xué)校的發(fā)展大局中，發(fā)揮好溝通協(xié)調(diào)的紐帶作用。

1.2加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)技能和服務(wù)水平

為了達(dá)到更好的溝通協(xié)調(diào)效果，辦公室人員還必須主動(dòng)自覺(jué)圍繞學(xué)校、學(xué)院的中心工作開(kāi)展學(xué)習(xí)。要善于學(xué)習(xí)具有針對(duì)性和實(shí)效性的業(yè)務(wù)技能，如公文寫作、會(huì)務(wù)安排、工作禮儀等，不斷創(chuàng)新服務(wù)方法和提升服務(wù)水平。

2聚焦重點(diǎn)，明確目標(biāo)，主動(dòng)搭建溝通平臺(tái)

目前各高校都確立了符合自身特點(diǎn)的發(fā)展戰(zhàn)略，這意味著辦公室的職能將更為豐富。以國(guó)際化戰(zhàn)略為例，如今的國(guó)際交流是全方位的，它的廣度不僅包含教育教學(xué)，還涉及人才培養(yǎng)、專業(yè)學(xué)科建設(shè)、科研交流等，辦公室如何做好協(xié)調(diào)溝通的角色？除了要具有國(guó)際化視野、相關(guān)的外語(yǔ)及涉外禮儀知識(shí)而外，辦公室人員還要學(xué)會(huì)抓重點(diǎn)，抓主線，引導(dǎo)教師落實(shí)各項(xiàng)工作，協(xié)調(diào)處理多種關(guān)系。

辦公室人員要學(xué)會(huì)忙而不亂，目標(biāo)要明，思路要清，措施要實(shí)。制定工作計(jì)劃時(shí)要分清輕重緩急，緊緊圍繞工作重點(diǎn)和工作目標(biāo)，構(gòu)建多種渠道，凝聚各方資源，善于綜合協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，全面服務(wù)學(xué)校的戰(zhàn)略目標(biāo)和轉(zhuǎn)型發(fā)展。

3注意方法，關(guān)注細(xì)節(jié)，努力改善溝通效果

3.1及時(shí)干預(yù)，積極應(yīng)對(duì)

避免敷衍了事和拖延推脫。出現(xiàn)突發(fā)情況時(shí)，不要隱瞞和回避，要充分重視，要在解決問(wèn)題的最佳時(shí)效內(nèi)快速上報(bào)、積極應(yīng)對(duì)，及時(shí)啟動(dòng)危機(jī)干預(yù)和應(yīng)急預(yù)案。

3.2簡(jiǎn)明扼要，有效溝通

避免冗長(zhǎng)復(fù)雜和模糊不清。進(jìn)行溝通時(shí)慎用模棱兩可的說(shuō)辭，首先要厘清思路，明晰條理，凸顯重點(diǎn)，簡(jiǎn)明扼要地將主要信息傳遞給對(duì)方，提高效率和溝通的有效性。

3.3協(xié)調(diào)跟進(jìn)，有始有終

避免半途而廢和不了了之。任何工作不要無(wú)疾而終，要做到事中跟蹤，事后反饋。所以協(xié)調(diào)時(shí)要及時(shí)督辦進(jìn)度，跟進(jìn)各方，形成合力，方能成事。

3.4堅(jiān)持原則，有理有禮

避免立場(chǎng)搖擺和傲慢無(wú)禮。在協(xié)調(diào)時(shí)要靈活變通，但也要有理有據(jù)，立場(chǎng)堅(jiān)定，牢記溝通的目的，堅(jiān)持學(xué)校、學(xué)院一貫的原則，以理服人。在與人溝通時(shí)要有禮有節(jié)，保持足夠的氣度和風(fēng)度，也有助于提升學(xué)校、學(xué)院的美譽(yù)度。

3.5以人為本，換位思考

避免不近人情和我行我素。在交流溝通中要懂得想人所想，設(shè)身處地，真誠(chéng)待人，這樣才能收獲對(duì)方的尊重、理解和信任，當(dāng)然還有意想不到的溝通效果。

辦公室的事務(wù)紛繁復(fù)雜，要保證工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室人員要心懷共同的愿景，學(xué)會(huì)積累，及時(shí)總結(jié)，善于反思。要善于協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，調(diào)動(dòng)積極因素，為學(xué)校的轉(zhuǎn)型改革和綜合發(fā)展?fàn)I造良好的內(nèi)部和外界環(huán)境。

參考文獻(xiàn)

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