試論農業科技檔案管理中常見的問題及解決措施

楊弘倩 楊獻奇 鐘青貴 張超

【摘要】隨著我國農業科技的發展，農業科技檔案的地位日漸突出，然而農業科技檔案管理中的一些問題卻有待解決，文章從缺乏收集意識和管理方式的單一兩個方面論述了當今農業科技檔案管理中存在的問題，并提出相應的解決方案。

【關鍵詞】農業科技;檔案;管理

農業科技檔案是在農、林、牧、副、漁等生產技術活動中形成的科技檔案，為本地區的農業資源開發提供有力條件，隨著我國科技的進步，農業的發展，農業科技檔案在農業發展中越來越受到人們的重視，但在農業科技檔案管理中還存在著一些問題需要解決，本文結合工作實際，提出解決措施。

一、農業科技檔案管理中常見的問題分析

（一）缺乏檔案收集意識。農業科技材料的收集，是指由于農業科技活動中伴隨著農業科技活動的客觀需要，農業科技部門或農業科技人員根據農業科技的工作程序和技術規定、標準，進行農業科技文件材料的收集工作。農業科技人員缺乏檔案收集意識主要體現在兩個方面：1.不重視材料的收集。在從事農業科技活動的過程中，科技人員或生產人員往往只重視生產或科研成果的收集，不重視其生產或科研過程材料的收集，這導致了農業科技檔案的不完整。2.缺乏保護意識。對歷史久遠的科技檔案缺乏保護意識，一些重要的圖片文字資料并未被單獨歸檔，導致資源的遺失和破損。

（二）檔案管理方式單一。檔案管理需要檔案工作者不斷地堅持學習探索，才能解決新情境下的新問題，然而農業科技檔案的管理大多數仍舊采用舊式管理方法，主要有以下兩種：1.歸納法。簡單地將檔案按類別、性質進行歸納。這導致某些檔案難以窺得原貌，尤其是歷史久遠的實物檔案和文書檔案。2.綜合法。對于檔案系列的整理，總是先收集相關的資料，然后一一予以分析，最后進行綜合性的大匯總，這種傳統的檔案整理方法雖然有利于總結問題，得出結論，卻很難發現已存在的問題。

二、農業科技檔案管理中相關問題的解決措施

針對以上存在的情況，筆者提出如下解決措施：

（一）建立明確的檔案管理條例。1.建立科技文件材料登記管理制度。由科技管理部門或項目管理部門指定專門負責科技文件材料的積累、管理工作。根據科技工作程序和有關規定，以及科技活動的性質和特點，明確每個部門的材料積累職責、范圍和要求，作為文件材料積累的依據。檔案部門可以提供統一的科技文件材料積累袋，以便于平時積累、管理和利用。2.監督科技檔案的修改和補充。文書檔案與科技檔案有一個不同的地方，就是文書檔案歸檔后絕不允許修改，能夠真實地反映政務活動的歷史面貌，是文書檔案的存在要旨，也是文書檔案的真實性和權威性的所在;而科技檔案則不同，為了保持科技檔案和它反映的科技對象的一致性，某些科技檔案則是可以被修改甚至是需要被修改的，因此科技檔案管理者有監督科技檔案的修改和補充的職責。

（二）提高科技檔案人員的管理水平。檔案管理是一件紛繁復雜而又需要長期堅持的工作。它的工作性質決定了科技檔案工作者需要不斷地學習，不斷地提高自己的專業技術水平，才能勝任這一工作，筆者認為提高科技檔案人員的管理水平有以下幾種途徑：1.定期培訓。隨著時代的發展，計算機操作將越來越普及，這需要定期組織相關人員進行檔案的現代化管理培訓。2.提高科技管理水平。如上文所述，某些科技檔案是需要被修改的，管理者有監督科技檔案的修改和補充的職責，因此科技檔案的管理者要具備相應的知識和技能，這要求科技檔案的管理者不僅要具備一般的檔案管理技能，還要對科技項目、實驗儀器的維護等與科技管理有關的知識有一定的了解，所以科技檔案管理人員要不斷地提高自己的科技管理水平。3.借鑒其他學科的研究方法。借鑒其他學科的研究方法，可以為檔案工作者打開新視角、新思路，能更好地提升科技檔案管理的工作效率和工作質量。譬如筆者曾將歷史人文學科中的王國維使用的“二重證據法”的互證方法應用于較為久遠的科技檔案的管理中，在調查云南省農科院熱經所潞江壩棉花歷史檔案時，將圖片、文字信息與當時參與者的口述互證，使的棉花檔案的面貌更為明晰。

三、結論

綜上所述，缺乏檔案保護意識和檔案管理方式的單一，是農業科技檔案管理中最為常見的兩個問題，筆者認為明確相關的管理條例和提高管理人員的專業技術水平能夠有助于上述問題的解決。

【參考文獻】

[1]王傳宇，張斌.科技檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2009：26-27.

[2]郭朋，張宇航，趙偉鋒，李淑俠.農業科技檔案管理工作存在的問題與對策[J].農業科技管理，2011，03（4）：48-49.