強化企業檔案管理信息化建設的方法

岳玲

【摘要】隨著互聯網信息技術的發展，傳統企業檔案管理方法已經難以滿足企業發展現狀，我們應該充分利用信息技術大發展的今天，利用信息互聯網技術改變企業檔案管理方法，建設信息化企業檔案管理方式。企業檔案管理就是將企業所有實踐所有記錄信息進行分類整理，并對其進行妥善保存，并保證其真實性和完整性。這篇文章就對企業檔案管理過程中出現一些比較常見問題進行分析，對企業檔案管理實踐和創新進行論述，對管理方面提出一些創新舉措，使企業檔案管理更加合理。

【關鍵詞】企業檔案管理 信息化建設 問題及方法

一、引言

企業檔案是對企業從誕生開始所經歷所有實踐所有記錄，企業檔案管理就是將這些信息進行分類整理，并對其進行妥善保存，并保證其真實性和完整性。通過這些檔案，我們能夠對企業過去所經歷大大小小實踐活動了解清楚，讓我們在做出企業規劃時候更能把握企業實際情況，制定符合企業實際情況發展戰略。對此我們需要在企業信息化管理過程之中，保證檔案完整和便于搜索，發現企業檔案管理實踐過程之中問題，要以創新思維來解決這些問題，強化企業檔案管理信息化水平，保證企業發展。

二、企業檔案管理之中出現問題

（一）企業檔案信息化缺少規范的策劃與指導

由于在推進企業檔案管理信息化的進程中，缺乏高素質的信息技術管理人才，致使在該過程中，管理人員不能起到有效的引導作用，從而導致建設過程緩慢，且收效并不明顯。另外，由于在信息化檔案管理的建設過程中欠缺規范的策劃與指導，造成了許多人力、物力資源的浪費，整體上會對企業的發展造成影響。

（二）企業領導對檔案管理作用缺乏認知

在當前經濟大發展背景之下，企業面臨著非常大競爭，企業為了自身企業發展，不被市場淘汰，對企業礦物開采運輸方面技術大為重視，對產品銷售方面投入非常多人力物力，在這種大背景下，只要使檔案完整，保證其不損毀，能夠讓人查找相關資料是可以使用就行了，所以對檔案管理工作資金方面投入非常少，僅僅限于日常簡單運行而無力發展。企業檔案管理工作人員待遇水平太低，在工作時難免有著消極情緒，對該工作缺乏足夠熱情，也是造成企業檔案管理發展緩慢一個原因。

（三）缺乏相應的技術投入和保管檔案專業人員

應該說明的是企業檔案信息化管理建設對于信息互聯網技術依賴性較強，部分紙質檔案資料存在時間較長，傳統檔案管理方法缺少專業性，使得檔案信息不夠完整，人工辨認難度大且耗時費力，這就需要借助相關儀器設備對檔案進行信息化，這使得企業需要資金投入檔案管理。現下檔案信息化管理并沒有引起企業的廣泛重視，這就使得檔案管理信息化建設推進緩慢。

（四）企業檔案信息化管理方法缺乏

隨著社會進步，人們不斷發展技術，但是卻忽略了檔案管理技術發展，使檔案管理技術遠遠落后于企業發展現狀，甚至至今國內許多企業檔案管理方面仍然非常原始，工作效率非常低，嚴重制約著企業發展。目前，檔案信息化管理技術已經較為成熟，但是企業高層人員認為檔案管理對企業發展作用太低，只需保證能夠完整就行，所以檔案信息化管理沒有得到企業高層認可。雖然有些企業通過了檔案信息化管理決議，但是缺乏重視，在資金上提供不足，嚴重制約檔案信息化管理發展。在中國大多數企業對檔案管理還在使用傳統方法進行管理，信息化管理手段缺乏，嚴重影響著檔案管理效率，甚至導致檔案損毀丟失。信息化管理進程太慢，紙質資料未能及時轉換為電子資料，使得檔案信息化受阻。

（五）檔案管理工作制度比較完善，但是缺乏執行力

在我國有些企業檔案管理制度比較完善，但是其他工作人員對企業檔案報備存在問題。企業其他工作人員對于檔案管理工作不夠重視，經常對一些需要立即報備給檔案處信息延后報備或者不報備，使得企業檔案時效性很完整性缺乏，影響企業檔案信息化效率。

三、解決方案

現在社會講究創新，傳統企業檔案管理手段已經不再適用于現在企業檔案管理，所以對于上文之中檔案管理出現問題筆者在此提出一些創新性舉措。

（一）加強企業管理人員信息化意識

企業管理信息化建設中管理人員缺乏對檔案管理信息化工作的重視，對此，企業對管理人員關于信息化意識培養要加強，公司應該經常對管理人員進行相關培訓和全公司進行信息化宣傳，使其意識到在網絡迅速發展的背景下，加強企業檔案管理的信息化建設能夠節約必要的人力、物力以及財力，優化企業信息資源的配置，提高其資源的利用率。它能夠提高檔案資料對企業建設的服務水平，實現檔案資源價值的充分利用，強化資源共享率。

（二）完善企業檔案信息化管理平臺

傳統紙質檔案文件，由于受到現實條件制約，其檔案管理流程顯得比較繁瑣，傳統檔案管理流程是制約著管理效率一個重要原因。建立信息化檔案管理平臺后，這個問題就可以解決，信息化檔案管理是把整個工作流程一體化，使其效率提高。在信息化檔案管理之中，我們需要利用互聯網技術對檔案收集和提取工作進行完善，減去一些不必要檔案收集流程，優化剩下流程，大大提高了效率。在實踐過程之中，相關工作人員完全可以將產生檔案資料通過互聯網傳送給公司檔案室，這樣有利于檔案室對資料收集，并且還可以為公司減少對檔案室人力資源投資。

（三）企業檔案信息化管理創新

企業檔案信息化使檔案變為電子檔案，有效保持了檔案完整性。還可以對檔案文件進行加密，電腦設置防火墻等一些IT手段，保證系統安全運行，有效防止了檔案信息丟失和被竊取。對重要檔案進行備份，防止檔案遺失和損毀。對檔案管理人員進行培訓，保證檔案管理效率。

（四）招聘相關檔案信息化管理專業性人才

檔案管理信息化專業性人才對于企業檔案信息化管理有著重要作用。信息化管理專業人才對檔案信息化保存、提取更加專業，對檔案處理細節方面做得更好，對檔案信息化管理工作有著更高熱情，對檔案信息化管理有著良好認知，對檔案管理工作負責嚴謹工作態度不是非專業人員可以比擬，企業招聘檔案管理信息化專業人才，會使檔案管理更加高效。

（五）提高檔案管理人員工資待遇水準

目前來看，企業檔案管理工作人員待遇水準偏低，檔案信息化管理專業人員待遇水準較其他技術人員相差很大，提高檔案管理人員工資待遇水準勢在必行，此舉可以提高工作人員工作熱情，防止檔案工作人員經常性離職，對企業檔案管理有著重大意義。

四、結語

企業檔案管理信息化是企業檔案管理發展方向，企業檔案管理實際上可以對企業發展產生影響，在我國，企業檔案信息化管理手段非常單一，對企業發展非常不利。隨著社會進步，企業管理手段也要隨之發展，要與時俱進，才能滿足企業不斷發展。在本文之中，對企業檔案管理實踐過程之中出現問題加以描述說明，并以創新思維提出了一些建議來解決這些問題，保證企業健康發展。

參考文獻

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