人事檔案在醫院人力資源管理中的作用

趙靜

[摘 要]隨著國家深化醫藥衛生體制改革，出臺了公立醫院取消事業編制，醫生多地點執業和參加社會養老保險等政策，使醫療人才的競爭日趨激烈。醫院發展重在實施人才戰略，人事檔案是人才戰略的重要載體。因此規范管理人事檔案，成為了促進和保障醫院人力資源工作的順利和有序開展的必要條件。

[關鍵詞]人事檔案;人力資源管理;作用

[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A

在現代醫院的管理中，醫院人事檔案是人事部門根據相關規定，以材料形成時間為主要線索而收集、整理和裝訂的個人材料集，是人力資源管理工作的重要組成部分。人事檔案的主要內容涵蓋了個人履歷、自傳、政治思想、業務水平、工作表現、專業技術職稱情況和工資待遇水平等等，真實地反映了職工全貌，是醫院進行人力資源管理的主要依據，有利于推動醫院人事制度的改革，完善醫療體系建設，讓職工各盡其用，各司其職。

1 人事檔案管理和人力資源管理的關系

在完善醫療機構管理能力和服務水平方面，人事檔案和人力資源管理均起到了積極的促進作用。人力資源管理，是指通過科學的管理方法對人力進行培訓和教育，并同時對人力進行組織、調動和科學配置，從而保證管理范圍內的人力能夠處在最佳的協調狀態。通過對人的觀念、心理和行為的控制和引導，正確發揮人的主觀能動性，達到真正的人盡其才。由于人力資源管理的核心在很大程度上是“人”，而人事檔案又是對“人”的德、能、勤、績、廉的綜合反映，具有客觀、動態和保密等特點，因此成為了人力資源管理中客觀、全面和及時地了解和考察人才、可持續培養人才提供重要依據。

2 人事檔案管理在人力資源管理中的作用

2.1 人事檔案管理有效提高醫院工作效率

隨著我國醫療機構的規模和數量不斷增長，醫療技術人才成為每家醫院的重點關注對象，這就要求醫院對每位員工的真實情況與業務能力進行全面準確的了解，通過審查員工的人事檔案，醫院人力資源管理部門可詳細地了解到員工的學歷、工作經驗、業務水平等情況，在崗位出現空缺時，人力資源管理部門就能基于崗位的需要為醫院選擇最適合的員工，讓每位員工發揮出最大價值。近年來大部分醫院均加強了醫療技術骨干的重視程度和培養力度，相比于其他選拔和培養方式，人事檔案所反映出的信息更為真實可靠。

2.2 有利于促進醫院人力資源配置科學化發展，提高醫院的綜合競爭力

隨著民營資本和國外資本的涉入，目前國內醫療環境得到了顯著改善，但同時也引發了激烈的競爭，醫院要在這種環境下謀求發展，就必須要發揮職工的最大能力，實現人力資源配置的科學配置。例如將特色科室、專業人才、先進的技術設備進行優化組合，提高醫院整體醫療實力。通過查閱檔案可熟知每位職工的工作經歷和專業特長，此外，受外部環境和主觀能動性的影響，職工的工作水平會出現一定的變化，如工作能力和專業技能水平的提升，這些變化均可通過人事檔案體現出來，因此要推動醫院人力資源配置朝科學化發展，提高醫院的綜合競爭力，做好人事檔案的管理是首要前提。 人事檔案管理的有效執行，可以在最大程度上發揮對于人力資源的效力和配置方面的價值。而這個價值主要表現在兩個方面：第一個方面，人事檔案管理可以對職工的個人經歷、能力特長、教育狀況和綜合表現進行全面的記錄，客觀真實地記載職工成長的歷史。醫院還能以此為依據進行人才的發掘和使用，從而避免出現人才的埋沒、浪費和壓制狀況的發生。另一個方面，完善人事檔案可以在最大限度上了解職工的信息，從而有效促進對職工實行科學化的管理。醫院可以根據不同類型的人才結合崗位特征，在醫院內部進行合理的調動，從而將最合適的崗位留給最合適的人，達到人力資源的最優配置。

2.3 有利于制定員工長遠培訓計劃

醫院每年都會針對員工開展各類培訓和講座，旨在提升員工的綜合素質和專業水平，為員工的職業生涯規劃打好基礎，從而提高醫院的整體實力，但員工的學歷、素質和專業水平存在差異性，在開展培訓前若無法準確了解員工的知識接收能力和培訓需求，則無法提高培訓質量，造成培訓資源的浪費。而通過人事檔案可提高培訓工作的針對性，人力資源管理部門在開展培訓時可先查閱人事檔案，根據員工實際需求、學歷水平、職業生涯規劃等信息開展針對性的業務培訓，切實提高員工綜合素質，為員工自身和醫院的長遠發展做好鋪墊。

2.4 優化薪資結構，激發員工的積極性

我國醫療機構員工薪資分配改革始于2006年，各醫院在國家出臺的相關規定基礎上結合本單位的實際運營情況對員工薪資結構進行重新調整，在新的薪資制度中，員工的職稱、學歷、工齡均被作為收入評定的主要影響因素，而這些信息的真實性均要通過人事檔案反映出來，醫院領導在認真比對審核這些材料和信息后才能核定每位員工的合理薪資。此外，在工作過程中，還可根據員工的專業水平、職稱評定、貢獻度等信息實現薪資分配的結構改革，從而充分激發員工的工作積極性和歸屬感，醫院也能留住人才，獲得長遠發展。

2.5 為醫院員工職稱評定提供依據

按照工作性質的不同可將醫院員工體系分為醫生、護理人員、醫技人員、藥劑人員、行政人員和后勤人員，各種工作崗位員工在評定職稱時存在較大的差別，醫院人事部門在組織員工進行職稱考試或對職稱進行評定時，必須要根據員工不同的工作性質、工作能力、工作職責等實際情況進行評定和聘任。在人事檔案中，員工的學歷、專業和職稱可為職稱晉升及評定工作提供有力的依據，避免出現有能力的員工未評上，能力與職稱不相符的員工順利通過的現象。

3 提高醫院人事檔案管理水平的建議

3.1 提高人事檔案管理人員的工作能力

醫院人事檔案管理工作是一項非常煩瑣，且極具耐心的工作，管理人員在收集、整理、更新檔案的過程中要做到不丟失、不遺漏，將醫院員工的各種履歷材料一一整理歸檔，例如職工履歷表、干部履歷表、工作鑒定、學習鑒定、年度考核表、畢業成績表、職稱評定審批表、已發表論文和科研成果材料、政治歷史審查資料、體檢表、工會會員登記表以及有價值的學習總結體會等等。管理人員不僅要有高度的責任心，還需具備高尚的思想道德素質，確保管理檔案時真正為他人考慮。此外，醫院還需開展人事檔案管理人員的培訓，提高管理人員的電腦使用技術，使其具備使用計算機整理檔案的能力，同時需完善相關的法律法規和職業道德培訓，通過提高檔案管理人員的工作能力，帶動人力資源管理工作的發展。

3.2 確保人事檔案材料真實完整準確

人事檔案作為人力資源管理工作的重要參考和依據，必須確保檔案的準確、客觀與完整、個人信息的保護不受侵犯，這也是人事檔案發揮其自身價值的最根本條件。倘若人事檔案無法做到完整和準確，那么就會失去其價值和全部意義。所以在人事檔案管理的過程中，管理人員必須在原有基礎上定期清查人員信息，并且做到實時地、不斷地擴大存檔范圍，對個人信息進行分類保存。

3.3 建立人事檔案管理制度規范

在人事檔案管理的新標準和新要求下，對于無法滿足新形勢和新特征的人事檔案管理制度必須進行及時和有效的改革。人事檔案管理必須建成一套符合當地和當前人力資源發展趨勢的人事管理制度，以確保人事檔案的管理工作可以實現科學化和規范化。這種制度的變革可以是全面的改革，也可以是針對具體情況進行部分的修改。但是無論怎樣更改，都要通過嚴格的規章制度確保人事檔案在收集和保存過程中的及時、客觀與完整性，同時也保證材料的真實性，做到披沙揀金。

3.4 加強人事檔案管理的時效性

在傳統的人事檔案管理工作中忽略了人事檔案的動態規律，無法全面準確及時地反映職工的真實現狀，這就要求人事檔案管理人員需積極主動地收集和整理材料，如醫德醫風、學術成果、新技術掌握情況、疑難雜癥研究進展、手術成功率等等，從而為醫院各類人才的選拔、錄用、考核培訓等工作提供真實可靠的用人依據，形成公平競爭、公正選拔的良好環境，強化醫院凝聚力。

4 結語

人事檔案對醫院人力資源管理有重要作用，是提高醫院綜合水平與競爭力的首要條件，醫院在進行人力資源管理時， 應充分認識人事檔案管理的重要作用，并采取有效措施提高人事檔案管理工作水平，使人事檔案管理逐步走向科學化、高效化、標準化，為人力資源的開發利用奠定堅實的基礎，為醫院健康長遠發展提供人力資源保障。

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