高校檔案管理的現狀及改革措施探析

劉莎

【摘要】本文闡述了高校檔案管理的作用，從檔案管理現狀中分析問題，并有針對性提出加強檔案管理的對策建議。

【關鍵詞】高校檔案管理；現狀；改革措施

隨著社會的不斷發展，人們對教育的重要性認知不斷提高，高等教育日益興旺、紅火起來。在新課改要求下，高校不僅要改革教育教學，還必須要加強檔案管理，做到處處留痕跡，事事有檔案。在這種形勢下，加強高校檔案管理是大勢所趨。

一、高校檔案管理的作用

在高校管理中，檔案管理屬于綜合管理的重要組成部分。其作用主要體現在如下幾個方面：

（一）對教育教學具有借鑒與參考作用。高校檔案記錄著學校發展、形成及變化全過程，貫穿了教育教學及組織管理各個方面，屬于學校的重要信息資源。

（二）是管理教育教學的依據與載體。高校檔案是在高校開展教育教學過程中逐漸形成的，屬于第一手材料。高校發展的材料、教學先進經驗、優秀學生的先進事跡報告等等，均是高校教育教學管理的依據與經驗。高校檔案記錄著學校的全部活動，是教育教學的縮影。

（三）是高校文化的重要組成。高校檔案屬于教育教學的重要組成部分，對檔案信息的依賴性逐漸增強，對維護高校合法利益、探索教育教學新方法及改進管理方式具有積極作用。

二、高校檔案管理的現狀及改革措施

（一）高校檔案管理的現狀分析。從高校檔案管理現狀來看，在管理過程中還存在一些問題，主要體現在如下幾個方面：

1.管理意識薄弱；如今許多高校領導還沒有正確認識檔案管理的重要性，意識不強，認為高校工作重點在于科研、教學。因認識上存在誤區，認為檔案管理就是整理及裝訂文檔，沒必要投入人力、物力、財力。許多高校檔案管理部門設施相對滯后，辦公、庫房及閱覽都沒分開，檔案保護及現代化設備配置不齊全，對正常開展管理工作造成影響。甚至還有一些高校檔案管理依然采用手工方式，勞動量大、速度慢、耗時多。管理人員常常忙于大量的簡單重復性勞動，無暇顧及科研，更不要說現代化管理。

2.檔案收集不全，整理不規范；從高校檔案資料現在來看，很多學校檔案的收集不齊全，整理不規范，比如有一些學校檔案只有請示、無批復，有一些只有批復而無請示，無法反映事情的前因后果。還有一些高校重視文檔檔案，不重視聲像、科技及實物檔案。導致檔案管理雜亂、無體系、不完整，甚至還有臨時拼湊的材料。

3.管理人員業務素質不高；因許多高校不重視檔案管理，為吸納人才，就將檔案管理視為解決人才家屬的就業問題。甚至一些高校檔案管理成為“家屬收容所”“老弱殘收容所”，無法保證管理人員的基本素質，影響管理水平。

4.檔案的利用率不高；在高校檔案館中，檔案的數量比較龐大，但是利用率不高。原因是檔案意識不強，很多人認為檔案就是資料而已，根本沒用作用，甚至還有一些不知道檔案機構；管理水平比較落后，檔案的利用率不高；甚至有一些高校的檔案館藏比較單一，無法滿足檔案所需。在各種因素影響下，高校檔案利用率不高。

（二）高校檔案管理的改革措施。從管理現狀來看，還存在各種不足之處，還需要結合新課改所需進行改革。筆者結合自身工作體會，提出如下改革措施和建議：

1.強化領導層的檔案意識。高校領導必須要認識到檔案管理的重要性，在全校掀起檔案管理的認識，引導所有教職工參與進來，讓所有人員意識到檔案資源是提供準確、真實信息的依據。尤其在高校建設中，面對如今許多高校結構、規模及內部管理體制等種種變革要求，只有做好檔案工作，才能夠突出檔案信息的輔助作用，所以需要具備主動服務精神。

2.加強檔案隊伍建設。要加強檔案管理水平，必須要高度重視檔案人才隊伍建設。大力提高檔案管理人員政治意識、責任意識及大局意識；為現有檔案人員提供培育與繼續教育的機會，提高其業務水平與工作能力；還要健全檔案管理人才的引入制度，通過特殊優惠措施和制度，引入業務能力強、政治素質高及學歷層次高、高技能的專業人才；定期開展工作核查評比，通過激勵機制調動工作人員的積極性。

3.提高檔案的利用效率。在新形勢下，主動服務意識必須要體現在服務質量水平上。需要檔案管理部門立足自身條件，以創新開拓精神探索、挖掘檔案的利用價值。檔案管理部門應該依據學校各部門工作所需，確定出內容選題，通過獨立編研或者校內學術理論聯合手段，對大量原始檔案進行素材篩選、編排內容、考訂真偽等一系列工作程序，最后還應該將有利用價值及珍藏價值的優秀檔案推出來，編研成冊。

4.加強檔案的收集及整理管理。檔案部門針對各種文件要制定出格式模板，嚴格要求各個職能部門按照模板制定文件，而不能夠私自亂制模板。比如有請示、必須有批復；而且在收集檔案時，不僅要重視文書檔案，還必須要高度重視科技檔案、實物檔案及聲像檔案；在歸檔過程中，應該分類進行歸檔。時間編排和組卷裝訂，都必須要嚴格按照檔案部門制定的要求實施，不符合要求的檔案不得存檔。

檔案工作是高校質量的衡量標準之一。因此高校必須要分析檔案管理中存在的問題，有針對性地采取改革措施，才能夠更好發揮檔案管理的作用，為高校科研、教學及管理服務。

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