民辦高職學生對學生檔案的認知情況調查報告

張馨元 張麗

【摘要】本項研究選擇四川國際標榜職業學院的部分在校生作為調查對象，從檔案管理規定、學生對個人檔案內容的了解程度和學生檔案與個人職業生涯的關系三個方面進行調查，統計分析目前民辦高職在校生對學生檔案的了解情況，以此促進學生檔案材料的良性積累。

【關鍵詞】高職學生 學生檔案 認知調查

【中圖分類號】G715 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）18-0245-02

提高學生的檔案意識是高校檔案部門都關注的事情，而民辦高職院校在檔案管理方面的舉措稍晚于公辦院校，加之民辦高職類院校學生的生源構成情況復雜，不同類型學籍的學生對檔案的認識和重視程度有所不同，因此調查民辦高職學生對學生檔案的了解情況也成為提高學生檔案意識的一個首要任務。筆者在四川國際標榜職業學院開展了關于“民辦高職學生對學生檔案的認知情況”的調查。

一、調查基本情況

本次調查活動以問卷形式展開，從2017年11月20日——2017年11月30日，歷時10天。調查對象為四川國際標榜職業學院一至三年級的在校大學生，共發放問卷828份，回收828份，回收率100%，其中不同學籍類型和不同年級參與調查的人數及比例，如表1所列。

二、調查結果與分析

問卷內容分為三個板塊：對學生檔案內容的了解情況、對學生檔案管理規定的熟悉程度、學生對學生檔案與職業生涯關系的認識，共設33道選擇題。

對學生檔案的了解，首先要建立在學生本人是否知道“學生檔案”，在調查中發現，隨著年級的增長，知道或者對學生檔案有一定了解的逐漸增多，大三58%，大二47%，大一45%。有66%的學生對檔案的印象來自于“從高中學校轉出時”，在大學期間的檔案不甚了解。

1.大學生對學生檔案內容的了解情況

對學生檔案包括的內容，有80%的學生認為部分了解，12%的學生完全不了解，8%的學生非常清楚。為進一步調查學生對放入學生檔案的主要內容是否真正清楚，挑選了五項具體內容（高中高考材料、黨團組織材料、入學體檢表、受處分的個人文件、解除或撤銷處分之后處分文件的處置）分別進行提問。

對于高中高考材料和黨團組織材料、入學體檢材料，超過半數以上的學生認為應該入檔；處分文件有42%的人認為需要視情況決定是否放入學生檔案內，16%的人認為不應該裝檔；解除或撤銷處分后，有55%的學生認為處分文件應該從學生檔案中取出，有35%的學生認為視情況而定。由此可以看出，絕大部分學生對于事關個人榮譽方面的檔案內容非常在乎，不希望留有污點。

在關于歸檔材料的紙張及文字書寫要求方面的調查中發現，有86%的學生知道用碳素墨水書寫，但仍有選擇用鉛筆、圓珠筆、紅墨水書寫的；有74%的學生知道檔案材料不能用復印件代替原件裝檔，但在筆者對學生檔案材料進行整理歸檔的實際工作當中，仍有較多用復印件代替原件裝檔，或用熱敏紙歸檔的現象。

2.大學生對學生檔案管理規定的熟悉程度

對學生檔案管理規定的調查，主要針對學生檔案的查借閱、轉遞、遺失和對檔案法規的了解。

（1）學生檔案的查借閱

從表2中可以看出，有42%的學生沒有接觸過學生檔案，僅有3%的學生查借閱利用檔案3次以上。這說明在校大學生檔案利用率低。

能夠查借閱學生檔案的人員或部門一問中，選擇“學生管理部門、教學部門和輔導員”的占66%，選擇“學校有關領導”的占56%，對“持相關證明或介紹信的組織人事部門人員”的選擇最多，占78%。

在表3中反映了如果需要查借閱學生檔案，應該選擇的部門。筆者所調查的四川國際標榜職業學際學生檔案保管部門為“學工部”，僅有1%的正確選擇，說明絕大多數學生對這一情況是非常不了解的，有關部門有待加強宣傳。

在這部分的內容，主要通過8個問題進行調查。

問題1：你知道什么是學生檔案轉遞嗎？僅有6%的學生回答很清楚，55%的學生了解一點，39%的學生完全不知道；

問題2：你知道畢業后你的學生檔案將被如何處理嗎？僅有5%的學生很清楚，47%的學生了解一點，48%的學生完全不知道；

問題3和問題4分別假設學籍類型為高職和成人的情況，畢業后學生檔案合理的處置方法。

從表4中可以看出，高職學生僅有38%選擇D選項“一般情況，通過特殊渠道寄回生源地人才交流中心存放”，成人學生僅有24%選擇E選項“密封后自行攜帶，放至有保管權限的人事保管部門”；

問題5：如果畢業后進入非公或民營企業，你的檔案應存放在哪里？有50%的學生選擇存放在企業人力資源部門，15%的學生選擇存放在人才交流中心，4%的學生選擇存放在其他地方，還有31%的學生不知道應該存放在哪里；

問題6：可以委托他人攜帶自己的檔案嗎？有73%的學生選擇不能委托，有27%的學生認為可以委托；

問題7：國家正式許可的檔案轉遞方式是什么？35%的學生選擇“機要渠道”，43%的學生選擇“密封自帶”，22%的學生選擇特快投遞；

問題8：假如畢業了，你會考慮如何處置自己的檔案？其中選擇“放在學校”和“自己保管”的分別占26%和35%，超過一半的人數未做出正確選擇。

以上8個問題的調查說明絕大多數學生對學生檔案轉遞的方式、渠道、去向、保管形式等情況非常不了解，也反映出學生對畢業后自己的檔案漠不關心。

（3）學生檔案的遺失

有高達97%的學生認為學生檔案的放棄或丟失會對未來的工作、生活造成影響，也有90%的學生認為畢業后棄檔不合理，因為某些事項的辦理仍與學生檔案有關。在了解畢業后棄檔的原因時，“對檔案作用不了解”、 “覺得調檔太麻煩”、“有些用人單位對檔案不再要求”是主要原因，分別為84%、63%、47%。可見，雖然大部分學生認為學生檔案重要，但在未用到時并不愿意花費時間和精力去管理。

（4）大學生對學生檔案法規的了解

有47%的學生從不知道與學生檔案有關的法律、法規或者制度，46%的學生知道一點，只有7%的學生知道，反映出學生在學生檔案法規方面的知識匱乏；有高達92%的學生認為在校期間應該接受檔案知識培訓。從以上兩個問題可以看出，大學生對檔案知識非常渴求，卻不知道怎么獲取，以及獲取哪些方面的檔案知識。

3. 大學生對學生檔案與職業生涯關系的認識

有52%的學生認為學生檔案對未來的職業發展、個人生活方面有重要影響，有46%的學生認為有一定影響，還有2%的學生認為沒有太大影響。

表5是學生對學生檔案今后會在哪些方面起到證明作用的了解，選擇不夠全面，這表明仍有相當一部分同學對學生檔案在未來的職業生涯中的重要作用認識不夠。

通過本次調查說明，學生檔案對于學生來說，神秘又可有可無，存在距離感，這也造成了學生檔案長期利用率低，不受重視的局面。說到檔案，每個學生都認為是重要的，但對學生檔案的實質性了解缺乏，處于懵懂狀態，只知其一不知其二，雖重要，但不知如何重要，重要到何種程度，有時是錯誤的認識。這就需要學生檔案工作者及有關部門，采用適合學生的方式和學生經常關注的渠道進行學生檔案的內容、作用、制度的宣傳，讓學生和自己的檔案熟悉起來，關注自己的成長，關注成長過程中的檔案積累。