論檔案管理中信息技術的應用

崔文謙

【摘要】信息技術是檔案館進行檔案管理體系構建不可缺少的支撐架構，對檔案文獻資料的長期數字化保存、資源共享與信息數據交互有著重要幫助，運用信息技術健全檔案館的組織架構、管理模式、數字管理體系是促進檔案館進行信息化轉型的有效途徑。鑒于此，本文就檔案管理中信息化建設展開詳細探討，并提出具體的研究思路，以供廣大讀者借鑒。

【關鍵詞】檔案館；信息技術應用；問題研究

一、檔案館應用信息技術的主要優勢

從目前我國檔案管理現狀來看，利用電子信息技術融入檔案管理體制構建當中，能構建完善的信息處理系統，快速處理各種文件信息。一方面，電子化檔案信息管理系統存儲量大、查閱方便、能隨時隨地進行信息查詢，能夠滿足大多數用戶利用移動終端獲取信息的需求。另一方面，應用電子信息檔案管理系統，能夠靈活便捷地制作各種管理表格，利用圖形對各種檔案信息進行分類，利用各種管理構型方便用戶及時查閱、修改、交流和存儲。傳統檔案管理方法由于工作程序復雜，而且具有嚴格的規定，在信息處理時效率較低，而且由于工作量較大，很多檔案管理人員難以保持積極的態度進行工作，工作效率也會降低。將信息技術融入檔案管理機制當中可以借助計算機系統對檔案信息進行管理，既可以提高檔案管理效率，也可以利用數據庫對各類檔案信息進行儲存，還可以進行相應的加密，防止他人蓄意破壞。

傳統檔案工作主要依靠人工操作，人力資源雖然有著很好的環境適應性，但是人力成本較高，效率較低，在集中處理大規模信息數據過程中不能有效適應各種環境變量，難以滿足用戶對大規模信息獲取的需要。利用電子信息系統后，計算機程序可以對大規模的信息數據進行集中處理，雖然對檔案管理人員的綜合素質有著較高的要求，但采用電腦進行管理，可以精簡人員編制，減少人力成本，滿足無紙化辦公的需要。

隨著信息技術的發展和進步，利用信息技術集中對檔案信息進行存儲、歸類和整理，能夠方便各個行業人員集中進行信息獲取，有利于快速掌握突發情況，增強檔案信息透明度，提高信息交互效率。

二、加快檔案管理機構應用信息技術的主要建議

為適應當前社會經濟發展的需要，推動信息技術與檔案管理相融合，就要將現代信息技術融入檔案管理體系構建當中，以計算機為系統節點，加快無紙化辦公建設進程。

（一）加強重視加快無紙化辦公建設。首先作為檔案管理機構領導要全面重視檔案系統的信息化建設。檔案管理工作的信息化建設，不僅需要大量的人力物力支持，還需要引進專門的信息化人才進入檔案管理部門，以提高檔案管理機構的信息化應用水平。而這些工作在實踐中不是一蹴而就的，既需要經過一段時間的經驗積累，也需要大量的人力物力投入。由于檔案管理辦法需要社會人員不斷適應才能進付諸實踐。因此要讓單位領導充分認識到檔案信息化的重要性，就要從改變思想意識角度著手，將檔案信息化建設納入到本單位的發展布局當中，結合本單位檔案管理的特點，優化信息系統管理構架，以提高單位信息化建設水平，吸引專業的信息化人才進入檔案管理系統中，提高檔案信息處理效率。

（二）檔案管理機構要提高標準化、規范化水平。在社會發展過程中，檔案機構要著力提高標準化，規范化水平。檔案信息系統建設離不開檔案信息標準的指導和規范。檔案信息系統建設好壞的衡量標準是檔案管理工作最終的標準化、規范化水平的提高。所以要不斷推進和加強檔案信息管理平臺建設，各種管理系統不能雜亂無章，系統要兼具整體性和實用性，要具備較強的可操作性，能夠讓檔案管理人員利用檔案管理系統整理檔案信息。同時要建立檔案信息化管理規章制度，無規矩不成方圓，要從人員的職責崗位、操作流程、信息處理方法等方面嚴格規范，對檔案信息質量要嚴格把關，建立起統一的檔案信息管理標準，實現檔案一體化管理，以實現檔案資源的無縫對接，全面提高檔案管理效率。

（三）重視檔案信息的應用價值。在現代檔案管理中，檔案管理人員還要全面重視檔案信息的應用價值，檔案信息電子化、操作系統信息化是未來檔案管理工作中的重點和難點，檔案管理工作人員要逐步提高自身的信息化素養，樹立信息化意識，要通過建立起一體化的信息操作流程規范自身的工作行為，既要保障檔案信息系統的實用性，也要保障信息操作的準確性。要針對不同的檔案信息分門別類存儲和歸檔，通過建立統一的數據庫來存儲檔案信息，以保障檔案信息的真實有效，供廣大用戶使用。

三、結語

綜上所述，檔案管理信息化是現代信息技術引領下檔案管理事業發展的又一個高潮，為了有效規范檔案信息的歸檔及操作流程，就要制定相應的規章制度，充分滿足檔案一體化保存及信息化處理的需要，要將不同種類的檔案信息數據存儲到相應的數據庫載體中，對有價值且珍貴的檔案信息進行備份處理，既要確保檔案信息的真實有效，也要保障檔案信息能夠滿足廣大用戶的實際需求，為廣大用戶提供高效便捷的檔案信息服務。

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