關(guān)于中職學(xué)校學(xué)籍檔案科學(xué)管理與開發(fā)利用的思考

程小川

摘 要：學(xué)籍檔案管理一直都是學(xué)校教務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，學(xué)生學(xué)籍檔案的完整性、真實(shí)性和系統(tǒng)性會(huì)影響用人單位對(duì)學(xué)生的評(píng)定和錄用，而這些問題多多少少會(huì)對(duì)學(xué)生未來的職業(yè)發(fā)展造成一定影響。本文就以中職學(xué)校為例，通過分析現(xiàn)存于中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用中的問題，提出一些優(yōu)化管理與利用的措施，旨在提升中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；學(xué)籍檔案；管理與開發(fā)利用

中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理是以不同形式形成的學(xué)生信息記錄，不管是對(duì)學(xué)生個(gè)人、學(xué)校還是社會(huì)都具有一定的保存價(jià)值。學(xué)籍檔案管理作為學(xué)校管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，不僅是學(xué)校用以制定各種教學(xué)工作以及就業(yè)安排的參考資料和主要依據(jù)，還是衡量中職學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r的一項(xiàng)重要指標(biāo)。

1現(xiàn)存于中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用中的問題

1.1學(xué)籍檔案管理制度有待完善

學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案工作的重要內(nèi)容之一，其工作的有效性對(duì)整個(gè)學(xué)校管理而言意義重大。但就目前情況而言，由于大部分中職學(xué)校沒有充分的意識(shí)到學(xué)籍檔案工作的重要性，不注重有關(guān)學(xué)籍檔案管理和利用的制度建設(shè)，比如學(xué)籍檔案管理制度、查閱利用制度、收集整理歸檔制度、檔案保管制度以及檔案人員工作職責(zé)等，進(jìn)而導(dǎo)致在學(xué)籍檔案的管理實(shí)踐中經(jīng)常出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，另一方面，缺乏專業(yè)性強(qiáng)的檔案專員，在相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查方面的力度不強(qiáng)，加速引起了學(xué)籍檔案管理的混亂。

1.2學(xué)籍檔案管理方法過于陳舊

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式仍普遍應(yīng)用于我國中職學(xué)習(xí)學(xué)籍檔案管理工作中。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式很多缺點(diǎn)一一暴露了出來，比如增加了工作人員的工作量、過多的占據(jù)存儲(chǔ)空間、信息資源封閉性強(qiáng)無法共享以及繁瑣的防潮工作等，這些都給學(xué)籍檔案管理和開發(fā)利用增加了一定的難度。盡管部分中職學(xué)校已經(jīng)在信息技術(shù)和系統(tǒng)的應(yīng)用下建立起了電子檔案，但電子文檔的修改性很強(qiáng)，無法保證檔案的真實(shí)性，加之建立在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)基礎(chǔ)上的電子檔案，對(duì)管理人員的工作能力提出了很高的要求，在學(xué)校檔案管理人員專業(yè)水平有限的情況下，檔案信息的安全性也無法保證。

1.3學(xué)籍檔案管理歸檔范圍受限

對(duì)用人單位而言，學(xué)籍檔案是選拔人才的重要依據(jù)。但是中職學(xué)校學(xué)籍檔案的歸檔內(nèi)容和范圍局限性太強(qiáng)，而且多年來都停留在入學(xué)登記表、學(xué)籍成績表、入黨入團(tuán)資料和體檢表等記錄項(xiàng)，沒有跟上時(shí)代發(fā)展的需要，將一些能夠真正反映學(xué)生成長歷程的信息記錄下來，只能片面化的反映學(xué)生平時(shí)考核情況以及畢業(yè)鑒定方面的信息。尤其是隨著中職學(xué)生就業(yè)制度改革的不斷深入，學(xué)籍檔案內(nèi)容已經(jīng)無法滿足當(dāng)今時(shí)代下用人單位選拔人才的需求了。加之素質(zhì)教育的推進(jìn)，大部分學(xué)下都在專業(yè)課程設(shè)置、學(xué)生技能培養(yǎng)、心理素質(zhì)訓(xùn)練以及教師隊(duì)伍建設(shè)方面都作出了很大的改變，而這些改變都未體現(xiàn)在學(xué)生的學(xué)籍檔案中[1]。

1.4 學(xué)籍檔案的開發(fā)利用受阻

讓學(xué)生學(xué)籍檔案得到有效的開發(fā)和利用是開展中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的最終目的。對(duì)學(xué)籍檔案的開發(fā)和利用在于對(duì)其進(jìn)行借閱和查看，而當(dāng)前部分中職學(xué)校的學(xué)籍檔案被分散的存儲(chǔ)到學(xué)習(xí)各個(gè)部門或者個(gè)人手中，沒有集中的存儲(chǔ)到中職學(xué)校檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，就算有再完整的學(xué)籍檔案保管利用制度都無法被順利的執(zhí)行。很多出現(xiàn)在檔案利用中的問題讓檔案材料出現(xiàn)丟失或者信息失真的問題，常見的現(xiàn)象有擅自涂抹、篡改、有借無還等，大大的降低了學(xué)籍檔案的利用價(jià)值，讓學(xué)籍檔案的開發(fā)利用環(huán)節(jié)重重受阻。除此以外，學(xué)校學(xué)籍檔案信息資源的豐富性不高，同時(shí)擁有檔案管理專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代信息操作技術(shù)人員的缺乏，也在一定程度上限制了學(xué)籍檔案的開發(fā)和利用。

2優(yōu)化中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理和開發(fā)利用的建議

2.1 建立并完善學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度

學(xué)籍檔案管理的重要性隨著中職學(xué)校教育改革的不斷深入受到了越來越多的關(guān)注，為了進(jìn)一步完善檔案管理工作，強(qiáng)化管理意識(shí)，各大中職學(xué)校應(yīng)該根據(jù)《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的內(nèi)容，以學(xué)校為主題圍繞檔案管理職能積極建立一系列規(guī)章制度，比如對(duì)學(xué)籍檔案的收集整理、保管利用、保密與轉(zhuǎn)遞等，利用制度的規(guī)范性強(qiáng)化對(duì)學(xué)籍檔案真實(shí)性的鑒別和認(rèn)證。除此以外，還需要針對(duì)實(shí)際工作制定合理有效的考核管理機(jī)制。通過規(guī)章制度的建立實(shí)現(xiàn)機(jī)制管檔，進(jìn)一步提升學(xué)籍檔案管理水平[2]。

2.2 以信息化為契機(jī)，全力提升中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理和開發(fā)利用

檔案工作方式是學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用的形式，因此高校在推動(dòng)學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用工作時(shí)，務(wù)必要分析信息化時(shí)代人們對(duì)這項(xiàng)工作方式的要求，充分利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)與大數(shù)據(jù)，加快推進(jìn)這項(xiàng)工作的信息化發(fā)展，積極采用信息化的工作方式，建構(gòu)信息化工作平臺(tái)；同時(shí)，不斷創(chuàng)新傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用方式，以此形成高校學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用工作的強(qiáng)大合力。主要從以下兩個(gè)方面入手，一方面是將傳統(tǒng)紙質(zhì)的學(xué)籍檔案信息轉(zhuǎn)化為信息化的記錄方式，選擇合適的計(jì)算機(jī)軟件錄入學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)，形成一個(gè)完成的數(shù)據(jù)庫，克服掉傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案占地多、難保存的缺陷；另一方面是學(xué)籍檔案管理方式的信息化轉(zhuǎn)變，摒棄傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理的手動(dòng)標(biāo)記法，會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間用于尋找所需資料，這些都可以通過信息系統(tǒng)搭建學(xué)籍檔案管理平臺(tái)得到有效解決，平臺(tái)上的搜索功能快速的實(shí)現(xiàn)查閱，讓人力被節(jié)省的同時(shí)提高了管理工作的效率。

2.3 以提高利用價(jià)值為由，拓寬學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔范圍

檔案工作內(nèi)容是學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用的內(nèi)涵基礎(chǔ)，因此中職學(xué)校在推動(dòng)學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用工作時(shí)，務(wù)必要分析信息化時(shí)代人們對(duì)這項(xiàng)工作內(nèi)容的要求，積極與學(xué)校其他部門協(xié)作， 將學(xué)生誠信、禮儀和其他公民素質(zhì)的表現(xiàn)也納入其中。但當(dāng)下學(xué)籍檔案中的歸檔信息覆蓋范圍不夠全面，片面的展示學(xué)生信息是難以滿足市場(chǎng)多元化的人才需求，因此中職學(xué)校要根據(jù)自身人才培養(yǎng)模式和經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)對(duì)人才的需求，將學(xué)生的個(gè)性發(fā)展、素質(zhì)培養(yǎng)以及就業(yè)的順利性作為重點(diǎn)拓寬學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔范圍，構(gòu)建具有全面性特征的學(xué)籍檔案副本。比如學(xué)生心理健康檔案、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐檔案、學(xué)生特長作品、學(xué)生技能檔案以及學(xué)生誠信教育檔案等，將學(xué)生在學(xué)校中德、智、體、美、勞全面素質(zhì)教育以及個(gè)性發(fā)展?jié)撃艿龋蝗娴恼故綶3]。通過豐富高校學(xué)籍檔案內(nèi)容的收集，促進(jìn)學(xué)生在校期間綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，擺脫中職學(xué)校學(xué)籍檔案千人一面的程式化面目。為用人單位提供翔實(shí)、生動(dòng)的學(xué)籍檔案材料。這樣，既有利于畢業(yè)生就業(yè)，也有利于他們今后的發(fā)展。

2.4 以優(yōu)化科學(xué)管理和開發(fā)利用為由，提高學(xué)籍檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先要從思想上提高相關(guān)人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，從而在實(shí)際工作中增強(qiáng)管理意識(shí)，比如由中職學(xué)校檔案管理部門定期組織相關(guān)人員深入學(xué)習(xí)《中職學(xué)校檔案管理辦法》和《檔案法》等與檔案管理有關(guān)的政策法規(guī)和書籍等；其次通過一系列有效的操作技能培訓(xùn)來提高學(xué)籍檔案管理人員處理業(yè)務(wù)的水平，一方面是檔案管理的專業(yè)知識(shí)，另一方面是信息化檔案平臺(tái)和系統(tǒng)的操作技能，尤其是后者，因?yàn)閷W(xué)校學(xué)籍?dāng)?shù)字信息化管理完全是建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的基礎(chǔ)上的，因此，加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理就必須提高管理隊(duì)伍的信息技術(shù)水平，這就要求必須對(duì)管理人員進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)，同時(shí)大力引進(jìn)高水平、高素質(zhì)的復(fù)合型人才，從整體上提高校學(xué)籍檔案管理人員的信息技術(shù)水平。

3結(jié)語

總而言之，學(xué)籍檔案管理隨著我國教育體制改革的不斷深入受到了學(xué)校管理者愈來愈多的重視。學(xué)籍檔案管理工作本身就是學(xué)校教育管理工作的重要組成部分，要想充分發(fā)揮出學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)生發(fā)展，對(duì)教務(wù)工作計(jì)劃以及學(xué)校管理水平提升方面的作用，需要在重視學(xué)籍檔案工作的基礎(chǔ)上，跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐堅(jiān)持在實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)問題，積累經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)不足，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)化管理。

參考文獻(xiàn)

[1]劉茹.中職校學(xué)生學(xué)籍檔案管理面臨的問題及對(duì)策[J].才智，2016（23）.

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[3]員淑芹.中職衛(wèi)校學(xué)籍檔案管理創(chuàng)新的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（7）.