職業(yè)學校會計檔案管理的改革與創(chuàng)新

李立凱

摘要：本文通過對中職學校會計檔案管理所存在的問題分析，指出創(chuàng)新中職學校會計檔案管理應當遵循的基本原則：依法辦事原則、堅持理論與實際相結(jié)合原則以及科學發(fā)展原則，并提出具體可行的創(chuàng)新策略，希望為中職學校會計檔案管理水平的穩(wěn)步提升提供參考。

關鍵詞：職業(yè)學校；會計檔案；管理

會計檔案管理盡管本身與中職學校的辦學質(zhì)量并沒有顯而易見的聯(lián)系，然而在進一步考察之后，不難發(fā)現(xiàn)，會計檔案管理作為學校不斷強化自身檔案管理的重要內(nèi)容，直接影響著學校財務計劃等工作能否順利開展，關系著在現(xiàn)代化建設的進程中，學校能否與時俱進、提升管理質(zhì)量。

一、當前中職學校會計檔案管理存在的問題

首先，紙質(zhì)檔案并沒有真正實現(xiàn)與磁性介質(zhì)檔案和諧共存。在信息化時代，會計電算化已經(jīng)被越來越廣泛地應用，相當一部分中職學校都逐漸擺脫以往手工記賬、算賬等會計活動，而是使用更加便捷的電子計算機管理，這為現(xiàn)階段中職學校會計檔案管理的更加規(guī)范化，提供了必要的基礎支持。然而，在實際工作中中職學校檔案室的硬件設施并沒有與之相匹配，相關防潮、防塵以及必要的防蟲、防火措施的缺失，導致會計電算化檔案管理并沒有得到與時俱進的發(fā)展，現(xiàn)實工作中學校檔案室僅僅對紙質(zhì)檔案進行曝光，電算化形成的磁盤或光盤等磁性介質(zhì)檔案則只是由會計人員自行保管。

第二，中職學校會計電算化檔案管理人員素質(zhì)有待提高。會計檔案工作作為會計工作管理的重中之重，對于具體管理人員的專業(yè)性、技術上都有著十分嚴格的要求，因此在管理人員選擇上必須重視管理人員的素質(zhì)。然而就目前情況來看，中職學校的會計工作者有相當一部分人員年齡偏大，他們可以熟練地進行手工記賬，然而進行現(xiàn)代化的電子文檔檢查與備份往往會顯得力不從心。

第三，會計檔案開發(fā)利用程度有待提高。檔案存在就是為了讓相關人員開發(fā)利用的。然而就目前形勢來看，中職學校會計檔案管理依然停留在傳統(tǒng)的收集、保存層面，這對于會計檔案開發(fā)利用而言是十分不利的。

二、中職學校會計檔案管理改革創(chuàng)新的基本原則

（一）將依法辦事原則看作基礎。

依法辦事原則是中職學校作為國家重要社會機構所必須堅持的基本原則。在會計檔案管理進行改革以及創(chuàng)新的過程中，相關人員必須將依法辦事原則看作重要的基石，當作自身改革與創(chuàng)新的基本前提，這是中職學校必須對社會的擔當與責任。

（二）將理論與實踐相結(jié)合的原則看作根本立足點。

數(shù)字化時代下，中職學校想要推進檔案管理工作必須將創(chuàng)新改革看作最終的發(fā)展方向，然而需要注意的是，無論開展哪一種改革，都必須將學校自身的現(xiàn)狀以及發(fā)展現(xiàn)實看作根本出發(fā)點，在全面調(diào)研學校發(fā)展實際情況的基礎上進行各項創(chuàng)新，避免過度追求假大空，從而為學校帶來不必要的經(jīng)濟負擔。

（三）將科學發(fā)展觀看作最終指向。

科學發(fā)展觀作為新時代下最具生命力的理論成果，在中職學校推進會計檔案管理的過程中同樣有著十分積極的指導性意義。具體來講，在不斷的改革創(chuàng)新中，學校必須做到長遠利益與眼前利益相結(jié)合，不斷與時俱進，在有計劃、有重點的步驟下，進行會計檔案管理的改革創(chuàng)新。

三、中職學校會計檔案管理改革創(chuàng)新的具體策略

（一）盡快建立完善會計檔案移交制度。

擁有規(guī)范而完善的會計檔案移交制度，是當下中職學校會計檔案管理工作中亟待解決的一個問題。會計人員在實際工作中必須堅決地踐行會計檔案管理工作中的各項制度，高效率地對會計檔案進行收集整理、開展立卷歸檔以及必要的編制目錄等工作，確保在當年就可以建立起會計檔案，等到會計年度過后，會計檔案依照國家相關規(guī)定可以暫時由會計機構代替保管一年，期滿之后便可以由會計機構編制移交清冊，最終由學校綜合檔案室進行統(tǒng)一保管，具體工作中，必須依據(jù)會計檔案移交清冊進行逐項的移交，接管人員不得敷衍了事，必須認真地對各項進行核對點收，待一切準確無誤后，才能進行交接雙方以及監(jiān)交人員的移交簽字。移交清冊需要有一式三份，除了用以存檔的一份，交接雙方每方都要保存一份。

（二）使用紙質(zhì)檔案以及磁性介質(zhì)檔案并存的管理模式。

會計信息化的時代下，會計檔案的調(diào)閱將擺脫以往手工查賬的方式，信息共享的客觀現(xiàn)實下，會計信息得以通過網(wǎng)絡以及拷貝光盤等用以存儲的介質(zhì)獲得。這就為會計檔案管理創(chuàng)造了一種新的可能。學校可以建立起適合保存的會計電子檔案儲藏室，會計人員需要定時對檔案進行整理。相關信息可以利用磁性介質(zhì)進行儲存，這就建立起會計電子檔案。在此基礎上，可以再一次地打印出一份完全相同的紙質(zhì)檔案，使用紙質(zhì)檔案對電子檔案中的內(nèi)容進行固定，以化解電子檔案保存過程中易變動、易修改的窘境。

（三）重視會計檔案管理人員的素質(zhì)培訓，提升檔案利用水平。

當前會計管理工作者主要是由傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗豐富的人員構成，為了提升學校會計檔案管理水平，可以適當?shù)匾M現(xiàn)代化的、高素質(zhì)會計檔案管理人才。除此之外，中職院校還應當重視對于現(xiàn)有檔案管理人員的培訓，通過開展培訓班、鼓勵自學的方式，使他們盡快地適應新時代的要求。除此之外，還應當對本校的檔案進行及時的分析，獲得更為準確的項目收支情況，為管理者進行決策提供必要的參考。

四、結(jié)語

在我國教育領域改革日益深化的今天，保證會計檔案管理質(zhì)量，對于確保會計檔案管理工作的真實性有著十分重要的意義，它影響著一個學校能否集中更多的資源，專注于培養(yǎng)學生，是一個學校綜合能力的重要指標。中職學校會計檔案管理是學校管理的重要構成部分，我們應高度重視，想方設法提高會計檔案管理的水平。