探討信息化時代人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理

崔慧中

摘要：人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理是將有關(guān)的監(jiān)察檔案進行收集、整理及保管工作。由于其信息管理內(nèi)容較多，并且工作量較大，傳統(tǒng)的檔案管理方式無法滿足較大的工作量。在隨著社會科技的不斷進步，信息化技術(shù)在各行各業(yè)中得到了不同層次的應(yīng)用。在工作量巨大的監(jiān)察檔案管理中，現(xiàn)階段也在不斷地應(yīng)用信息化技術(shù)進行檔案管理的改革，通過先進的技術(shù)與現(xiàn)代化的信息化指導(dǎo)，能夠提高其檔案管理的工作效率及工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化時代；人力資源；社會保障；檔案管理

人力資源和社會保障監(jiān)察的檔案管理主要是指關(guān)于人力資源和社會保障有關(guān)的檔案收集、整理及管理的工作。而隨著社會的不斷發(fā)展，信息化在我國各個行業(yè)中的應(yīng)用較廣泛。在人力資源和社會保障監(jiān)察的檔案管理中，信息化的發(fā)展也較為普遍，而通過信息化的檔案管理不僅能夠提高管理的工作效率，也能保證其檔案管理的質(zhì)量。所以，討論信息化時代人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理具有其重要性。

一、信息化時代人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理的重要性

隨著科技的不斷發(fā)展，每個行業(yè)都在進行著信息化的改革與發(fā)展。對于檔案管理部門來說，信息化從根本上改變了檔案管理的方式，其從一種手動的進行檔案管理逐漸的向信息化管理模式邁進。對于人力資源和社會保障監(jiān)察部門來說，檔案管理工作應(yīng)用信息化技術(shù)也是十分必要的。

首先，對于人力資源和社會保障監(jiān)察的工作人員來說，其檔案管理的信息量較大，傳統(tǒng)的檔案管理方式使得他們的工作量較多，并且沒法更有效地提升工作效率。并且，由于傳統(tǒng)的檔案管理往往是進行紙質(zhì)版的管理方式，這使得在管理的過程中可能會出現(xiàn)檔案丟失或破損的現(xiàn)象出現(xiàn)。而通過信息化的管理模式，通過一次性將檔案錄入后，可以通過計算機技術(shù)進行較永久的保存，并且減少了檔案破損等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

此外，由于人力資源和社會保障監(jiān)察的檔案為多部門提供資料，所以通過信息化建設(shè)后，會使得資源共享方面得到更好地提高，并且能夠加強各部門的工作效率。

最后，由于大數(shù)據(jù)化社會的不斷發(fā)展，檔案管理通過信息化的模式進行工作是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。

二、現(xiàn)階段人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理的現(xiàn)狀

（一）思想不夠重視

在信息化時代下要想更好地進行監(jiān)察檔案管理工作，需要管理層對其檔案管理的發(fā)展具有足夠的重視，以保證在工作中，從領(lǐng)導(dǎo)到員工都能夠保證其工作的積極性及工作質(zhì)量等。然而，其監(jiān)察檔案管理管理的現(xiàn)狀的主要問題在于工作人員對信息化檔案管理的思想重視程度不夠。有的工作人員甚至是領(lǐng)導(dǎo)只是了解信息化檔案管理很重要，但是在實際的工作中則往往出現(xiàn)沒有使工作更好地應(yīng)用信息化的現(xiàn)象。有的監(jiān)察檔案管理工作部門沒有跟進配套的軟件和硬件設(shè)施。而沒有對信息化監(jiān)察檔案管理的重視，則可能會導(dǎo)致信息化檔案管理建設(shè)進程較慢，并且限制了監(jiān)察檔案管理信息化的發(fā)展及工作效率等。

（二）信息化建設(shè)的模式較單一

在現(xiàn)如今建立的監(jiān)察檔案管理中，往往存在著信息化建設(shè)運營不到位的現(xiàn)象，其信息化建設(shè)的模式較為單一等問題。在一般的監(jiān)察檔案管理中，由于信息化的建設(shè)處在較初級的水平中，所以，在具體的信息化應(yīng)用方面就會出現(xiàn)缺乏有效性的問題。一般的檔案管理工作往往只是進行“查詢”的工作，并沒有形成一套有效的管理系統(tǒng)，且對于監(jiān)察分析等功能也沒有進行較好地開發(fā)。導(dǎo)致在監(jiān)察檔案管理中信息化應(yīng)用不徹底。

（三）缺乏相關(guān)專業(yè)人才

無論對于河中工作中信息化建設(shè)的發(fā)展來說都需要相關(guān)專業(yè)的人才進行專業(yè)的操作、指導(dǎo)，甚至是軟件開發(fā)等工作。而在現(xiàn)在的監(jiān)察檔案管理的部門，專業(yè)化的人員往往較少，一般來說均是對原有的工作人員進行培訓(xùn)工作，而這種形式的工作人員僅能使用已有的軟件或硬件，但不能根據(jù)自身的工作特點進行軟件方面的改進工作。并且，在對工作人員進行培訓(xùn)時也僅是對已有軟件和硬件的使用方法進行培訓(xùn)，沒有對其原理等進行一定的講解，這導(dǎo)致了一旦軟件或硬件出現(xiàn)了任何問題時工作人員都無法進行相應(yīng)的補救措施，至此到時其工作進程緩慢，甚至出現(xiàn)工作人員認為信息化工作的進程更慢等抱怨的出現(xiàn)。

三、信息化人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理的對策

（一）增強領(lǐng)導(dǎo)重視程度

在監(jiān)察檔案管理中應(yīng)用信息化建設(shè)應(yīng)該得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。以此為信息化建設(shè)提供更多的資金、人力物力等方面的幫助與支持。并且領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該意識到信息化檔案管理的重要性及對工作進程的幫助作用，以提高對工作人也工作成果的重視程度，通過領(lǐng)導(dǎo)對信息化監(jiān)察檔案管理的重視，使工作人員意識到其信息化的重要性及發(fā)展的必然性，并以此提高工作人員對學(xué)習(xí)信息化先進技術(shù)的積極性，也提高工作人員在工作中應(yīng)用信息化技術(shù)的重視程度。因此，通過增強領(lǐng)導(dǎo)對信息化監(jiān)察檔案管理的重視程度，從根本上增進信息化監(jiān)察檔案管理的發(fā)展進程。

（二）完善信息化監(jiān)察檔案管理制度

任何一個工作領(lǐng)域應(yīng)用信息化建設(shè)都需要建立一套完整的管理制度，對于監(jiān)察檔案管理也不例外。在監(jiān)察檔案的管理中，完善其管理制度能夠降低在工作中可能存在的一定風(fēng)險和困難。首先，計算機技術(shù)等信息化技術(shù)往往存在一定的安全隱患，可能出現(xiàn)信息丟失的現(xiàn)象，所在在進行信息化建設(shè)是應(yīng)該對其進行一定的安全技術(shù)培訓(xùn)及安全操作問題的講解。以此確保工作人員在進行監(jiān)察檔案管理中減少安全隱患的出現(xiàn)。其次，在何種運行規(guī)則中，一套管理系統(tǒng)往往會有很多的相關(guān)的配套技術(shù)，而對于這些配套的技術(shù)，也應(yīng)該對工作人員進行這些技術(shù)的培訓(xùn)工作，以保證在使用系統(tǒng)時能夠解決一些小問題的出現(xiàn)。并通過這些輔助的技術(shù)希望能夠幫助更好地進行信息化監(jiān)察檔案管理工作。

（三）建立獨特的信息化技術(shù)

信息化技術(shù)的建設(shè)工作應(yīng)該根據(jù)不同的實用領(lǐng)域進行不斷的改進。所以，在監(jiān)察檔案管理中，應(yīng)該根據(jù)其獨特的管理系統(tǒng)進行信息化建設(shè)。然而，在建設(shè)獨特的信息化建設(shè)中，應(yīng)該進行不斷地提高其軟件功能及硬件設(shè)施。然而，這是一份較為需要的資金的過程。所以，在進行信息化時，不僅需要提高系統(tǒng)的硬件設(shè)施，并加強軟件技術(shù)。同時，也需要工作人員進行信息化功能和信息技術(shù)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，以此幫助信息化監(jiān)察檔案管理的建設(shè)

（四）注重專業(yè)人才的培養(yǎng)

對于信息化建設(shè)，需要更多的專業(yè)人才進行工作。因此在對監(jiān)察檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，需要引進一定的專業(yè)人才。然而，引進人才需要大量的資金，且原有工作人員仍然對信息化技術(shù)工作沒有較好的理解，所以，在引進人才的同時還應(yīng)該對現(xiàn)有的工作人員進行專業(yè)知識、技能的培訓(xùn)。以保證在信息化建設(shè)中，不僅具有專業(yè)功底較強的專業(yè)人員，還有對檔案較熟悉的原有工作人員一起進行工作。通過兩類不同的專業(yè)人員的結(jié)合，才能保證人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理的信息化建設(shè)的更好。在兩類專業(yè)人員進行工作時，為了能夠使工作效率更好，還需要建立完善的工作制度，并建立工作考勤制度，以評估的方式對兩類工作人員進行不斷的考核，以幫助信息化監(jiān)察檔案管理工作進行地更加有效率。

四、結(jié)語

信息化時代的人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理是社會不斷進程的必然結(jié)果，也是社會發(fā)展的大勢所趨。現(xiàn)如今的信息化監(jiān)察檔案管理仍然存在著一定的不完善，所以應(yīng)該通過增強領(lǐng)導(dǎo)的重視程度、完善信息化監(jiān)察檔案管理制度、建立獨特的信息化技術(shù)、注重專業(yè)人才的培養(yǎng)等方面提高信息化人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理工作。

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（作者單位：利津縣人力資源和社會保障局）