高校檔案信息化管理的現狀以及對策分析

王丹

【摘要】隨著信息化時代的發展，由于資金投入短缺、專業技術人員稀缺、檔案管理信息化不足等各項問題，使得我國高校檔案信息化管理發展沒有能上升到一定的高度。檔案管理是一個部門發展的基礎和重要環節，高校信息管理的重要內容就是學校的檔案信息化管理。本文從高校的檔案如何進行信息化管理的角度來分析現狀，提出解決問題的對策。

【關鍵詞】高校；檔案；信息化管理

高校檔案是學校歷史軌跡的真實記錄，客觀地反映和記錄著高校各方面的改革發展過程，是高校事業發展的重要組成部分。隨著經濟的發展，信息技術的發展越來越快，在信息時代，任何單位都在不斷摸索和改進自身的信息管理方法，從傳統方式的管理到現在高效率信息化管理過程的轉變。強化檔案信息的管理，能為學校的各項工作提供更便捷、高效的服務。

一、高校檔案信息化管理的現狀

（一）檔案意識薄弱，管理理念相對落后。隨著高校檔案管理事業的發展，高校檔案管理工作已經步入規范化軌道，檔案管理人員的檔案意識進一步加強，檔案管理在高校教學和科學研究中的重要作用逐步顯現。但在現實工作中，人們對于高校檔案管理信息化建設還缺乏系統的認識和理性的思考，對檔案管理工作依然停留在傳統工作理念之上，缺乏創新意識，檔案管理工作的宏觀考慮存在不足，僅僅能夠滿足校內各單位使用者的需求，而忽略了更為廣大的校內職能部門之外的學校教職、學生及校外相關部門的潛在需求，因此檔案管理信息化僅僅是實現了初級最低綱領要求。

（二）資金和設備投入不足。高校檔案信息管理是對現代高校信息資源的有效管理和合理分配，是高校資源信息化的重要組成部分。但是，大多數學校由于建設資金不足，檔案管理工作的信息化建設工作一直沒有實質性進展，導致相關的信息化設備十分有限，制約了信息化的發展。信息化管理模式需要大量的資金注入，同時還需要相關員工的培訓費用。投入資金的不足直接制約了檔案信息化的發展。

（三）人員素質參差不齊，專業化程度不高。隨著高校檔案信息化管理的發展，檔案管理需要高管理水平和高素質的專業化檔案人才隊伍。檔案管理工作人員需要具備一定的條件才能夠勝任。但是目前為止，高校檔案人員隊伍整體素質仍普遍較低，檔案管理意識不明晰、專業知識不全面、知識結構不合理、創新意識不突出等問題，導致檔案工作依然停留在建檔、管檔、看檔的水平上，影響著檔案管理信息化建設和高校檔案事業的發展。

二、高校檔案管理實現信息化的策略和方法

（一）加強對高校檔案信息化管理的認識。檔案信息的管理，一定程度上在學校的教學、科研、信息交流中發揮著不可替代的作用。要真正明確檔案信息化建設的任務和所遇到的問題，就要從檔案的各個階段和環節出發，針對在這其中所遇到的問題和難題，就一些重難點進行討論和研究，先找出問題所在，研究問題，總結經驗，這樣子反反復復形成了新的認識。同時，學校可以開展相關的活動，比如論文寫作和檔案管理等。增大檔案管理的宣傳力度，營造檔案管理信息化工作重要性的氛圍。

（二）更新管理理念和管理方法，提高管理人員素質。從學校的實際出發，就各個學校的經濟狀態和軟硬件設施來看，要發展高校信息化管理首先要更新管理理念和管理方法，學習先進的管理理念是高校檔案管理所必備的要求。做到與時俱進，才能提高管理效率。同時，檔案的工作除了服務性很強以外，就是專業性，要求從事檔案管理的人員具備相關的管理技能。管理人員應該不斷提高自己，與時俱進。如今信息時代發展的比較快，需要不斷對自身進行訓練，不斷提高對檔案的工作能力，學習新知識并且靈活運用，提高高校檔案信息化建設的質量。

（三）加強檔案信息素質教育，提高檔案信息的效益。高校檔案管理要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識，提高運用現代化技術和設備的能力，獲取檔案信息技術和設施，提高檔案信息的效益功能。高校檔案實行動態化管理，既能擴大檔案信息的數量，又能提高檔案信息的質量，使檔案來自社會和學校各部門及有關個人，又反過來為其服務。努力提高檔案的利用率和更新率，讓高校檔案管理工作實現數字化的管理，實現規范化、科學化以及制度化的檔案管理。

三、結語

在現代信息技術發展迅猛的同時，高校的檔案信息是學校歷史發展的見證和原始記載，檔案信息化的建設是時代發展的必然趨勢。因此，高校要提高檔案部門的服務能力，掌握現代信息技術的人才隊伍和管理，只有這樣才能建立以信息為核心的現代化檔案信息管理系統。

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