檔案規(guī)范化管理的策略研究

肖玉華

摘 要：做好規(guī)范化檔案管理工作，對(duì)于實(shí)現(xiàn)本單位工作決策，不斷提高管理效率具有積極的影響。本文主要論述了檔案規(guī)范化管理的意義、現(xiàn)狀，并提出了檔案規(guī)范化管理的有效策略，以期為我國(guó)檔案管理的規(guī)范化提出有意見(jiàn)解。

關(guān)鍵詞：檔案；規(guī)范化管理；現(xiàn)狀；策略研究

單位的檔案記載著從創(chuàng)立到發(fā)展過(guò)程中的優(yōu)秀成果，涉及科技圖紙、文件文書、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事資料、信用憑證、科技成果大量資料，主要包括文件、圖片、錄音、錄像和實(shí)物等等，對(duì)研究本單位的工作提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析、揚(yáng)長(zhǎng)避短、制定發(fā)展方向的好材料。然而，目前一些單位的檔案規(guī)范化管理還存在一些問(wèn)題，需要根據(jù)具體問(wèn)題具體分析，采取科學(xué)有效的策略加以解決，對(duì)促進(jìn)本單位的發(fā)展具有十分重要的意義。

1檔案規(guī)范化管理的重要意義

檔案是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的一種對(duì)客觀歷史事實(shí)進(jìn)行真實(shí)記錄的信息數(shù)據(jù)文庫(kù)，其中有確鑿的歷史事件、原始資料信息等，真實(shí)可靠，具有很高的價(jià)值。因此，推進(jìn)檔案的規(guī)范化管理對(duì)本單位來(lái)說(shuō)具有重要的意義。具體來(lái)說(shuō)，首先，事業(yè)單位如果想保證自己能夠穩(wěn)定快速發(fā)展，就要對(duì)本單位工作人員的過(guò)往經(jīng)歷進(jìn)行充分的了解，而檔案恰好能夠?yàn)閱挝惶峁┻@些方面的資料信息，由此可見(jiàn)，檔案信息的規(guī)范化管理就顯得尤為重要，單位應(yīng)選擇專業(yè)的管理人員進(jìn)行管理，保證檔案信息發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值；其次，檔案信息中還包含著事業(yè)單位某一歷史時(shí)期的成果總結(jié)情況。因此，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理，可以使相關(guān)人員從這些檔案中可以總結(jié)出重要的數(shù)據(jù)信息，為以后的工作提供有價(jià)值的參考，不斷推進(jìn)本單位的發(fā)展；最后，在進(jìn)行檔案規(guī)范化的管理中，管理人員也得到了鍛煉，他們的思想理念會(huì)有所轉(zhuǎn)變，業(yè)務(wù)能力也會(huì)提高，并不斷提高檔案管理工作的效率。

2檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題

2.1對(duì)檔案規(guī)范化管理重視程度不夠

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)以及科技的飛速發(fā)展，大多數(shù)事業(yè)單位都采取了積極的措施對(duì)本單位的檔案管理進(jìn)行了規(guī)范，但是，仍有一些單位對(duì)檔案規(guī)范化管理不夠重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到規(guī)范化管理的重要性。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，首先，一些單位目光短淺，不能夠從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度出發(fā)認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，只盲目的認(rèn)為其在短期之內(nèi)不能獲得經(jīng)濟(jì)效益，不想將過(guò)多的經(jīng)歷放在檔案管理上，導(dǎo)致檔案管理中存在很多潛伏問(wèn)題，一旦爆發(fā)對(duì)單位發(fā)展必然產(chǎn)生不利影響；其次，雖然有些單位領(lǐng)導(dǎo)在思想上十分重視檔案規(guī)范化管理工作，但是，實(shí)際行動(dòng)卻落后于思想，在資金和人才方面供應(yīng)不上，同樣不利于檔案規(guī)范化管理工作的實(shí)施。

2.2缺乏健全的檔案管理制度

首先，從調(diào)查中可知，大部分事業(yè)單位又有建立檔案管理的相關(guān)制度，但是這些制度并不健全，其中的內(nèi)容僅僅能約束檔案管理人員，對(duì)其他部門和工作人員的行為都起不到約束的作用，具有一定的片面性，這直接導(dǎo)致檔案管理工作缺乏整體合力。其次，雖然有的單位檔案管理制度比較健全，但是對(duì)其的執(zhí)行力度不夠，不能將其有效的落實(shí)，所以，及時(shí)制度很完善也發(fā)揮不到應(yīng)有的作用，形同虛設(shè)。

2.3電子文件管理工作中所需要的設(shè)施不齊全

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)普及的大背景下，辦公中的紙質(zhì)文件也逐漸被電子文件取代，為了適應(yīng)這一變化，提高辦公效率，電子文件的統(tǒng)一及規(guī)范管理也應(yīng)納入我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作中。但是就目前檔案管理的情形來(lái)看還存在一些問(wèn)題，要想發(fā)揮好電子檔案的作用，就應(yīng)準(zhǔn)備充足齊全的硬件設(shè)施，可是一些單位的硬件設(shè)施并不齊全，給電子檔案管理工作帶來(lái)了很多阻礙，不利于其管理的規(guī)范化，因此，相關(guān)單位應(yīng)注意這一點(diǎn)。

3推進(jìn)檔案規(guī)范化管理的有效策略

3.1提高檔案規(guī)范化管理的意識(shí)

目前，很多單位的檔案規(guī)范化管理工作存在問(wèn)題，其首要原因就是缺乏管理意識(shí)，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，鑒于這一點(diǎn)，單位應(yīng)該采取各種措施提高檔案管理人員對(duì)該工作的重視，認(rèn)真投入其中，真正做到檔案管理的規(guī)范化。比如，單位可以根據(jù)自身檔案管理的實(shí)際情況，在單位內(nèi)部積極開(kāi)展宣傳教育工作，借助展板擺放、發(fā)放宣傳單、集體活動(dòng)等形式來(lái)提高管理人員對(duì)檔案規(guī)范化管理工作的重視程度，鼓勵(lì)員工強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，并積極探索檔案規(guī)范化管理的途徑，不斷推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。

3.2健全檔案管理制度，并明確員工職責(zé)

針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理制度不健全的問(wèn)題，相關(guān)單位應(yīng)采取措施健全檔案管理制度，彌補(bǔ)本單位檔案管理制度的不足之處。除此之外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理制度的執(zhí)行力度，嚴(yán)格要求檔案管理人員，使其真正落實(shí)到實(shí)處，發(fā)揮應(yīng)有的作用，并杜絕一切違法行為。同時(shí)檔案管理部門應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的方針，在實(shí)際的實(shí)施過(guò)程中，單位領(lǐng)導(dǎo)要不定時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和審查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)采取措施加以解決。明確檔案管理人員的職責(zé)，將具體責(zé)任落實(shí)到具體人員身上，避免出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)管理人員互相推脫責(zé)任，有利于提高他們的責(zé)任心，并有效的提高檔案管理工作的效率，對(duì)單位的穩(wěn)定發(fā)展也提供了保障。

3.3提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

由于網(wǎng)絡(luò)信息化的普及，將信息化引進(jìn)工作中已經(jīng)成為了一種勢(shì)不可擋的趨勢(shì)，因此，相關(guān)單位應(yīng)加大資金的投入，引進(jìn)一批先進(jìn)設(shè)備，并保證硬件設(shè)施的齊全，確保電子檔案能夠正常發(fā)揮作用。加強(qiáng)對(duì)信息資源檔案的收集力度，其中最好包含圖像、文字、影音等資料，不僅能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)還能夠提高檔案的價(jià)值。此外，電子檔案與紙質(zhì)檔案相比雖然有很多優(yōu)勢(shì)，比如方便查詢，占據(jù)空間小，能夠節(jié)省大量時(shí)間和人力，有效的提高了檔案管理工作的效率，但是，電子檔案依據(jù)的媒介是計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)偶爾會(huì)被病毒、黑客攻擊，這就導(dǎo)致電子檔案容易被泄露出去，這種情況下，如果檔案剛好需要保密，就需要相關(guān)人員定期對(duì)電腦進(jìn)行維護(hù)，對(duì)檔案進(jìn)行備份，以防止其丟失或泄露。對(duì)于不需要保密的檔案，管理人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)將其公布出去，以便更好地服務(wù)于群眾，發(fā)揮其更大的價(jià)值。

3.4采取有效措施提高檔案管理人員的素養(yǎng)

檔案管理人員素養(yǎng)的高低直接影響檔案規(guī)范化管理的質(zhì)量和效率，因此，事業(yè)單位應(yīng)注重對(duì)員工職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)。首先，單位應(yīng)提高招聘的準(zhǔn)入門檻，面試時(shí)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的考核，確保應(yīng)聘者的專業(yè)素養(yǎng)合格才能錄用；其次，對(duì)單位內(nèi)部的在職人員應(yīng)進(jìn)行定期的職業(yè)培訓(xùn)，針對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行考核，并將考核內(nèi)容與員工的薪資聯(lián)系在一起，不僅能夠激發(fā)他們學(xué)習(xí)的積極性，同時(shí)還可以有效的提升員工的整體職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力；第三，應(yīng)重點(diǎn)培炎員工的計(jì)算機(jī)操作能力，如今越來(lái)越多的單位開(kāi)始應(yīng)用電子檔案，如果管理人員不懂計(jì)算機(jī)操作，則無(wú)法對(duì)電子檔案進(jìn)行分析、整理、校對(duì)等，而且當(dāng)遇到突發(fā)事件時(shí)會(huì)束手無(wú)策，對(duì)檔案管理工作造成了一定的阻礙；第三，采取各種措施引進(jìn)檔案管理方面的頂尖型人才，并在他們的帶動(dòng)下提升整個(gè)隊(duì)伍的層次；最后，單位應(yīng)實(shí)施一定的激勵(lì)政策，激發(fā)員工的干勁，比如，制定一些年終獎(jiǎng)、績(jī)效獎(jiǎng)等，對(duì)于表現(xiàn)好、業(yè)績(jī)好的人員應(yīng)給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，或升職加薪等，可以有效提高員工工作的積極性，對(duì)于做好檔案規(guī)范化管理工作具有積極的促進(jìn)作用。

4 結(jié)語(yǔ)

對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理有利于本單位更穩(wěn)定快速的發(fā)展，因此，對(duì)于檔案規(guī)范化管理中的存在問(wèn)題，部分單位一定要采取科學(xué)有效的措施加以解決，提高檔案管理工作的效率，確保其發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

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