淺談海洋科技電子檔案質(zhì)量控制切入點

張春艷

【摘 要】本文主要從對電子檔案采取前端控制、電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)、電子文件的安全、可讀性、檢索工具幾個切入點淺談如何掌握海洋科技電子檔案質(zhì)量控制，保證歷史真實性，提供安全有效的電子文件信息管理和服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；質(zhì)量控制；前段控制；元數(shù)據(jù)

電子檔案是現(xiàn)代信息技術(shù)的產(chǎn)物，歸檔電子文件所具有的檔案屬性決定了它應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)檔案一樣，成為記錄歷史，傳遞信息，傳承文化的重要檔案資源。歸檔電子文件的質(zhì)量直接決定了電子檔案的生命力。通過幾年的海洋科研檔案的管理實踐，根據(jù)電子文件的生命周期-設(shè)計、形成和維護階段，以下主要從對電子檔案采取前端控制、電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)、電子文件的安全、可讀性、檢索工具等幾個切入點淺談如何掌握海洋科技電子檔案質(zhì)量控制，保證歷史真實性，提供安全有效的電子文件信息管理和服務(wù)。

一、海洋科技電子檔案組成與特點

科研項目過程中產(chǎn)生電子文件與紙質(zhì)文件相輔相成，組成完成的項目過程。主要包括立項文件、合同、設(shè)計方案、實施方案，經(jīng)費、質(zhì)控、驗收、項目總結(jié)驗收報告等。業(yè)務(wù)過程產(chǎn)生的外業(yè)作業(yè)、內(nèi)業(yè)處理、元數(shù)據(jù)、儀器產(chǎn)生的測聲、淺剖模擬記錄、階段性的成果航次報告、后期報告、成果圖件等。

隨著海洋科學(xué)研究技術(shù)的發(fā)展，浮標(biāo)儀器、船用測量儀器聲學(xué)儀器以及GPS等設(shè)備被廣泛應(yīng)用于日常的科學(xué)研究過程中，海洋物探、水文調(diào)查、地形地貌調(diào)查、觀測預(yù)報、測繪等工作的數(shù)字化產(chǎn)生，海洋科技檔案也隨之從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。檔案信息化開拓了電子檔案編研的視角，檔案的信息資源集成建設(shè)的要求加快了電子檔案的建設(shè)進程。電子檔案在利用過程中更加便捷、高效，而且不受地域限制，不容易損毀、遺失，海洋科研檔案的利用逐步從借閱的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐劳杏谟嬎銠C內(nèi)部局域網(wǎng)的發(fā)布。把海洋科研成果充分的應(yīng)用和投入到海洋在生產(chǎn)、再生產(chǎn)等的實踐過程中，造福于民。

二、電子文件設(shè)計階段-前端控制

電子文件是電子檔案的前身。文件處理部門對電子文件的保管的責(zé)任意識和歸檔的前規(guī)范處理，直接關(guān)系到的檔案部門管理歸檔電子文件的效能和水平。目前，多數(shù)海洋科技項目中的電子文件仍沿用紙質(zhì)文件管理的方法，歸檔管理或者是中后段管理，這樣容易造成歸檔電子文件五花八門、標(biāo)準(zhǔn)各異，質(zhì)量得不到保證，影響后期歸檔后的利用效果。

前段控制是從檔案管理要求出發(fā)，對電子文件的控制與管理提前到設(shè)計與創(chuàng)建時，即在電子文件設(shè)計階段就對電子文件進行控制與管理。它強調(diào)貫穿于電子文件生命全周期的管理過程，可以更科學(xué)、更合理、更有效的優(yōu)化電子文件管理，不僅提高效率，更保障了歸檔電子文件的質(zhì)量。可以從四個方面著手，一是熟悉相關(guān)法律法規(guī)，可針對重大專項或內(nèi)部制定詳細(xì)的電子文件質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，規(guī)范工作流程。加大監(jiān)督力度，定期、定量組織階段性檢查。二是電子文件的來源。綜觀海洋科技項目中的電子文件生成的領(lǐng)域，主要來源于四大部分：辦公自動化（OA）系統(tǒng)；計算機輔助設(shè)計：主要是計算機設(shè)計、繪圖、分析計算等過程產(chǎn)生的文件；模數(shù)轉(zhuǎn)換：主要是通過掃描儀、數(shù)碼相機將模擬信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息；電子郵件。無論是質(zhì)量控制、還是收集積累，都應(yīng)該在這些電子文件產(chǎn)生的起始端著手。三是建立電子文件定期登記制度。在項目或科研開始初期，制定登記制度，新產(chǎn)生或接收的電子文件。根據(jù)業(yè)務(wù)過程的不同階段，定期檢查收集積累的電子文件。查漏補缺，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。四是具體業(yè)務(wù)進行分析。根據(jù)不同的海洋科技業(yè)務(wù)，如海洋觀測預(yù)報海洋生物調(diào)查、海洋底質(zhì)調(diào)查、海洋測繪等，深入文件產(chǎn)生機構(gòu)進行調(diào)研，對具體業(yè)務(wù)進行具體分析，確定電子文件的歸檔范圍、保存價值、采集時間和采集方式，包括哪些文件需要保存過程文件。

三、形成階段-電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)

電子文件的背景信息是指伴隨該文件的生成和運作過程而產(chǎn)生的責(zé)任者、時間、運行系統(tǒng)等方面的信息。如果沒有相關(guān)的背景信息和元數(shù)據(jù)可能造成電子文件無法遷移、識別、不能被利用等問題。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件而言，一般原件上附帶有這種背景信息，即文件本身包含有背景信息，如附在定稿上的發(fā)文稿紙就記載有該文件制作過程中的背景信息（該文件的擬稿單位、擬稿人、審核人、簽發(fā)人、校對人、印制人等）文本正本所附的文件處理單或文件的天頭、地尾空白處記載有領(lǐng)導(dǎo)批辦情況和承辦機構(gòu)（或承辦人員）的處理情況。而電子文件的背景信息常常與文件分離保存，如果在歸檔時丟失了背景信息，則會直接影響到電子文件的憑證作用或價值，有些電子文件甚至失效。例如海洋科技項目中的電子照片檔案，單純的歸檔一張照片并沒有實際的意義，如果是生物樣品照片，外面在歸檔照片的同時，應(yīng)添加相應(yīng)的背景信息如：采集時間、采集地點、人物、采集的樣品類型等。單從一張照片并不能反映出此文件要表達(dá)的實際意義。因為只有將電子文件與其背景信息放在一起，電子文件才具有憑證價值。元數(shù)據(jù)是關(guān)于電子文件的描述的數(shù)據(jù)，如著錄數(shù)據(jù)、格式信息、字形、字體、邏輯和物理模式、系統(tǒng)平臺和軟件等一切與生成和恢復(fù)電子文件有關(guān)的數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)由于具有隱含性而使人往往忽視了它的存在，可一旦元數(shù)據(jù)丟失或破壞，電子文件的原始形態(tài)就會改變，甚至失去可讀性。可見，保存背景信息和元數(shù)據(jù)的完整性是提高電子檔案質(zhì)量的一個重要部分。

四、電子文件維護階段-安全、可讀性

電子文件具有信息的共享性、利用便利性、設(shè)備依賴性、系統(tǒng)環(huán)境依賴性、信息的可變性、信息的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性等等。然而伴隨這些優(yōu)勢和特性也帶來新的問題，而對這些問題的研究解決恰恰是事物進步和發(fā)展的體現(xiàn)。電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件具有相同的功效，于是作為文件的存在和使用，電子文件的安全可讀等問題迎面而來，這是作為各項管理和信息傳遞的基本要求，這些問題如不能解決，必然直接影響電子文件的使用。在此基礎(chǔ)上，電子文件作為各項活動記錄保存社會記憶，電子文件的安全性問題和長期有效保存問題是不容忽視的重要問題。因此，尋求對存在實際問題的解決思路和方法，是消除電子文件管理隱患的有效途徑。檔案部門在接收物理歸檔的電子文件時，一定要經(jīng)過嚴(yán)格的病毒檢查程序，已確保歸檔電子文件的可靠性，安全性。

五、電子文件整理階段-檢索工具

電子文件的檢索利用是指讀者利用電子文件的途徑與管理。包括定期進行管理信息發(fā)布，讓使用者了解所藏信息內(nèi)容、檢索途徑與利用方式。電子檔案質(zhì)量不僅在于其本身，還在于后期電子文件的著錄和編研，這一點與紙質(zhì)檔案相同。電子文件的檢索工作就相當(dāng)于臺賬。只有弄清楚了有什么，在哪里，才有被利用、查閱、發(fā)揮其本身價值的可能。電子文件檢索目錄主要包括電子文件清單，載體清單。載體清單記錄電子檔案的唯一編號，項目名稱，載體信息，數(shù)量的大小、日期、責(zé)任人等關(guān)鍵性，宏觀上反映載體總體內(nèi)容。而電子文件信息記錄著載體中每一個電子文件的各項具體信息，從微觀上反映電子文件實際內(nèi)容。二者相輔相成，缺一不可。

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