高職檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策分析

章桂旻

[摘 要]隨著社會信息化的不斷發(fā)展和推進，高職檔案管理面臨著改革和發(fā)展。在檔案信息化的建設(shè)過程中，高職院校的很多問題逐漸暴露出來，例如高職檔案建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施與信息化要求不匹配，高職檔案信息化建設(shè)落后于檔案紙質(zhì)資源建設(shè)，高職檔案信息化建設(shè)人才與建設(shè)需求不匹配，高職檔案信息安全缺乏相應(yīng)的預(yù)防策略。為了有效解決這些問題，本文首先就高職檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進行了分析，隨后提出了一系列推動高職檔案信息化建設(shè)的策略和措施。

[關(guān)鍵詞]高職；檔案；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.078

[中圖分類號]G717.24；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）14-0-02

1 高職檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 高職檔案建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施與信息化要求不匹配

一方面，相關(guān)調(diào)查研究顯示，當(dāng)前很多高職院校在管理檔案時都是采用計算機、打印機、存儲器等相關(guān)設(shè)備，只能對檔案進行目錄編排、檔案存放等非?；A(chǔ)的工作。由此可以看出，很多高職院校的檔案管理工作仍處于初級階段。另一方面，部分高職院校雖然引進了較為先進的設(shè)備設(shè)施，也在一定程度上開展了數(shù)字化管理，但是這個過程只在高職院校內(nèi)部進行了實施，并沒有與校外實現(xiàn)互聯(lián)。從這個意義上來講，高職院校的檔案管理并沒有真正實現(xiàn)信息化管理，從整體效果上來看，高職院校的檔案服務(wù)功能并沒有得到充分運用，使用效率差，也沒有實現(xiàn)信息共享。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高職院校的檔案管理逐漸變得方便、便捷，在一定程度上減輕了檔案管理者的負(fù)擔(dān)，但是這也為檔案管理埋下了安全隱患，網(wǎng)絡(luò)漏洞會逐漸增多，但是當(dāng)前很多高職院校并沒有安裝先進的防火墻設(shè)備，沒有對檔案信息進行安全防護。因此，很多高職院校并沒有對檔案信息化管理進行科學(xué)規(guī)劃，對于檔案管理的軟件選擇也是多元化的，難以對其進行管理培訓(xùn)，也無法在一定程度上實現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)和利用。

1.2 高職檔案信息化建設(shè)落后于檔案紙質(zhì)資源建設(shè)

高職院校的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)并不完善。對于檔案的信息化建設(shè)和利用，檔案管理者并沒有充分運用數(shù)字化資源和電子文件的收集、利用和整合分析功能，整個建設(shè)的程序相對落后，只是運用一些非常簡單的功能，導(dǎo)致數(shù)字化信息資源相對缺乏。同時，很多檔案管理員為了圖方便省事，在將相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)時，并沒有對數(shù)據(jù)進行詳細(xì)核對，也沒有檢查是否正確、有效，對于發(fā)生變化的檔案數(shù)據(jù)沒有及時進行修改、完善，導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真。此外，檔案網(wǎng)站建設(shè)較為落后。很多高職院校在管理檔案時都是直接通過目錄進行的，并沒有建立相應(yīng)的網(wǎng)站，也有極少一部分院校建立了網(wǎng)站，但是對其的運用僅僅局限于校園內(nèi)網(wǎng)和網(wǎng)頁的制作，檔案內(nèi)容較少，只能開展簡單的查詢和目錄查看功能，無法在一定程度上實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的互聯(lián)。

1.3 高職檔案信息化建設(shè)人才與建設(shè)需求不匹配

隨著新課程改革的不斷發(fā)展和深化，高職檔案信息化建設(shè)對相關(guān)人才的需求越來越高，相關(guān)從業(yè)人才不僅應(yīng)當(dāng)具備檔案管理知識，熟悉檔案管理的流程和方法，還應(yīng)當(dāng)對計算機、信息化技術(shù)和設(shè)備有相應(yīng)的理解，熟悉相關(guān)的系統(tǒng)操作程序。但是根據(jù)實踐研究可以看出，當(dāng)前很多檔案管理人員的文化程度都是高中或者中專，真正具備高學(xué)歷、高素質(zhì)的人才是非常少的，很多人都是覺得檔案管理的工作輕松才選擇了這個工作，專業(yè)并不對口。既懂管理，又熟悉信息化技術(shù)的人才更少。

1.4 高職檔案信息安全缺乏相應(yīng)的預(yù)防策略

高職院校的檔案信息安全一方面應(yīng)當(dāng)保證檔案信息資源的存儲安全，另一方面還要保證信息利用的安全性。電子文件的收集和整理已經(jīng)逐漸成為檔案信息管理的主流方法，計算機、服務(wù)器、掃描機等已經(jīng)成為檔案室的必備設(shè)備，但是高職院校并沒有建立起有效的安全防火墻，沒有重視網(wǎng)絡(luò)信息安全，沒有建立相應(yīng)的信息安全預(yù)防預(yù)案，沒有后臺備案技術(shù)，一旦數(shù)據(jù)丟失，就難以找回。

2 推動高職檔案信息化建設(shè)的策略

2.1 將高職檔案信息化建設(shè)納入數(shù)字化校園建設(shè)規(guī)劃

將高職檔案信息化建設(shè)直接納入數(shù)字化校園建設(shè)的規(guī)劃中，是推動高職院校檔案信息化建設(shè)的重要途徑。高職院校應(yīng)當(dāng)利用數(shù)字化校園建設(shè)，向上級領(lǐng)導(dǎo)爭取一定的資源支持，與其他相關(guān)部門做好溝通和合作，對檔案信息化建設(shè)進行合理科學(xué)的規(guī)劃，實現(xiàn)檔案信息化與校園數(shù)字化建設(shè)同步進行。通過對檔案信息化項目的包裝和建設(shè)，盡可能獲得校園建設(shè)項目的專項資金，從而加大對檔案信息化建設(shè)的資金投入，最終在一定程度上推動高職檔案的信息化建設(shè)。

2.2 不斷加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)

第一，完善相關(guān)的硬件設(shè)備設(shè)施。對于檔案信息化建設(shè)而言，硬件設(shè)備是基礎(chǔ)，也是前提，不應(yīng)當(dāng)僅僅包括計算機、打印機等，還應(yīng)當(dāng)具備一定數(shù)量的交換器、服務(wù)器、防火墻等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施，這樣才能保障高職院校檔案信息化建設(shè)工作的正常開展。第二，完善相應(yīng)的軟件設(shè)備設(shè)施。高職院校應(yīng)當(dāng)采購檔案信息化建設(shè)的軟件設(shè)備設(shè)施，包括信息處理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及相關(guān)的防火墻軟件、相關(guān)的信息化管理程序和流程等。同時，應(yīng)當(dāng)盡可能實現(xiàn)檔案信息化管理系統(tǒng)軟件向網(wǎng)絡(luò)版系統(tǒng)的轉(zhuǎn)型升級，從而提高檔案信息的處理效率。第三，高職院校應(yīng)當(dāng)建立起完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，逐漸實現(xiàn)所有檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，擴大網(wǎng)絡(luò)資源的建設(shè)范圍。同時，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)建立起檔案信息共享平臺，不斷提高檔案信息的利用效率，實現(xiàn)檔案信息的資源共享。

2.3 建立強大的檔案信息化管理人才隊伍

第一，高職院校應(yīng)當(dāng)積極引進相關(guān)的檔案管理類人才。尤其是對于一些對檔案管理有清楚的理論和實踐操作能力，對于信息的處理非常敏感且快速的綜合性人才，一定要加快引進的速度，從而在一定程度上建立起強大的檔案信息化管理人才隊伍。第二，加強對檔案管理員的培訓(xùn)力度。高職院校應(yīng)當(dāng)定期對現(xiàn)有的檔案人員進行相關(guān)信息化建設(shè)的培訓(xùn)，開展有針對性的操作技能培訓(xùn)，幫助相關(guān)管理者能夠迅速掌握最新的消息和技術(shù)技能，與時俱進，從而提高高職院校檔案管理人員的信息技術(shù)運用能力，對檔案資源進行開發(fā)利用，從而不斷適應(yīng)社會信息技術(shù)的發(fā)展。第三，建立健全績效考核制度，直接與員工的薪資報酬掛鉤。對檔案管理而言，績效考核的重點應(yīng)當(dāng)集中在檔案管理的創(chuàng)新和信息化建設(shè)的開展進度上，對相關(guān)人員進行考察、評估。同時，結(jié)合當(dāng)前的檔案管理規(guī)范和高職院校行政管理要求，制定出完善的考核制度和標(biāo)準(zhǔn)，對其行為進行量化，并且將考核成績作為晉升和職稱評定的依據(jù)。

2.4 逐漸完善檔案信息資源庫建設(shè)

檔案信息資源庫能夠在一定程度上推動數(shù)字化建設(shè)的步伐和進程，作為檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和模塊，能夠改變傳統(tǒng)的檔案查詢方式，減輕檔案管理工作者的負(fù)擔(dān)和壓力，提高工作效率。第一，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加大檔案資源的收集力度，運用先進的技術(shù)手段和措施，盡快搭建出有效的辦公、檔案互通平臺，加大對檔案和相關(guān)電子文件的采集，創(chuàng)新并改革檔案管理方法和手段，將電子辦公平臺直接導(dǎo)入檔案管理信息化系統(tǒng)中，從而逐漸實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。第二，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)增強自身的責(zé)任意識，確保將檔案數(shù)據(jù)信息完整無誤地錄入檔案管理系統(tǒng)，并且及時核對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，做到與時俱進，對修改的數(shù)據(jù)資料進行及時、有效地更新。第三，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立健全檔案查詢平臺，對檔案目錄進行精確的設(shè)計和規(guī)范，不斷提高檔案查詢的效率和正確率。第四，將現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)管理手段相結(jié)合，實現(xiàn)紙質(zhì)與電子文檔并存的方式，建立紙質(zhì)檔案資料的同時，將電子檔案進行有效存儲，并且建立起相關(guān)的管理制度，從而不斷豐富檔案資源庫，提高檔案管理的庫存率。

2.5 構(gòu)建適應(yīng)高職檔案信息化建設(shè)的科學(xué)管理體系

一方面，建立健全檔案信息化建設(shè)管理規(guī)章制度。高職院校應(yīng)當(dāng)了解相關(guān)的檔案信息化管理制度和方法，不斷實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)目標(biāo)，統(tǒng)一電子文件和信息的傳遞方式和存儲格式等，確保校園網(wǎng)和相關(guān)檔案系統(tǒng)之間的有效聯(lián)合溝通以及信息交換的順利實施。同時，建立起高職院校的信息采集、信息利用及安全防護的相關(guān)制度，為檔案資源的合理運用提供安全保障和法律保障。另一方面，提高高職院校檔案管理的安全性，不斷增強檔案管理人員的安全意識。在對檔案信息資源進行開發(fā)利用的過程中，高職院校要注重保護隱私權(quán)和利用權(quán)，防止信息泄露，搭建科學(xué)合理的檔案管理模式，同時實現(xiàn)檔案資源共享。

3 結(jié) 語

高職院校應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)納入數(shù)字化校園建設(shè)規(guī)劃，不斷加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，建立強大的檔案信息化管理人才隊伍，逐漸完善檔案信息資源庫建設(shè)，構(gòu)建適應(yīng)高職檔案信息化建設(shè)的科學(xué)管理體系。

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