基于信息化時代下綜合檔案管理工作的思考

王瑛

摘 要：對于每個人來說，檔案都是非常重要額資料。檔案在人員招聘上市工作考察的重要資料，也是決定招收策略的重要依據(jù)。社會發(fā)展的步伐加快，檔案整理工作出現(xiàn)了新的方式，在新時期檔案的管理工作中，出現(xiàn)了現(xiàn)代化信息管理檔案方式。這種方式科學(xué)高效，變革傳統(tǒng)檔案管理方式。使得檔案管理高效和方便。這就使得我們要基于信息化時代下對綜合管理檔案的工作進(jìn)行思考。

關(guān)鍵詞：信息化時代；綜合檔案管理；思考

1 信息化時代下檔案管理工作的意義

檔案追隨人的一生，就像是一部人生攝像機(jī)一樣記錄下你的一生。計算機(jī)的迅速發(fā)展，改變了檔案的存檔方式，傳統(tǒng)的檔案管理工作不再滿足檔案管理的需求了。在互聯(lián)網(wǎng)時代的大背景下，計算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，利于檔案的輸入、利用和輸出。在互聯(lián)網(wǎng)時代下，信息技術(shù)使得每一個人的檔案都將最快的進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)共享。這極大的提高了我們社會工作的效率。相比于傳統(tǒng)時代紙質(zhì)檔案的特點，信息時代的數(shù)字化檔案，可以讓每一個人的信息得到更安全的保存，每個人都有自己的檔案調(diào)取也十分的方便。在這樣的背景下，全社會各個組織和個人，都開始利用信息化檔案。在如今，信息化檔案已經(jīng)普及到社會的每一個角落，每一個人的信息都將以數(shù)字化的方式保存在網(wǎng)絡(luò)中。這開拓了信息化時代下的檔案管理工作的方式，為企業(yè)和個人帶來更有效的效益。

2 信息化時代下綜合檔案管理工作中的問題

雖然檔案的信息化管理給我們的社會帶來了極大的便利，提高了我們的工作效率，可是在實際工作的過程中，仍然會存在一些問題。社會的發(fā)展需要一個過程，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案到現(xiàn)代化的信息檔案之間有一個很大的距離。因此無論從工作方式人員管理，還是人們對于檔案的認(rèn)知和意識等方面，我們都需要有各方面的提高。而在全社會都普及了這種，對于信息化檔案的使用和認(rèn)知的概念之前，我們的信息化檔案管理工作還是存在著一些問題的。

2.1 對檔案信息化管理意識淡薄，部門無人問津

社會工作許許多多，檔案管理又是一項極其特殊的工作。因為沒有標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范來制約，所以很難彰顯出管理人員管理檔案的高低。而檔案信息化管理工作不是很顯眼，長期以來，領(lǐng)導(dǎo)和工作人員可能會忽略檔案信息化管理的重要性。更有調(diào)查的數(shù)據(jù)表明，將近半成以上的機(jī)關(guān)檔案人員認(rèn)為：領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理工作的不重視導(dǎo)致現(xiàn)在有些檔案管理部門人煙稀少，甚至成為了冷宮。嚴(yán)重凸顯出中國各大機(jī)關(guān)單位在檔案信息化管理工作的意識淡薄。

2.2 對檔案信息化管理投入欠缺，設(shè)施基礎(chǔ)不全

想要做好檔案信息化管理工作，首先需要一個能夠裝下數(shù)以萬計信息的檔案資料庫。這些資料庫必須以高性能的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施作為其重要的基礎(chǔ)保障。但是許多機(jī)關(guān)單位在檔案信息化管理的設(shè)施上投入欠缺，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不全。導(dǎo)致硬件數(shù)量不足，在維修、升級方面又不及時去管理。信息化管理系統(tǒng)的空間小，軟件功能的不完善，甚至出現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)脫軌，經(jīng)獨立在啊系統(tǒng)中存在，不能與外部系統(tǒng)實現(xiàn)有效的鏈接。

2.3 對檔案信息化管理人員不佳，加速人才流失

這些年來，某些機(jī)關(guān)單位對檔案信息化管理人員的待遇實在太差，幾乎沒有人愿意去管理該機(jī)關(guān)單位的檔案工作。有些單位待遇到是不錯，可是公司為了減低檔案管理成本，在內(nèi)部進(jìn)行很大幅度的裁員工作，導(dǎo)致不少檔案管理人員失業(yè)。曾經(jīng)的鞍山鋼鐵集團(tuán)，它曾經(jīng)設(shè)有246個檔案管理機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)下的檔案管理人員更是達(dá)到了589人。而現(xiàn)在，經(jīng)過幾輪殘酷的人員裁決，鞍山鋼鐵集團(tuán)檔案管理人員只剩下190人。那些被公司淘汰的檔案管理人員大多數(shù)不得不放棄自己原來專業(yè)的工作，轉(zhuǎn)向他們不擅長的工作，造成專業(yè)人員的嚴(yán)重流失，而且那些留下來的檔案管理人員，也幾乎身兼多職，除了檔案管理的本職工作，還要承擔(dān)起秘書、外宣等工作。而與其它工作相比，他們的待遇差距懸殊，這給檔案管理人員心理造成極大的不平衡。影響了檔案管理人員的職業(yè)榮譽感和工作積極性。工作辛苦而待遇不高，管理人員無法專心工作，不僅人才流失嚴(yán)重，也給信息化檔案管理工作的發(fā)展帶來重大危機(jī)。這樣發(fā)展下去檔案信息化管理水平會逐漸走低，令人擔(dān)憂。

3 信息化時代下檔案管理工作的管理方法

3.1 強(qiáng)化信息化檔案管理人員的建設(shè)意識

綜合信息化檔案管理工作中，管理人員的管理思想對管理工作影響極為關(guān)鍵。機(jī)關(guān)單位需要一個具有建設(shè)思想的人來為信息化檔案管理工作帶路。這時，檔案管理人員也要自我強(qiáng)化自身的信息化意識。不再像傳統(tǒng)的人工存檔那樣，管理檔案思想也從“封閉式”轉(zhuǎn)為“開放式”。因此管理者一定要強(qiáng)化自身意識，加強(qiáng)工作的宣傳力度。讓各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人眼的工作熱情高漲，積極參加檔案信息化管理的建設(shè)。

不可否認(rèn)的是，雖然我們已經(jīng)進(jìn)入了信息化時代，可是我們的工作方式并不完全是全自動的，每一個信息平臺操作的終端都需要有相應(yīng)的工作人員來進(jìn)行手動操作和完成。因此，強(qiáng)化信息化檔案管理人員的工作意識，是能夠提高整個社會信息化檔案工作效率的最好方法。讓每一個終端的管理人員和操作人員都認(rèn)識到自己工作的重要性，并且，完全接受現(xiàn)代化的工作方式，轉(zhuǎn)變自己的工作意識和工作態(tài)度，這才能從根本上來提高我們的檔案管理工作的水平和效率。

3.2 加大信息化檔案設(shè)施建設(shè)力度

在人員的主觀意識方面進(jìn)行了相關(guān)的技能培訓(xùn)和提高以后，我們還要關(guān)注硬件上的支持。信息化時代最大的特點就是技術(shù)更新的速度極快，這一方面給我們帶來了很大的便利，而另一方面也造成了我們在硬件使用上的困難。面對著信息化時代這樣的特點，我們有必要跟上時代的腳步，隨時準(zhǔn)備更新自身的設(shè)備。

想要進(jìn)行信息化檔案管理，最基本的就要有基礎(chǔ)設(shè)施的支持。要加快信息化檔案管理工作必須加大對設(shè)施的資金投入。首先，就是要建設(shè)一個具有空間大、功能性可靠的檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案信息化管理環(huán)境。緊接著，要為信息化檔案管理工作提供可靠的硬件設(shè)施設(shè)備，就如現(xiàn)在的計算機(jī)電腦、電子掃描儀、儲存硬盤等必要的工具。為了保證設(shè)備能夠發(fā)揮其最大優(yōu)勢，還需要相應(yīng)的軟件。硬件和軟件的基礎(chǔ)設(shè)施保障了，才能有效的實行信息化檔案管理。

3.3 注重培養(yǎng)信息化檔案管理人員

信息化檔案的管理人員是直接面對信息化檔案工作的一線工作人員。在任何社會組織中想要提高工作效率，優(yōu)化工作質(zhì)量，走向現(xiàn)代化的工作模式，都必須有一個現(xiàn)代化的管理制度。對人的管理是這樣，對于信息化檔案的管理也是如此。只有真正培養(yǎng)出優(yōu)秀的信息化檔案管理人員，我們才能夠讓信息化檔案的日常管理，走向正規(guī)化現(xiàn)代化的道路。

在信息化檔案管理工作中，管理人員起主導(dǎo)作用。日前，大多數(shù)機(jī)關(guān)單位的信息化管理團(tuán)隊隊伍散漫，整體專業(yè)技術(shù)不高。因此，為高效的管理信息化檔案，需要建設(shè)一支能夠適應(yīng)信息化檔案管理工作的高素質(zhì)人才。為應(yīng)對社會信息化帶來的各種沖擊，各機(jī)關(guān)單位需要注重檔案管理人員的培訓(xùn)教育，做到定期的組織管理人員出去學(xué)習(xí)活動。增強(qiáng)管理人員的專業(yè)知識和操作水平。以此來做好信息化檔案管理工作。

4 結(jié)語

在信息化時代，想要做好檔案管理工作，就要跟隨時代潮流。傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)顯得疲勞而低效。信息化管理檔案才是高效而便捷的方法。檔案管理工作的信息化也是檔案管理和信息化時代發(fā)展的需求，是未來檔案管理的必然趨勢。跟隨時代的趨勢，我們才能夠，不斷的向前進(jìn)步，為每一個人都建立完備的信息化檔案，投入現(xiàn)代化的管理設(shè)備，培養(yǎng)現(xiàn)代化的信息化檔案管理人才，是我們在當(dāng)今社會面對信息快速發(fā)展時必須要做的一項工作。構(gòu)建出現(xiàn)代化的信息化檔案管理體系，是構(gòu)建我們整個現(xiàn)代社會的一塊重要基石。

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