數(shù)字檔案建設(shè)和高校行政績效提升

田媛　徐超

摘 要： 本文以數(shù)字檔案建設(shè)為基礎(chǔ)，結(jié)合信息化時代高校數(shù)字檔案的生態(tài)化、社會化、專業(yè)化、智慧化和知識化的發(fā)展趨勢，分析高校數(shù)字檔案對高校行政績效的影響、運用現(xiàn)狀及存在的問題，從目標管理、流程優(yōu)化、績效考核等方面提出數(shù)字檔案為高校行政績效提升所提供的支持途徑和策略措施。

關(guān)鍵詞： 數(shù)字檔案 高校行政績效 提升

行政績效是指在行政管理工作中所產(chǎn)生的業(yè)績、效果和效率。目前，在我國高校的行政管理體制中的管理形式相似，一般存在管理理念和工作效率有待提高、考核體系有待完善、績效溝通有待加強等方面的特點，這些問題制約了高校教育教學(xué)質(zhì)量、科學(xué)研究水平及服務(wù)社會能力的進一步發(fā)展。隨著信息化和大數(shù)據(jù)時代的到來，如何借助數(shù)字檔案發(fā)展的趨勢，充分利用數(shù)字檔案資源，進一步提高高校行政績效水平是值得研究和探討的。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校數(shù)字檔案建設(shè)

數(shù)字檔案是建立在信息技術(shù)普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)上，用數(shù)字化技術(shù)對檔案資源進行鑒定、轉(zhuǎn)換、收集和存儲的平臺，它以分類保管、檢索利用和統(tǒng)計反饋等一體化整合處理為工作重心，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行信息查詢和傳遞，對涉及的檔案資源進行合理有效的管理，為相關(guān)部門提供高效率的個性化服務(wù)，實現(xiàn)資源共享。高校數(shù)字檔案是反映師生日常工作內(nèi)容、工作狀態(tài)、歷史背景的信息載體，這些數(shù)據(jù)促使高校依據(jù)獨特的特點，總攬全局，找準符合學(xué)校發(fā)展的辦學(xué)定位和指導(dǎo)思想。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展和“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的提出，數(shù)字檔案資源服務(wù)方式更加多樣化，體系更完善，特別是在干部選拔、人才招聘、學(xué)生管理和科研教學(xué)等方面進一步提供更加客觀的參考依據(jù)，為高校各方面工作的優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。

二、數(shù)字檔案建設(shè)對高校行政績效管理的影響

高校行政績效管理是檢驗高校管理客觀和科學(xué)的標準，是衡量高校行政管理切實取得實效的關(guān)鍵。目前，很多高校都在傳統(tǒng)檔案館的基礎(chǔ)上建立了數(shù)字檔案館，應(yīng)用了更加現(xiàn)代化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化的信息化手段對學(xué)校發(fā)展中產(chǎn)生的數(shù)字檔案進行全方位的分類和歸納。同時，數(shù)字檔案還能提供針對性的服務(wù)，特別是對行政績效需要的信息進行收集、整理、歸納、總結(jié)，并進一步排序檢索、篩選查詢、比較匯總及分析統(tǒng)計，為高校行政績效的相關(guān)工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。影響高校行政績效的因素包含管理觀念、管理模式、管理方式等方面，數(shù)字檔案收集的數(shù)據(jù)可以參與高校行政工作的整個過程，在計劃的制訂、考核與評價、結(jié)果與應(yīng)用、目標提升等方面更加優(yōu)化，業(yè)務(wù)流程更加合理，與內(nèi)部管理體制改革相結(jié)合，管理活動更加科學(xué)化、民主化，充分發(fā)揮數(shù)字檔案在高校管理中的導(dǎo)向作用，為高校整體水平的提升奠定堅實的基礎(chǔ)。

三、數(shù)字檔案在高校行政績效管理中的運用現(xiàn)狀和存在問題

在高校行政管理中實施績效管理，是為了對行政管理人員的工作質(zhì)量、效率和業(yè)績進行全面、科學(xué)和客觀的評價。目前，部分高校通過“數(shù)字化校園”、數(shù)字檔案館建設(shè)等途徑，對學(xué)校各類檔案數(shù)字信息資源進行有效的存儲、管理和利用，取得一定的成效，但這些數(shù)字資源在高校行政績效管理中沒有得到足夠的重視，因此應(yīng)用不夠廣泛，成效不明顯。一方面，由于部分高校數(shù)字檔案建設(shè)與實際的行政管理工作結(jié)合不緊密，停留在材料收集層面，沒有充分發(fā)揮數(shù)字檔案的導(dǎo)向和調(diào)節(jié)功能，導(dǎo)致績效考核的指標不明確，反饋不夠科學(xué)、合理。另一方面，數(shù)據(jù)應(yīng)用在崗位分析、年度考核等環(huán)節(jié)中沒有形成持續(xù)的循環(huán)模式，特別是在行政績效考核的環(huán)節(jié)中沒有真正量化。在具體實施考核時，沒有充分利用數(shù)字資源的優(yōu)勢對“德、能、勤、績、廉”的考核指標進行量化和分解，或者分解得不具體、不細致，細化和量化等方面都有待加強。這些方面的問題導(dǎo)致考核結(jié)果的片面化，使考核缺乏時效性、公正性和客觀性。

四、數(shù)字檔案建設(shè)對高校行政績效提升的有效途徑

（一）為建立行政管理的目標化測算提供量化依據(jù)

高校的定位決定了未來的發(fā)展方向，每個學(xué)校都有自己的辦學(xué)定位和辦學(xué)目標，每年都有相應(yīng)的發(fā)展目標和工作重點。學(xué)校發(fā)展目標的制定與分解是高校行政績效管理工作中重要的環(huán)節(jié)，管理目標被分解到各個部門和崗位，這些部門和崗位的績效是管理建設(shè)整體目標實現(xiàn)的保證。高校數(shù)字化檔案建設(shè)可以根據(jù)高校的發(fā)展需求提供個性化服務(wù)，通過可量化的數(shù)據(jù)準確地進行細分和定位，有針對性地收集、處理和監(jiān)控這些所需的數(shù)據(jù)資源，幫助目標管理和測算的實現(xiàn)，解決存在于高校行政管理中指標難以量化的難題。例如數(shù)字檔案可以在宏觀上提供每年的學(xué)生入學(xué)和畢業(yè)的人數(shù)、師資變化和培訓(xùn)人數(shù)，通過校內(nèi)外橫向、縱向的對比測算學(xué)生管理和人事管理部門的工作績效，從而確定學(xué)校本年度人才培養(yǎng)的目標實現(xiàn)情況。這個工作環(huán)節(jié)的完成質(zhì)量對績效管理取得實效非常關(guān)鍵，能夠增強高校行政管理的決策能力，確保制定辦學(xué)定位準確性和合理性。

（二）對行政管理過程的系統(tǒng)化和流程化監(jiān)管提供數(shù)據(jù)支持

高校的績效管理強調(diào)利用溝通和輔導(dǎo)促進各級工作人員能力的提高，這是一個長久和持續(xù)的過程。數(shù)字檔案可以通過對數(shù)據(jù)有針對性的采集和整理，對現(xiàn)行的行政管理工作進行把握，并及時反饋過程中出現(xiàn)的不足，進一步提高日常服務(wù)流程的信息化程度、文件處理的平均時效、年度整體計劃的推進程度、事務(wù)審批速度和校內(nèi)各部門的工作協(xié)調(diào)、環(huán)境與策略的配合度，促使工作節(jié)奏不斷調(diào)整，組織運行效率不斷提高，行政管理流程和業(yè)務(wù)流程不斷優(yōu)化。例如在高校科研管理工作中，數(shù)字檔案可以監(jiān)測科研成果的申報與管理過程，隨時提供各院部的課題成果的申報數(shù)量、圖書專著的出版數(shù)量、各級論文發(fā)表數(shù)量等量化的指標和參數(shù)，通過與校內(nèi)各學(xué)院之間的對比、其他高校數(shù)據(jù)的對比，促使學(xué)校的科研管理部門在目標實現(xiàn)過程中不斷進行調(diào)整工作進度，對服務(wù)創(chuàng)新改造能力和對環(huán)境變化的適應(yīng)能力進行強化，提高高校的科研工作管理水平和整體效率。

（三）在行政績效考核指標提供量化支撐

一個良好的績效管理系統(tǒng)是由績效的定義、實施、考評和反饋幾部分組成的，在高校行政管理過程中，績效考核發(fā)揮評價、激勵和效益的職能，主要體現(xiàn)在對行政管理人員的績效計劃的執(zhí)行情況及工作態(tài)度、行為表現(xiàn)等方面。數(shù)字檔案從結(jié)果和行為兩方面提供收集到的考核數(shù)據(jù)，盡可能多角度地量化行政人員的表現(xiàn)，構(gòu)建符合高校行政管理人員工作特點的考核標準及考核指標體系。例如將數(shù)字檔案建設(shè)與高校中層干部考核等工作相結(jié)合，在對行政管理人員進行考核過程中，依據(jù)被考核單位和人員的工作性質(zhì)、工作內(nèi)容，利用數(shù)字檔案資源進行梳理和細化，根據(jù)高校實際崗位的設(shè)定情況進行分類分級，建立權(quán)重分配合理的多級、全方位綜合考核指標體系。例如相對于機關(guān)行政類和一些直屬單位，學(xué)院行政類的考核更具有可量化的特點，數(shù)字檔案在各學(xué)院的人才引進、科研教輔、社會服務(wù)和學(xué)科建設(shè)等方面的考核提供充分的數(shù)字依據(jù)，在各學(xué)院的橫向?qū)Ρ戎刑峁┖侠淼脑u價尺度，避免隨意性、主觀性的消極影響。

（四）在行政績效管理的過程和改進的中提供數(shù)據(jù)監(jiān)督

行政績效管理的過程是從計劃制訂、溝通、考核到結(jié)果應(yīng)用、目標提升的一個周而復(fù)始的過程，對高校來說，行政管理工作尤其具有周期性和重復(fù)性的特點。高校工作的規(guī)律一般以年度為周期，每年年初制訂計劃，年末進行總結(jié)，重復(fù)性較強。利用數(shù)字檔案收集對周期進行監(jiān)測，通過幾個周期的運行，結(jié)合歷年產(chǎn)生的行政績效，可以對舊工作及時準確的進行總結(jié)、評價與獎懲，達到對現(xiàn)有崗位、人員和任務(wù)重新分析和設(shè)計的目的，并對崗位說明和職責進行重新定義、完善，更科學(xué)、合理地制定崗位任職條件、能力需求。在高校干部年度考核、屆滿考核和試用期滿考核等工作中，數(shù)字檔案能夠?qū)σ验_展的工作進行量化分析、比較，針對下個績效考核周期提出有針對性的改善意見和建議，對部分績效考核成績較差的單位，在后期的定編、定崗、定責及工作再設(shè)計等方面有針對性地進行優(yōu)化和改善，相關(guān)的行政人員可以進一步了解自身的特點和業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷提高工作能力和績效。

信息化時代的大數(shù)據(jù)帶給了傳統(tǒng)檔案工作以沖擊，這是機遇也是挑戰(zhàn)，高校應(yīng)該逐步將工作重心從館藏資源的數(shù)字化建設(shè)轉(zhuǎn)向數(shù)字檔案資源的開發(fā)與應(yīng)用，充分發(fā)揮數(shù)字檔案的服務(wù)職能，從決策、組織、控制、協(xié)調(diào)方面，從管理的對象、管理的技術(shù)方面提供數(shù)據(jù)支持。將高校數(shù)字檔案建設(shè)同行政管理工作緊密結(jié)合，通過信息技術(shù)手段的提升，充分發(fā)揮數(shù)字檔案資源在服務(wù)校園和數(shù)據(jù)增值性的優(yōu)勢，幫助高校進一步完善行政管理人員評價體系，提升工作人員工作的積極性和創(chuàng)造性，提高學(xué)校行政管理工作的效率和質(zhì)量，為高校各項事業(yè)的蓬勃發(fā)展和綜合競爭力的提升做好充分的保障。

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