企業檔案管理現狀及其改善措施

張鵬

摘 要：企業檔案是企業相當重要的資產，其對于企業經濟效益以及改革有著相當積極的意義。特別是在如今市場競爭日趨激烈的今天，對于企業檔案管理提出了更高的要求。為了更好的發揮出檔案在企業中的作用，就必須要強化檔案管理。在文中就對企業檔案管理的重要性進行了介紹，并就企業檔案管理的現狀進行了簡要分析，在此基礎上就如何做好企業檔案管理提出了幾點改進建議。

關鍵詞：檔案管理；現狀；企業檔案

近年來，人們的社會實踐活動變得越來越頻繁，在實踐活動之中所產生的需要記載的有價值的信息也越來越多。而檔案作為記錄人們社會活動的記錄，其所面臨的管理工作也因此變得越來越繁重。檔案管理工作的水平直接影響檔案服務質量。企業的檔案管理工作作為企業的一項基礎的工作，對企業的生產、經營以及管理活動的資料進行保存，并對其進行開發利用。然而從當前的實際情況來看，國內很多企業在檔案管理管理上還存在著諸多的不足之處，這是因為很多企業只注重生產與經營，而對于檔案管理工作的重要性缺乏清晰的認識，導致企業檔案管理工作難以與企業的發展相同步。如果這種情況不能夠得到有效地改善，那么就可能成為影響企業發展的軟肋，影響到企業的健康發展[1]。

1 企業檔案管理的重要性

1）是企業管理的重要組成部分.對于企業檔案管理來講，其本就是企業管理中的重要環節，為企業管理活動的開展提供有力的檔案資料的支持。特別是規范嚴格的檔案管理，可以確保檔案不丟失、檔案信息及時更新，為企業的管理決策提供重要依據，提高企業檔案管理的可學性和合理性。

2）是對企業核心資源的管理。檔案管理的水平高低直接反映出企業管理的水平。而檔案本身就是企業的核心資源，是企業相當重要的信息資源。檔案管理的工作就是對這些資源進行有效地管理。如果檔案管理工作不到位，那么這些核心資源就難以得到有效地保護，導致企業信息資源受到損害。

3）是對企業歷史信息的管理。在企業管理工作之中，檔案管理是最為基本的管理內容，同時檔案匯總很多都是對企業歷史以及文化的一種真實的記錄，因此開展檔案管理，就是對企業歷史信息的管理。一套完善的檔案管理體系，可以更好的保護企業的歷史信息。

2 當前企業檔案管理中需要進一步改進的地方

1）重視程度還有待進一步提高。對于企業檔案管理工作的重視程度還有待進一步提高，其主要的表現就在于對于檔案管理工作的重要性還缺乏充分的認識，這是一個較為普遍的問題。在現階段，很多企業的管理者都單純的認為檔案管理工作并不重要，認為做決策只需要統計分析外部的市場數據即可，殊不知在考慮企業自身情況時就需要有企業自身的檔案作為有力支持。正是因為不夠重視，導致企業在檔案管理工作上的投入還不夠，影響到了企業檔案管理的良好

開展[2]。

2）數字化水平還有待改善。當前，在企業的管理中種數字化技術已經得到了相當廣泛的應用的，按時數字化的檔案數據庫以及共享平臺還只是在發展的初級階段，對于檔案的信息整合以及利用水平并不高。在電子檔案方面也缺乏科學、完善合理的管理規范以及標準。這些情況的存在，影響到了企業檔案管理水平的提升。

3）檔案的保護工作還有進一步改進的空間。企業中的原始檔案較為容易流失、損壞，因此對于檔案的存儲環境有著較高的要求，需要在專門存放檔案的庫房中進行存放。但是以為實際條件的限制，很多企業并沒有設立專門的檔案庫房，還有的企業雖然有專門的庫房，但是庫房中的環境卻不能夠達到要求。這就使得檔案的保管難以達到要求，需要進行進一步的改善。

4）企業檔案管理隊伍素質可進一步提升。檔案管理人員的素質以及業務能力和企業檔案管理的水平有著密切的關系。但是因為檔案管理工作得不到重視，很多檔案管理人員都不注重提高自身的素質。還有的檔案管理人員則是不注重積累經驗，缺乏良好的責任心，在工作上也不夠嚴謹。導致了在工作中經常出現疏漏、丟失以及保存不良等多種情況。還有部分檔案管理人員則因為是老員工，他們對于計算機、互聯網等各種先進的計算機技術掌握起來較為困難，很難做到講檔案管理和現代化辦公進行結合。

3 當前企業檔案管理改善的措施

1）進一步強化檔案管理意識。對于企業來講，特別是企業領導，不能夠僅僅是將眼光集中在企業的經濟效益上，還需要對企業的檔案管理工作予以重視。這是因為，檔案管理工作也會對企業的發展后勁帶來深遠的影響，因此必須要予以重視。作為企業的核心所在，領導無論是在哪一個方面都應該要為員工做出榜樣。如果領導能夠對檔案管理工作進行重視，那么員工自然也會對其進行重視[3]。因此，要強化企業檔案管理，領導就必須要樹立起正確的檔案管理意識。領導需要切實的體會到檔案管理工作的重要性，只有這樣才能夠真正地重視檔案管理工作，并帶動企業中其他員工去了解檔案的重要性。同時也只有領導的檔案管理意識提升了，才能夠為檔案管理工作提供更多的支持，讓檔案管理工作可以更好的開展。

2）快速推進數字化信息管理。企業可以通過局域網來構建起檔案管理網站，而檔案管理人員則是網站的管理員，直接和檔案管理系統進行連接，根據企業中成員不同的職能以及級別來設置相應的查詢權限。對于一些沒有保密性要求的資料，則可以通過網絡平臺來進行公布，還可以提供在線下載，為檔案信息的共享提供方便的途徑。同時，還可以選用合適的檔案管理軟件，將其和自動化辦公系統進行對接。讓企業生產經營活動之中所產生的各種形式的文件以及資料都能夠直接通過在線的方式來進行條件，利用網絡導入到檔案的數據庫之中，讓電子文檔可以得到及時的歸檔。

3）為企業檔案管理保護提供支持。企業需要根據檔案管理保護的相關規定以及國家對于檔案保管保護的規定，對檔案保管設施提供更多的資金進行建設，設置專門的庫房，并在庫房之中配備防盜、防火、防潮、防有害生物的多種設施，特別是對于一些特殊載體檔案，更是需要進行重點的保護。此外，還需要根據電子檔案的存儲介質來提供有效地保護措施，例如防靜電、備份等等。

4）打造一支強有力的檔案管理人員隊伍。首先，需要對現有檔案管理人員的素養以及能力進行評估，并在此基礎上為檔案管理人員的素質提升以及專業知識開展有針對性的培訓。特別需要注意的是，要注重對檔案管理方面的法律法規、合同以及保密等相關內容的培訓。通過系統性、有針對性的培訓，可以幫助檔案管理人員更好的掌握檔案管理工作的流程、內容，有效地改善檔案管理的效果[4]。而針對老員工則是要加強對現代化辦公軟件知識的培訓，讓他們可以更好的使用現代化辦公軟件來開展檔案管理工作。其次，注重引進高質量的檔案管理專業人員，這樣可以有這樣改善整個隊伍的工作水平。也可以是引進高質量的檔案管理人員來為現有的檔案管理人員進行

培訓。

4 結語

伴隨著經濟的快速發展，企業作為地方發展的主體和經濟支柱，必須要走確保生產質量與規模的前提之下，注重保護企業所屬的知識資源，在如今的這個信息時代中既要保護好知識產權，又要能做好資源共享，這樣才可以推動企業的發展。而在這些工作之中，檔案管理則是非常重要的基礎，只有做好了檔案管理才能夠更好的為知識產權的保護、資源共享提供支持，促進企業的發展。

參考文獻

[1]于新龍.新時期企業檔案管理模式分析[J].商場現代化，2017（24）：80-81.

[2]羅田.新形勢下企業檔案工作存在的問題與解決措施[J].城建檔案，2017（12）：100-101.

[3]章曉鐳.加強改制企業檔案管理工作的若干建議[J].浙江檔案，2016（12）：62.

[4]汪桂香.企業檔案管理存在的問題及對策研究[J].辦公室業務，2016（24）：138+118.