企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及其改善措施

張鵬

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)相當(dāng)重要的資產(chǎn)，其對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益以及改革有著相當(dāng)積極的意義。特別是在如今市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的今天，對(duì)于企業(yè)檔案管理提出了更高的要求。為了更好的發(fā)揮出檔案在企業(yè)中的作用，就必須要強(qiáng)化檔案管理。在文中就對(duì)企業(yè)檔案管理的重要性進(jìn)行了介紹，并就企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，在此基礎(chǔ)上就如何做好企業(yè)檔案管理提出了幾點(diǎn)改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；企業(yè)檔案

近年來，人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)變得越來越頻繁，在實(shí)踐活動(dòng)之中所產(chǎn)生的需要記載的有價(jià)值的信息也越來越多。而檔案作為記錄人們社會(huì)活動(dòng)的記錄，其所面臨的管理工作也因此變得越來越繁重。檔案管理工作的水平直接影響檔案服務(wù)質(zhì)量。企業(yè)的檔案管理工作作為企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)的工作，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營以及管理活動(dòng)的資料進(jìn)行保存，并對(duì)其進(jìn)行開發(fā)利用。然而從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，國內(nèi)很多企業(yè)在檔案管理管理上還存在著諸多的不足之處，這是因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)只注重生產(chǎn)與經(jīng)營，而對(duì)于檔案管理工作的重要性缺乏清晰的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作難以與企業(yè)的發(fā)展相同步。如果這種情況不能夠得到有效地改善，那么就可能成為影響企業(yè)發(fā)展的軟肋，影響到企業(yè)的健康發(fā)展[1]。

1 企業(yè)檔案管理的重要性

1）是企業(yè)管理的重要組成部分.對(duì)于企業(yè)檔案管理來講，其本就是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，為企業(yè)管理活動(dòng)的開展提供有力的檔案資料的支持。特別是規(guī)范嚴(yán)格的檔案管理，可以確保檔案不丟失、檔案信息及時(shí)更新，為企業(yè)的管理決策提供重要依據(jù)，提高企業(yè)檔案管理的可學(xué)性和合理性。

2）是對(duì)企業(yè)核心資源的管理。檔案管理的水平高低直接反映出企業(yè)管理的水平。而檔案本身就是企業(yè)的核心資源，是企業(yè)相當(dāng)重要的信息資源。檔案管理的工作就是對(duì)這些資源進(jìn)行有效地管理。如果檔案管理工作不到位，那么這些核心資源就難以得到有效地保護(hù)，導(dǎo)致企業(yè)信息資源受到損害。

3）是對(duì)企業(yè)歷史信息的管理。在企業(yè)管理工作之中，檔案管理是最為基本的管理內(nèi)容，同時(shí)檔案匯總很多都是對(duì)企業(yè)歷史以及文化的一種真實(shí)的記錄，因此開展檔案管理，就是對(duì)企業(yè)歷史信息的管理。一套完善的檔案管理體系，可以更好的保護(hù)企業(yè)的歷史信息。

2 當(dāng)前企業(yè)檔案管理中需要進(jìn)一步改進(jìn)的地方

1）重視程度還有待進(jìn)一步提高。對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的重視程度還有待進(jìn)一步提高，其主要的表現(xiàn)就在于對(duì)于檔案管理工作的重要性還缺乏充分的認(rèn)識(shí)，這是一個(gè)較為普遍的問題。在現(xiàn)階段，很多企業(yè)的管理者都單純的認(rèn)為檔案管理工作并不重要，認(rèn)為做決策只需要統(tǒng)計(jì)分析外部的市場(chǎng)數(shù)據(jù)即可，殊不知在考慮企業(yè)自身情況時(shí)就需要有企業(yè)自身的檔案作為有力支持。正是因?yàn)椴粔蛑匾暎瑢?dǎo)致企業(yè)在檔案管理工作上的投入還不夠，影響到了企業(yè)檔案管理的良好

開展[2]。

2）數(shù)字化水平還有待改善。當(dāng)前，在企業(yè)的管理中種數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)得到了相當(dāng)廣泛的應(yīng)用的，按時(shí)數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫以及共享平臺(tái)還只是在發(fā)展的初級(jí)階段，對(duì)于檔案的信息整合以及利用水平并不高。在電子檔案方面也缺乏科學(xué)、完善合理的管理規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)。這些情況的存在，影響到了企業(yè)檔案管理水平的提升。

3）檔案的保護(hù)工作還有進(jìn)一步改進(jìn)的空間。企業(yè)中的原始檔案較為容易流失、損壞，因此對(duì)于檔案的存儲(chǔ)環(huán)境有著較高的要求，需要在專門存放檔案的庫房中進(jìn)行存放。但是以為實(shí)際條件的限制，很多企業(yè)并沒有設(shè)立專門的檔案庫房，還有的企業(yè)雖然有專門的庫房，但是庫房中的環(huán)境卻不能夠達(dá)到要求。這就使得檔案的保管難以達(dá)到要求，需要進(jìn)行進(jìn)一步的改善。

4）企業(yè)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)可進(jìn)一步提升。檔案管理人員的素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力和企業(yè)檔案管理的水平有著密切的關(guān)系。但是因?yàn)闄n案管理工作得不到重視，很多檔案管理人員都不注重提高自身的素質(zhì)。還有的檔案管理人員則是不注重積累經(jīng)驗(yàn)，缺乏良好的責(zé)任心，在工作上也不夠嚴(yán)謹(jǐn)。導(dǎo)致了在工作中經(jīng)常出現(xiàn)疏漏、丟失以及保存不良等多種情況。還有部分檔案管理人員則因?yàn)槭抢蠁T工，他們對(duì)于計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握起來較為困難，很難做到講檔案管理和現(xiàn)代化辦公進(jìn)行結(jié)合。

3 當(dāng)前企業(yè)檔案管理改善的措施

1）進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。對(duì)于企業(yè)來講，特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，不能夠僅僅是將眼光集中在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益上，還需要對(duì)企業(yè)的檔案管理工作予以重視。這是因?yàn)椋瑱n案管理工作也會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展后勁帶來深遠(yuǎn)的影響，因此必須要予以重視。作為企業(yè)的核心所在，領(lǐng)導(dǎo)無論是在哪一個(gè)方面都應(yīng)該要為員工做出榜樣。如果領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行重視，那么員工自然也會(huì)對(duì)其進(jìn)行重視[3]。因此，要強(qiáng)化企業(yè)檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)就必須要樹立起正確的檔案管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)需要切實(shí)的體會(huì)到檔案管理工作的重要性，只有這樣才能夠真正地重視檔案管理工作，并帶動(dòng)企業(yè)中其他員工去了解檔案的重要性。同時(shí)也只有領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)提升了，才能夠?yàn)闄n案管理工作提供更多的支持，讓檔案管理工作可以更好的開展。

2）快速推進(jìn)數(shù)字化信息管理。企業(yè)可以通過局域網(wǎng)來構(gòu)建起檔案管理網(wǎng)站，而檔案管理人員則是網(wǎng)站的管理員，直接和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行連接，根據(jù)企業(yè)中成員不同的職能以及級(jí)別來設(shè)置相應(yīng)的查詢權(quán)限。對(duì)于一些沒有保密性要求的資料，則可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來進(jìn)行公布，還可以提供在線下載，為檔案信息的共享提供方便的途徑。同時(shí)，還可以選用合適的檔案管理軟件，將其和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接。讓企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)之中所產(chǎn)生的各種形式的文件以及資料都能夠直接通過在線的方式來進(jìn)行條件，利用網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)入到檔案的數(shù)據(jù)庫之中，讓電子文檔可以得到及時(shí)的歸檔。

3）為企業(yè)檔案管理保護(hù)提供支持。企業(yè)需要根據(jù)檔案管理保護(hù)的相關(guān)規(guī)定以及國家對(duì)于檔案保管保護(hù)的規(guī)定，對(duì)檔案保管設(shè)施提供更多的資金進(jìn)行建設(shè)，設(shè)置專門的庫房，并在庫房之中配備防盜、防火、防潮、防有害生物的多種設(shè)施，特別是對(duì)于一些特殊載體檔案，更是需要進(jìn)行重點(diǎn)的保護(hù)。此外，還需要根據(jù)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)來提供有效地保護(hù)措施，例如防靜電、備份等等。

4）打造一支強(qiáng)有力的檔案管理人員隊(duì)伍。首先，需要對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的素養(yǎng)以及能力進(jìn)行評(píng)估，并在此基礎(chǔ)上為檔案管理人員的素質(zhì)提升以及專業(yè)知識(shí)開展有針對(duì)性的培訓(xùn)。特別需要注意的是，要注重對(duì)檔案管理方面的法律法規(guī)、合同以及保密等相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)。通過系統(tǒng)性、有針對(duì)性的培訓(xùn)，可以幫助檔案管理人員更好的掌握檔案管理工作的流程、內(nèi)容，有效地改善檔案管理的效果[4]。而針對(duì)老員工則是要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化辦公軟件知識(shí)的培訓(xùn)，讓他們可以更好的使用現(xiàn)代化辦公軟件來開展檔案管理工作。其次，注重引進(jìn)高質(zhì)量的檔案管理專業(yè)人員，這樣可以有這樣改善整個(gè)隊(duì)伍的工作水平。也可以是引進(jìn)高質(zhì)量的檔案管理人員來為現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行

培訓(xùn)。

4 結(jié)語

伴隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)作為地方發(fā)展的主體和經(jīng)濟(jì)支柱，必須要走確保生產(chǎn)質(zhì)量與規(guī)模的前提之下，注重保護(hù)企業(yè)所屬的知識(shí)資源，在如今的這個(gè)信息時(shí)代中既要保護(hù)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)，又要能做好資源共享，這樣才可以推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。而在這些工作之中，檔案管理則是非常重要的基礎(chǔ)，只有做好了檔案管理才能夠更好的為知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)、資源共享提供支持，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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