新形勢下機(jī)關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的思考

張曉娟

摘 要：在新形勢下，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案的高效與標(biāo)準(zhǔn)化的管理基礎(chǔ)和前提，也能有效提升管理工作的效率。要完成機(jī)關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，就要解決目前管理工作中存在的一些具體的問題，通過有效的措施保證機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的工作，確保檔案資料管理的安全性和有效性，使檔案資料最大限度地發(fā)揮其價值。

關(guān)鍵詞：新形勢；機(jī)關(guān)檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；思考

1 規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化在檔案管理中的地位

為了健全和完善機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案的管理制度，國家對機(jī)關(guān)檔案工作制發(fā)了一系列指示和規(guī)定，這對實(shí)現(xiàn)全國檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化打下了良好的基礎(chǔ)。已出臺的《檔案法》與《中華人民共和國檔案法》修正案，使我國的檔案工作進(jìn)一步走向依法管理的法制化軌道。《檔案法》的頒布實(shí)施與重新修訂，為社會主義市場經(jīng)濟(jì)下的檔案工作提供了有力的法律保障。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的法制化，必須解決檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理走向法制化軌道的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作法制化、規(guī)范化工作中，搞好機(jī)關(guān)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是重要環(huán)節(jié)。檔案工作是機(jī)關(guān)信息管理的重要內(nèi)容，檔案管理工作質(zhì)量的好與壞直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和機(jī)關(guān)的日常管理，也關(guān)系到機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。要做好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化工作，首先要針對各部門、行業(yè)的特點(diǎn)，結(jié)合《檔案分類表》和《檔案主題詞表》，確立檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，作為檔案著錄和檢索的依據(jù)；其次是強(qiáng)化文書工作，打好檔案標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。檔案工作的有些標(biāo)準(zhǔn)必須從文書處理部門開始，如公文用紙格式、書寫材料、公文種類、公文的撰制、立檔范圍與案卷質(zhì)量的要求等必須與文書處理部門的標(biāo)準(zhǔn)化工作結(jié)合起來，同步發(fā)展，再次要提高辦公自動化水平，提高工作效率。為辦公部門配備多媒體計(jì)算機(jī)、打字機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，配齊人員，搞好培訓(xùn)教育工作，如果放任檔案的基礎(chǔ)管理，也就是放棄工作職責(zé)，要實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作的法制化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是第一步。

2 新形勢下機(jī)關(guān)檔案管理的發(fā)展趨勢

2.1 檔案管理的規(guī)范性

檔案管理具有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)矩，有相應(yīng)的制度規(guī)范了檔案管理的流程，使檔案管理工作高效有序。規(guī)范性特征既可以讓檔案工作滿足社會發(fā)展當(dāng)中的具體需要，也能夠?yàn)闆Q策者制定規(guī)劃提供依據(jù)。

2.2 檔案管理的信息性

檔案管理具有的信息性特征，指的是以信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，以確保檔案原本內(nèi)容為基礎(chǔ)，利用科學(xué)技術(shù)合理轉(zhuǎn)化檔案的形式與存儲的方式，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理。對檔案進(jìn)行信息化管理，可以永久的保存檔案信息，還能在檔案管理當(dāng)中降低成本，最大限度地發(fā)揮檔案資料的利用價值，更加便于檔案的再利用和查詢。

2.3 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化是針對各項(xiàng)檔案管理工作指定的統(tǒng)一規(guī)劃與技術(shù)方面的規(guī)范，要求檔案管理人員嚴(yán)格的遵循管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理漸漸實(shí)現(xiàn)規(guī)范化統(tǒng)一性的標(biāo)準(zhǔn)，以保證檔案工作的社會價值與工作秩序。標(biāo)準(zhǔn)化的管理可以使管理更加規(guī)范，更便于發(fā)揮技術(shù)的引導(dǎo)作用，避免管理過程當(dāng)中出現(xiàn)不必要的重復(fù)性工作，提升工作效率，有利于管理工作更加便捷高效的進(jìn)行，最大限度的實(shí)現(xiàn)資源共享。

3 機(jī)關(guān)檔案管理當(dāng)中存在的具體問題

3.1 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠重視

首先，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化制度的建設(shè)。機(jī)關(guān)單位的工作比較繁雜，各種制度相對健全，相對而言，檔案管理的制度建設(shè)不夠。有的機(jī)關(guān)檔案管理制度不夠健全，有的即使有相關(guān)的制度，由于缺乏改革和創(chuàng)新，導(dǎo)致在管理當(dāng)中不適用。其次，檔案管理當(dāng)中沒有設(shè)置專門的管理人員，管理人員一般由辦公室當(dāng)中的工作人員兼任。由于缺乏管理的專業(yè)素養(yǎng)與時間，難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。第三，檔案管理方面的投入不足。機(jī)關(guān)在檔案管理方面的資金、人力和物資的投入都有一定欠缺，檔案信息化建設(shè)缺少一定的設(shè)備，影響了標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。第四，檔案分類不明確。由于機(jī)關(guān)當(dāng)中的檔案資料種類繁多，管理缺乏科學(xué)性，導(dǎo)致分類不明。

3.2 管理人員的專業(yè)技能水平不高

一些機(jī)關(guān)當(dāng)中的檔案管理員并不是專職人員，而是由其他崗位的人員兼任，管理人員的專業(yè)技能水平不高，導(dǎo)致檔案管理達(dá)不到規(guī)范化管理的標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案管理的相關(guān)工作內(nèi)容不在機(jī)關(guān)年度的考核項(xiàng)目當(dāng)中，導(dǎo)致機(jī)關(guān)不重視管理人員在檔案管理技能方面的提高。加上信息化建設(shè)在檔案管理當(dāng)中的進(jìn)一步強(qiáng)化，檔案查詢需求漸漸增加，這為檔案管理工作者的服務(wù)水平提出了更高的要求。

3.3 檔案管理的電子信息化程度低

機(jī)關(guān)當(dāng)中的檔案多以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存，很少將文件進(jìn)行電子化處理，即使有的文件進(jìn)行了電子化處理，但也沒有單獨(dú)存檔管理。特別是基層的企事業(yè)單位的檔案對于檔案管理的電子信息化沒有意識，還只停留在紙質(zhì)檔案的階段。檔案的電子化程度低，不便于查詢，影響檔案歸檔之后的使用率和查詢率都很低。

4 實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的策略

隨著檔案管理漸漸向信息化與標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，必須針對目前機(jī)關(guān)檔案管理當(dāng)中的問題采取有效解決措施。

4.1 強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案法律法規(guī)的建設(shè)

加快完善機(jī)關(guān)檔案管理的相關(guān)法規(guī)和規(guī)范，建立健全檔案管理當(dāng)中的相關(guān)制度，對相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)格的崗前培訓(xùn)，組織其學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī)方面的知識，為工作人員樹立起依法管理的工作理念，提高其專業(yè)素養(yǎng)和工作能力。

4.2 加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

有關(guān)部門要對檔案管理的價值和意義有一個全面的認(rèn)識，在此基礎(chǔ)上才能強(qiáng)化檔案室管理建設(shè)。檔案管理需要規(guī)范而標(biāo)準(zhǔn)的管理空間，另外還要配置系統(tǒng)化的硬件設(shè)備與軟件設(shè)備，確保檔案管理工作能夠方便、安全、高效的展開。檔案室要與辦公室和閱覽室區(qū)分開，配備的設(shè)施要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)好防盜、防火、防潮、防高溫等安全管理措施。

4.3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息化的建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理，將所有的檔案資料數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的永久保存，實(shí)行紙質(zhì)文件與電子信息共同運(yùn)行的管理模式。應(yīng)用軟件系統(tǒng)完成數(shù)字化檔案平臺的構(gòu)建，強(qiáng)化電子信息的歸檔與管理工作，建立相關(guān)的工作規(guī)范與技術(shù)方面的保障。建設(shè)機(jī)關(guān)檔案的網(wǎng)站搜索系統(tǒng)，方便檔案資料的查詢與利用。

4.4 強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案安全體系的構(gòu)建

機(jī)關(guān)檔案室一定要完善安全保障體系，注重檔案安全的教育和宣傳，完善安全管理的制度和有關(guān)的應(yīng)急方案，確保檔案實(shí)現(xiàn)安全管理。完善網(wǎng)上信息的審查工作，對檔案的分類和解密工作要嚴(yán)格，做好檔案信息保密事項(xiàng)。

5 結(jié)語

檔案管理過程中的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為機(jī)關(guān)當(dāng)中的決策者及時了解部門的情況提供了便利，利于其總結(jié)以往工作實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，了解單位中各部門人員的具體素質(zhì)水平，也為其調(diào)整發(fā)展規(guī)劃，改進(jìn)工作結(jié)構(gòu)提供了重要的參考。

參考文獻(xiàn)

[1]李宏霞.對機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（17）：48-49.

[2]張蕾.對推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案文化建設(shè)的思考[J].檔案學(xué)研究，2015（03）：25-27.

[3]柯秀娥.談機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2014（06）：58-59.

[4]黃愛紅.關(guān)于創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（17）：167.