機構編制檔案實現檔案信息化建設管理的發展初探

鄒江偉

摘 要：機構編制部門的檔案信息見證了各個時代各地方對社會治理的歷史，更是我們解讀了解一個地方社會發展歷史和預判社會發展趨勢的最佳資料。當社會正在信息時代高速發展的時代，快速的信息時代發展讓傳統檔案管理也跟著不斷變化，傳統機構編制檔案的管理模式已不能滿足人們有效利益檔案資源的需求，有效實現機構編制事項檔案的信息化和在信息化建設中如何管理利用好檔案已成為機構編制部門一個重要課題，檔案信息化管理將成為當前機構編制部門檔案管理的必然趨勢，讓我們在利用時更加方便。

關鍵詞：檔案信息；信息化建設；檔案管理的發展；檔案信息化管理

原始的檔案信息主要是通過人工進行收集、撰寫、紙質存儲，最后存放在檔案室，現在已經進入信息化時代，社會發展讓檔案信息化管理成為社會向前邁進的必然，快速的信息時代發展讓傳統檔案管理也跟著不斷變化，傳統機構編制檔案的管理模式已不能滿足人們有效利益檔案資源的需求，有效實現機構編制事項檔案的信息化和在信息化建設中如何管理利用好檔案已成為機構編制部門一個重要課題。本文主要探討如何讓機構編制事項的檔案只需要通過以互聯網為媒介，從而實現在相關網站、微信公眾號、博客、騰訊、論壇、微博上尋找到相關數據，實現機構編制信息化。

1 機構編制事項的檔案信息化構建

1.1 檔案信息收集、整理

機構編制事項檔案信息化建設初級的工作的開展相對是比較困難，首先遇到的問題就是數據收集。原始機構編制事項檔案中的信息非常豐富，它包含著社會管理的各個領域，檔案形成的各類附件，需要大家不斷去整理挖掘，然后通過篩選、分類最后整理在一起。信息收集工作非常繁重，范圍太廣泛，篩選工作非常精細，需要經過不斷“清洗”，分類整理，避免冗余，最后將按照文字、圖片、語音等分類處理，方便后續數據處理。

1.2 檔案信息存儲、分析

傳統的機構編制事項檔案信息都是采用紙質保存，放在儲存室里，而當前計算機技術逐漸強大，并且檔案信息化處理之后 ，數據非常繁雜，內容眾多，檔案合理管理和儲存成為首要問題，而當前出現的“云存儲”，可擴充的容量，能夠讓不斷更新的資料和繁雜的數據得到妥善處理。檔案信息收集和存儲就是為了后續數據的分析，最后加以利用。從大數據中分析得到的信息之間只有相對應關系，沒有直接因果關系，能夠幫助我們找到更加全面，準確的資料，能夠輔助大家分析決策。

1.3 檔案信息維護、保護

在機構編制檔案信息化管理中，大家不僅需要對資料進行分析和利用，還要根據每年機構編制事項的業務整理檔案不斷更新自己數據庫，這樣才能保證組織或者個人等與時俱進。檔案信息依托互聯網技術得以發展，這就需要大家掌握一定計算機系統知識和網絡安全防護知識，從而保證這些電子檔案信息安全性。檔案信息安全直接影響到現在新各行各業，若是相關信息泄露，被不法分子利用，將會當前社會造成巨大影響，從而阻礙人們向前邁進的腳步。

2 機構編制事項檔案信息化發展趨勢

2.1 必要性

機構編制事項檔案見證了各個時代各地方對社會治理的歷史，更是我們解讀了解一個地方社會發展歷史和預判社會發展趨勢的最佳資料，使其擁有較大利用價值，在檔案保存機構里占據著重要地位，若是不能將現在檔案資料信息化，將會導致很多信息還需要我們從資料室逐一閱覽，并且資料散亂，在整理和收集時非常困難。隨著時間不斷變遷，檔案數量逐漸增加，這就會導致機構人員對檔案管理工作量增加，并且傳統機構檔案采用紙質保存，所以它們所占的空間也會隨之不斷增加。如果實現機構編制檔案信息化，通過信息技術將各種檔案數據化、規范化，那將會在很大程度上減少檔案管理中的人為工作量和檔案利用率，提升機構編制事項的社會價值。

2.2 發展優勢

機構編制檔案原件一般都是紙質檔案，在儲存保存都要大量的人力和物力，給人們的工作量也是非常巨大。如果運動信息化技術管理，只需要將紙質件收集整理后轉換為數字檔案，運動數據庫進行管理，檔案管理者只需要在計算機中管理好自己的數據庫，就能很好地保存檔案資料，需要使用檔案時直接從計算機存儲在硬盤或者云盤中提取出來后，能夠節約放置紙質檔案空間和檔案資料維護費用，同時，計算機數據庫在查找和讀取時也比傳統的紙質檔案方便。

3 機構編制事項檔案信息化運用

3.1 對決策輔助分析

在機構編制事項原始檔案進行信息化處理之后，就需要建立相對完善的檢索系統，讓人們在檔案管理系統上能夠通過關鍵詞搜索到自己需要的資料。同時，可以將非涉密的機構編制系統放在機構編制部門的門戶網站上，讓普通網民和相關企業能夠觀測到相關資料下載，網頁瀏覽量等數據，從而去優化在生產生活中的相關問題決策。同時，隨著時間積累，機構編制事項涉及的數據、信息量逐漸增大，建立的數據庫也就隨之逐漸壯大，繁多的數據只有通過計算機不斷計算和分析才能快速地得到在機構編制事項辦理中想要的分析資料，從而減少因數據和信息不完整造成決策失誤的可能性。

3.2 存在的問題

機構編制事項檔案信息化在運用和實際操作中還存在著許多問題，比如有些機構編制事項檔案信息涉及到國家秘密和國家安全，如何管理和利用好這些檔案，就需要建立完善體制和防護措施保護機構編制事項檔案資料，并提高管理人員自身素質才能相應保障，從而幫助大家提升工作效率。

4 總結

計算機技術的發展促進檔案管理技術的提高，讓傳統機構編制事項檔案管理進行改革是順應時代的發展。如果實現機構編制事項檔案信息化，能夠提高這些資料的真實性、準確性、全面性，還能夠更加高效利用檔案數據和相關資料，提高利用價值。

參考文獻

[1]李景波.大數據時代的檔案管理工作分析[J].蘭臺內外，2018（02）：43.

[2]楊卉.檔案信息管理系統數據平臺的建立與應用[J].科技傳播，2018，10（08）：106-108.

[3]孫紅方.云計算背景下檔案管理系統設計與實現[J].山東檔案，2018（01）：43-44+16.

[4]劉波.檔案信息化管理的優點與策略[J].科技創新導報，2017，14（35）：199-200.