基于新時期怎樣做好報社檔案管理工作的探討

摘 要：新中國成立以來，隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展和社會的進步，國家加大了對于文化傳媒行業(yè)的重視力度。因此，在報社工作的檔案管理人員對檔案的管理更加嚴謹，更加科學(xué)，科學(xué)化的管理對于檔案的保存完整以及有效性有著重大的意義。因此，本文主要論述基于新時期，對怎樣做好報社檔案管理工作進行了探討，僅供讀者進行有關(guān)的參考[1]。

關(guān)鍵詞：新時期；報社檔案管理；工作探討

1 新時期做好報社檔案管理工作的必要性闡述

隨著社會的不斷進步和國家的快速發(fā)展，新時期對于報社的檔案管理提出了新的要求，以往的檔案管理模式現(xiàn)已不能和當今的社會形勢相匹配，所以只有在檔案管理的各項方面實行科學(xué)化的創(chuàng)新，對其進行綜合管理，才能對于報社的長久發(fā)展和國家文化事業(yè)的崛起起到至關(guān)重要的作用。

首先，在報社的角度進行分析，由于當前報社的報道內(nèi)容具有真實性和實效性，部分關(guān)于報道的內(nèi)容和內(nèi)部相關(guān)的管理事務(wù)被記錄到檔案之中。以后，如果國家的政府機構(gòu)以及有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)單位甚至報社本身對以往所記錄的事務(wù)進行詳細的查詢時，就會翻閱曾經(jīng)記錄的檔案[2]。倘若報社內(nèi)部的檔案管理較為科學(xué)系統(tǒng)化，那么相關(guān)的查詢?nèi)藛T在較短的時間內(nèi)，就會得到機構(gòu)所需的詳細信息。這樣既能大大的提高工作的效率，又不會延誤時間、浪費資源，可謂一舉兩得。

此外，如果報社的相關(guān)工作人員將內(nèi)部的檔案進行科學(xué)化的管理與存放，那么就不會導(dǎo)致報社內(nèi)部機密的泄露，這對于一個報社的發(fā)展來說非常重要，在一定的程度上也保障了部分人員以及重要事務(wù)的隱私性。同時，報社內(nèi)部的工作人員在對檔案的日常交接或者審批時就會銜接得當，避免了檔案因為處理不當而丟失的現(xiàn)象發(fā)生，也提高了部分檔案的絕對機密性與安全性。從真正意義上實現(xiàn)了報社檔案管理的最終目的。

2 對于新時期怎樣做好報社檔案管理工作的研究

2.1 完善報社內(nèi)部檔案管理的機制

當前國內(nèi)的部分報社對于檔案的管理不夠科學(xué)化，細致化，這主要與部分報社的內(nèi)部管理機制有關(guān)。因此，如果想要達到檔案合理管理的目標，首先要完善報社內(nèi)部的檔案管理機制。

第一步就是要統(tǒng)一報社的機構(gòu)，對報社管理檔案的相關(guān)部門要有一個專門的機構(gòu)進行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)。在報社檔案管理的日常事務(wù)中，該領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)要對每個相關(guān)的工作部門進行細致的分工，分工的內(nèi)容要詳細而簡潔，不能大概而粗要，這樣在一定的程度上就會避免因為各級部門的分工不明確而給報社的正常運轉(zhuǎn)帶來較大的阻礙等問題的發(fā)生。此外，領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)下達的工作命令的時間要緊湊，沒有特殊的情況盡量不要延遲。同時，在報社內(nèi)部的各級部門之間都要進行監(jiān)督，如果哪一個部門的工作效率降低，或者人員的工作能力降低，[3]上級的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)就要派遣官方人員對此部門進行批評與教育，在必要的時刻可以進行全社通報。無形之中在各級的工作部門之間就會形成一種緊張的氛圍，工作人員隨時保持工作的熱情與良好的工作心態(tài)，這有助于一天的正常工作。報社的檔案管理工作就會有條有紊的進行。

2.2 對報社的檔案進行較為科學(xué)化的綜合管理

新時期報社的相關(guān)工作人員還要對檔案進行較為科學(xué)化的綜合管理，這種管理模式與以往不同。因為社會每天都在發(fā)展，工作人員的工作的工作能力也要得到相應(yīng)的提高，對檔案進行綜合化的科學(xué)管理，在本質(zhì)上講，就是要對檔案的組織管理形式進行適當?shù)恼{(diào)整[4]。

首先，現(xiàn)代的計算機技術(shù)在國內(nèi)得到了快速的發(fā)展，人類利用計算機解決了眾多較為復(fù)雜的問題，那么報社的檔案管理人員也可以將計算機系統(tǒng)運用到檔案管理的日常工作中。以往的檔案管理主要有檔案實體的集中管理、檔案信息集中控制、檔案實體與檔案信息集中管理三個主要的組織形式。利用計算機系統(tǒng)進行科學(xué)化的系統(tǒng)管理是以往的管理模式所不能夠比擬的，計算機的管理系統(tǒng)在繼承以往三大管理組織形式的基礎(chǔ)上，還進行了相應(yīng)的革新，與當代的報社發(fā)展模式更為匹配。

首先，利用計算機進行科學(xué)化的管理可以將報社內(nèi)部的檔案信息輸入到相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺，從而實現(xiàn)了對檔案信息的集中化管理。然后，報社內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)平臺會將檔案信息在相關(guān)的各級部門之間進行資源共享，那么各級部門的工作人員在處理日常的事務(wù)時，就會相應(yīng)的提高工作的效率。其次，利用計算機系統(tǒng)進行管理，這樣檔案的信息就會以數(shù)據(jù)的形式進行科學(xué)有效的保存，從而避免了信息的流失與泄露，以往只憑借紙張對信息進行保存的管理模式有著較大的安全隱患。此外，利用計算機系統(tǒng)進行檔案管理時，還可以將報社日常工作總結(jié)的多種困難經(jīng)驗和導(dǎo)致各種問題產(chǎn)生的原因進行保存。這樣檔案管理的內(nèi)部工作人員就會在彼此之間進行相關(guān)的交流與分享[5]，為以后的檔案管理工作帶來較大的便利性。

2.3 在報社形成一種合理的檔案布局管理體系

新時期報社的檔案管理工作不能單單只憑借計算機系統(tǒng)的應(yīng)用與內(nèi)部機制的合理完善，還要在報社的內(nèi)部形成一種合理的檔案布局體系。因為在計算機的系統(tǒng)輸入部分檔案的信息最終還是要憑借工作人員進行完成的。

那么，報社的檔案管理人員就要根據(jù)當前社會發(fā)展的形勢對部分文化內(nèi)容進行相應(yīng)的革新，也許以往與科技有關(guān)的檔案就會隨著時代的發(fā)展恰當?shù)母臑槿宋念惖臋n案，所以報社的相關(guān)改革還要在這一方面進行開展。報社內(nèi)部的管理人員應(yīng)當將科技、人文、教育或者政治軍事檔案進行統(tǒng)籌規(guī)劃，最終在報社的內(nèi)部形成一種具有鮮明特色的檔案布局管理體系。

3 總結(jié)

以上所述的關(guān)于新時期報社的檔案管理進行分析的內(nèi)容的必要性、檔案的布局管理體系以及內(nèi)部機制的完善等多個方面進行了詳細的分析與闡述，希望會為相關(guān)的研究人員提供寶貴的意見[6]。在不久的將來，國家也一定會加大對報社檔案的管理力度，只有這樣，才能不斷的滿足社會的發(fā)展需求，實現(xiàn)檔案更為科學(xué)化的管理目標。

參考文獻

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[3]董學(xué)佳.檔案管理在互聯(lián)網(wǎng)時代運用的探討[J].黑龍江科技信息，2017（15）：254.

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[5]劉娜.報社轉(zhuǎn)企改制前后檔案管理的差異[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（05）：90.

[6]孫鳳麗.新形勢下事業(yè)單位文書檔案的管理工作[J].黑龍江史志，2015（09）：185.

作者簡介

盧曉艷（1990-），女，漢，廣東省廣州市，本科，廣州日報社。