獨立學院辦公室做好會議會務工作的幾點思考

張強 伍波濤

【摘要】會議會務工作是高校辦公室的一項常規工作，也是一項重要工作。深入研究會議會務工作的規律、切實提高會議籌辦的效率，是新時代高校辦公室面對的重要課題。本文結合中山大學新華學院辦公室工作實踐，從高校會議會務工作的地位、要求、流程、體會四個方面簡要闡述了做好會議會務工作的幾點思考。

【關鍵詞】獨立學院；會務工作；思考

近年來，我國高等教育事業快速發展，校企、校地、校際之間的合作與交流日益頻繁。高校辦公室作為高校最重要的一個職能部門，舉辦會議的場次逐漸增多，規模也逐漸擴大。如何更加科學、規范、高效地辦好這些全國性甚至國際性的會議，提升學校的知名度和美譽度，是當前高校辦公室面對的重要課題。本文結合中山大學新華學院辦公室工作實踐，從四個方面簡要闡述了做好高校會議會務工作的幾點思考。

一、認識會務工作的地位

首先要了解會議、會務工作的概念。會議是指有組織、有領導、有目的的，在限定的時間和地點，按照一定的程序進行的議事活動；高校召開各類會議以制定政策、決定事項、布置工作、總結經驗、學術交流，一般包括校長辦公會、黨政聯席會、黨代會、雙代會、工作研討會、學術研討會等。會務則是高校在辦會過程中，圍繞各類會議和公務活動開展的各類工作的總稱，是為了確保會議的順利進行而開展的服務性、保障性的工作。其次要認識會務工作的地位。會務工作是高校辦公室的一項常規工作，也是一項重要工作。會務工作是會議能夠如期開展、順利進行、圓滿完成的重要保證，也是會議能否取得如期效果的重要前提。在一些全國性的甚至國際性的會議中，高標準、高質量、高效率地做好會務接待工作，不僅能體現高校辦公室工作人員的辦事能力和辦事水平，還能有效提升學校的知名度和美譽度，展現學校良好的對外形象。

二、明確會議舉辦的要求

一是開會有依據。首先要明確開會的目的，確定會議的主題，會議預期達到的效果。其次要確定會議的性質、級別、規模和層次，根據不同的級別制定具體的會務接待方案。最后要確定會議的時間、地點、議程，及時發出會議通知和邀請函。

二是辦會遵制度。會務工作人員首先要熟悉國家現行的法律法規，按照重大會議申辦程序依法提前向上級主管部門申報各類大型會議，尤其是國際性會議；其次要遵照學校的相關規章制度，依照會議的申辦流程向校內科技處、國際合作與交流處報批；最后要嚴格按照中央“八項規定”的要求，精簡會議活動，切實改進會風，節儉辦會，提高會議的實效性。

三是方案嚴執行。科學、合理、可行的工作方案是做好會務工作的重要前提和保證。會議工作方案應包括主體方案和應急預案。通過前期召開的籌備工作會議，制定出詳細的工作方案，方案要反復研究、認真探討，確保面面俱到、萬無一失。會議籌備工作小組要嚴格執行工作方案，按時保質地推進各項籌備工作。應盡量避免中途對方案進行重大的調整，確實需要調整方案內容的，應及時報籌備工作領導小組審批。

三、熟悉會務工作的流程

高校會議會務工作具有一定的規律性，國際性的、全國性的會議規模大、參會人數多，需要在會前進行精密的籌劃和安排。會務工作的主要流程一般包括會前精心籌備、會中管理服務、會后總結思考三個階段。

（一）會前精心籌備。1.制定科學可行的工作安排表。遵照學校領導和會議籌備領導小組的指示，制定出詳細可行的工作安排表和完成時間截點，進一步細化工作內容，具體事項落實到個人，做到分工明確、職責清晰。2.人盡其才合理安排工作內容。一般將籌備工作小組劃分為文秘組、會務組、接待組、設備組、宣傳組、安保組、財務組、機動組等，大型國際會議還需設置翻譯組，如果安排了文藝演出的，需設置節目組。各小組的主要工作各有側重。文秘組：負責會議材料的準備工作，包括起草會議通知、邀請函、會議議程、領導講話稿、致謝函；制作會務指南、會議手冊；收集參會嘉賓信息、會議論文、演講PPT等。會務組：負責會場和嘉賓休息室的布置和管理；采購會議物資、茶歇食品；提前安排好用餐地點、用餐標準和菜式；調配學生禮儀和志愿者；會場突發事件的緊急處置等。接待組：負責提前預定嘉賓入住的酒店，嘉賓的接送，報到簽到工作；合理地安排交通車輛，提前規劃好交通路線，確保重要嘉賓實現一對一接待。設備組：負責會場多媒體設備、音響、燈光的操控，同時確保網絡信號通暢，保障電力正常供應。宣傳組：負責會議的新聞宣傳報道，制作會議海報、展架、參會證、講學證書、宣傳視頻，會議現場的攝影、攝像，撰寫新聞稿件，聯系媒體進行深度報道等。安保組：負責提前擺放好交通指示牌，做好交通指引，避免會場周圍交通擁堵；加派人員對會場周圍進行巡查，確保會議安全有序進行。財務組：協調其他小組編制會議財務預案，收納會費、住宿費、餐費等費用，開具發票，會議結束后做好結算。機動組：設立機動組隨時等候調配。3.精益求精做好會場布置工作。會場的布置是會議準備工作中極為重要的一環，應嚴格要求，力求精細。要整齊地擺放好會場的桌椅、花草、茶水，會議用紙筆、橡皮擦、會議議程及其他文件材料；嚴格按照嘉賓的排名順序，擺放好席位牌、餐位牌、合影座次牌；參會人數較多的會議要科學地制定并粘貼座次表，防止會場出現混亂；確保會場海報粘貼準確，攝影設備擺放到位，多媒體和音響設備調試無誤，燈光明亮，空調溫度適中等。會議召開前，再由專人逐一檢查，發現問題及時更正，確保會議如期進行。

（二）會中靈活服務。一是做好會議的簽到和指引工作。簽到處提前擺放好簽到本、簽到筆、參會證、會議材料袋等物資，負責簽到的禮儀應熱情接待來賓，發放會議材料，并禮貌有序地指引嘉賓到指定位置就坐。二是做好會場的服務保障工作。實時關注會場的情況，如傳遞文件資料、添加茶水；保持通信設備暢通，以便會場內外及時聯系；維護好會場秩序免受外界干擾，發生緊急情況時，要主動向領導匯報，及時協調處理。三是做好會議記錄工作。用簡明扼要的語言如實地記錄會議的內容，不得隨意增減內容，會后要整理形成會議紀要。

（三）會后認真總結。一是組織參會人員有序離場。會議結束后，應有序組織參會人員離場，提醒參會人員檢查并帶齊隨身物品，以防丟失。二是歡送參會的領導嘉賓。會后及時安排工作人員跟進領導嘉賓的行程，組織車輛將其安全送達機場或車站。三是整理收拾會場物資及文件。會后及時清理會場，妥善整理并保管好會議剩余的資料、會議文件、發言稿、演講PPT等，做好歸檔歸卷工作。四是認真總結思考。對會務工作進行認真的總結思考，全面客觀地分析會務工作中的每一個環節，肯定成績，找出問題與不足，虛心改正。

四、做好會務工作的體會

（一）著眼全局，精細謀劃。在接到會議任務后，首先要著眼全局，通盤考慮，從促進學校發展的大局出發，確定辦會的大方向。其次要善于精細謀劃，通過召開工作協調會，反復琢磨，研究制定出詳細具體可行的工作方案。最后要懂得合理利用現有資源，挖掘潛在資源，實現資源的合理調配，促進各項工作順利開展。

（二）注重細節，靈活處事。細節決定成敗，大型會議的會務工作涉及方方面面，在把握大方向的同時不能忽略細節的處理，有時往往會因為一些小小的細節沒有處理好，就會使會議的質量大打折扣。例如會議開始了才發現音響沒聲音、主講嘉賓的PPT格式出現問題無法正常打開等。會務工作人員還要時刻保持清醒的頭腦，思維敏銳、眼疾手快，發現小問題及時靈活應對處理。

（三）職責清晰，分工明確。在制定工作方案和工作安排表的時候，一定要根據每個人的特點和特長分配工作任務，細化工作事項和具體的完成時間，力求做到職責清晰，分工明確，避免出現工作遺漏和職責推諉。

（四）團結協作，互相補臺。會務工作小組要時刻保持溝通聯系，按時匯報本小組的工作進度。在完成自己工作任務的基礎上，主動協助其他同事的工作，及時提醒、相互補臺，團結協作才能把會務工作做得更好。

總之，獨立學院辦學時間短，管理制度不完善，資金預算短缺，隊伍素質參差不齊，又缺乏辦大會的經驗，這些因素都會影響辦會的質量和效率。作為獨立學院辦公室的工作人員，一定要牢牢把握住學校辦大會的契機，在新時代國家各項教育事業快速發展的大背景下，努力提升自身的工作能力和業務水平，將會務工作科學化、規范化、標準化，為提升學校的知名度和美譽度貢獻自己的力量。

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