住房公積金電子檔案管理系統的構建

方芳

摘要：切實有效的運用電子檔案管理系統，可以在最大程度上有效提升住房公積金檔案管理的辦公效率，使紙質檔案保存的工作壓力有效降低，從根本上真正意義上方便后續的檔案查詢工作。針對這樣的情況，本文著重從兩個方面來討論住房公積金電子檔案管理系統的構建，分別是對于住房公積金檔案的分析和實施，希望為相關從業者提供有益的借鑒和啟示。

關鍵詞：住房公積金；電子檔案；管理系統

0引言

針對住房公積金電子檔案管理系統的建設來說，它能夠從根本上切實有效的解決十分繁重的紙質化信息保存壓力，有針對性的把相關的紙質檔案科學合理的轉化為電子檔案，能夠在最大程度上有效提升后續的檔案查詢效率。因此，可以說，住房公積金電子檔案管理系統的構建是十分重要而且必要的。

1 構建住房公積金電子檔案管理系統的重要意義

當前，住房公積金檔案管理的工作壓力十分巨大，受很多方面的因素影響，特別是檔案室的內部環境和空間、時間等一系列相關因素的限制，檔案室內部的濕度、光照等自然條件的影響，也會在很大程度上使紙質檔案極其容易變質或者發黃，這樣對于用戶的查閱就變得十分不利。所保留的紙質檔案，其數量日益增長，規模異常龐大，十分不方便用戶的檔案查閱，使相關信息資料的調取工作受到嚴重阻礙，特別是用戶如果在外地，相關的查閱和調取工作就變得更加復雜。針對這種情況，相關的公積金檔案管理中心都在盡最大努力投入巨量的人力、物力和精力，來有效建設電子檔案管理系統，這樣能夠在很大程度上有效化解紙質檔案數量的膨脹和劇增，讓庫房檔案調閱更加便利和快捷。

2 住房公積金電子檔案管理系統的資源建設和運行模式

從根本上確保住房公積金電子檔案管理系統能夠切實有效的實施，這是一項十分龐雜的系統性工程，涉及很多方面的因素，對它的投資特別巨大，影響范圍也十分廣泛，綜合性特別強，這項工程還需要進行很多資源的配置，例如，計算機設備的安裝，其中包括軟件與硬件設備，還有數字化設備，例如掃描儀和高拍儀等等。

在電子檔案管理系統方面，要著重完善好相關的硬件基礎建設，對于無紙化的辦公水平要從根本上有效提升，對于紙質檔案的掃描要追求質量的不斷提升和準確無誤，同時要進行一個相對應的必要的歸集、歸檔和審查工作，要在最大程度上有效確保拷貝的存儲介質無病毒、無損傷和無污染檢查，以根本上保證進入電子檔案管理系統之后的影像資料，具有最大程度的可讀性和完整性。與此同時，針對軟件功能方面，也要進一步加以有效完善，切實有效的提升軟件的研發能力和實用能力，從根本上著重強化與相關的業務系統的優化配置，改進信息系統的可操作性，強化電子檔案服務器的存儲保護和數據圖像的及時備份，更合理的建設和保護好檔案數據庫。

以此為基礎，在最大程度上有效確保網絡的安全性和嚴密性，切實有效的提升防火墻的安全等級，在根本上有效規避黑客的網絡襲擊和木馬病毒的破壞，同時要對于權限的設置進一步有效明確，更加嚴格的劃分管理等級，有效避免低端的用戶直接訪問相應的影像資料庫，這樣能夠從根本上有效保證電子檔案的安全性和絕密性。針對電子檔案管理系統的運行模式而言，要根據具體的情況，切實有效的選用B/S 模式，把管理員的權限進一步有效劃分，并把用戶逐一分類，有針對性的具體細化分為檔案掃描操作員、檔案補掃操作員、檔案歸檔操作員等一系列相關內容，然后有針對性的結合差異很大的應用需求，在不同的模塊下設置出與之相對應的權限，這樣能夠在最大程度上有效確保材料審核的精準性，與此同時，也可以在最大程度上利于檔案管理。值得一提的是，切實有效的選用 B/S 模式，能夠突破時間和空間的限制，在任何地點和任何時間，只要能夠切實有效的進入到局域網中，就可以展開隨時隨地的電子檔案資料查詢工作，這樣能夠有效減少程序維護的成本，最大程度上為用戶提供更安全可靠而又效率很高的服務。

3 住房公積金電子檔案管理系統的功能應用分析

從根本上來講，住房公積金電子檔案管理系統大體上可以分為以下幾個模塊 ：電子檔案的編輯掃描模塊、電子檔案的審核歸檔模塊、電子檔案的統計分析模塊、系統管理模塊等。

電子檔案編輯掃描模塊：該模塊的主要功能是在最大程度上有效轉換紙質原始資料，切實有效的借助業務系統中的“檔案掃描”按鈕掃描上傳到管理中心的電子檔案服務器的預定目錄中進行存儲，當掃描完成之后時，可以展開電子資料查詢，并且根據具體的情況進行漏掃資料的補充錄入。電子檔案審核歸檔模塊 ：這個模塊的功能主要是有針對性的對于提交的材料展開相對應的審核和歸檔，通常情況下是由中心檔案管理人員來主要負責的。這個模塊又可以具體劃分為兩個類別，分別是業務檔案歸檔和非業務檔案歸檔。電子檔案統計分析模塊 ：這個模塊的主要作用是為了在最大程度上有效確保達成對電子檔案管理的統計分析，然后可以針對性的統計分析，打印出相應的表格，其中所涉及的主要內容有信息的變更、檔案的銷毀、借閱、歸檔等，并可以有針對性的對于特定的選型展開多項式的報表顯示，這樣能夠在最大程度上切實有效的方便檔案分析人員展開具體的量化統計分析。

4結語

綜上所述，針對住房公積金電子檔案管理系統的構建，從技術層面來看，需要從根本上切實有效的確保網絡安全和存儲介質。針對網絡安全控制，要盡最大努力充分利用風險的控制系統和殺毒軟件的有效使用，有效規避黑客的侵入，使信息檔案資料造成損失和損毀，特別是在最大程度上有效預防帶有病毒的存儲介質對內部系統的破壞。針對存儲介質而言，要進行定期的檢查，對于相關的數據做好備份和恢復。從根本上切實有效的做好住房公積金電子檔案管理系統的構建，可以在最大程度上有效降低紙質辦公的壓力，使紙質材料保存的難題有效解決，促進工作效率極大提升，方便檔案實時調閱。

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