新形勢下高職院校檔案利用工作的提升與拓展探討

張秀慧

摘 要：檔案管理和利用工作是高職院校各項工作中的重點內容，檔案利用對于高職院校的發展具有重要的影響。因此，本文通過對新形勢下高職院校檔案利用工作的提升與拓展進行分析，提出合理的建議，希望對高職院校檔案利用工作有所幫助。

關鍵詞：新形勢；高職院校；檔案利用

檔案利用工作的效果體現著一個學校的工作能力，是促進高職院校教育質量提高和構建先進校園文化的前提條件。因此，高職院校應結合檔案利用現狀，對檔案利用方法進行創新和完善，以此來提升檔案利用效率，強化檔案利用效果，滿足高職院校發展的需要。因此，對新形勢下高職院校檔案利用工作的提升與拓展進行探討，其意義十分重大。

一、完善檔案基礎業務，豐富檔案信息內容

首先，高職院校需要對檔案基礎業務進行完善，這是提高檔案利用工作質量的前提條件，只有完善好檔案基礎業務，豐富檔案信息內容，才能為檔案利用工作的開展奠定基礎。高職院校檔案信息必須具備價值，檔案利用工作需要對有價值的檔案進行利用，檔案的價值越高，檔案利用工作的效果就越好，反之則相反。因此，高職院校檔案工作人員應加強檔案信息收集工作，確保檔案信息具有以下三方面的特點：一是系統性；二是綜合性；三是真實性。并在此基礎上，按照檔案的不同種類，對檔案進行歸類。其次，對于收集到的檔案信息，工作人員需要按照內容將其進行整理，并編輯成冊，以此來豐富檔案信息內容，從而為高職院校檔案信息資源數據庫的建立提供幫助，避免資源缺失問題的出現。此外，工作人員還應對現有檔案進行定期鑒定，看其內容是否符合學校目前發展需要，如果發現內容和價值較低且不符合學校要求的檔案，應及時對其進行修改，避免資源閑置浪費問題的發生。最后，高職院校應依托于校園網絡，構建電子檔案系統，并對系統的功能進行補充和完善，以此來提升檔案利用工作的質量。例如：工作人員可以在電子檔案系統中添加目錄檢索功能，并制作有效的檢索軟件，在提高工作效率的同時，為學生和教師提供更好的服務，促使檔案的價值得以充分的發揮。

二、制定規范的檔案管理制度

在新形勢背景下，高職院校應重視檔案利用工作的作用，將其提升至全新的高度，加強對檔案利用工作的改革，提高檔案利用工作的質量。高職院校對檔案利用工作的改革應體現在以下幾方面：第一方面，高職院校需要將檔案利用工作制度化和規范化，通過規范工作制度的建立，對檔案利用工作進行統一管理，約束檔案利用行為，提升檔案利用的有效性。同時，高職院校其他部門應全力配合檔案利用工作的開展，共同制定規范化和標準化的檔案工作制度文件，在制度文件中應體現檔案收集、檔案編輯、檔案價值評價、檔案分類、檔案錄入等工作內容。從而確保檔案工作人員和學校其他人員可以按照標準對檔案進行整理和利用。其次，檔案部門還要在內部落實工作責任制度，并檔案利用工作的效果作為績效考核的重要指標，使工作人員的工作積極性得到提升，推動檔案利用工作的制度化和規范化發展。第二方面，積極改變傳統落后的檔案利用方式，在信息化時代背景下，傳統落后的檔案利用方式，已經不符合高職院校改革發展的需要。檔案利用工作必須與時俱進，緊隨時代發展的潮流，將信息技術作為基礎，構建全新的電子檔案系統，通過電子檔案室的構建，學生和教師等校內人員可以利用校園網隨時查找檔案資料，大大提升了檔案利用的效率，同時，對于檔案利用工作效果的強化，也起到了關鍵性的作用。第三方面，基于電子檔案系統的建立，工作人員需要對電子檔案進行加工，提高檔案信息的質量，增加檔案信息的價值。滿足全校師生發展的需要是檔案利用工作的主要目標，檔案部門應結合師生的實際需要，開發檔案信息資源，開拓檔案利用工作渠道，提高檔案利用工作的效果。

三、創新檔案開發利用形式

高職院校傳統的檔案開發利用形式主要有以下幾種：一是檔案查閱；二是檔案外借；三是檔案展覽；四是檔案咨詢等。但是這些檔案利用形式，存在著諸如查詢速度慢、利用效果差、檔案受損嚴重等問題，并且無法適用于電子檔案系統。因此，檔案部門需要充分發揮信息化技術的優勢，創新檔案開發利用的形式。例如：檔案部門首先可以在電子檔案系統內部構建專題數據庫，根據檔案類型的不同，對其進行分類。其次，利用掃描的方式將學校現有紙質檔案轉化為電子檔案資源。再次，檔案部門需要對轉化完成的檔案資源進行處理，對其數據格式進行統一。最后將已經整理好的檔案資源在電子檔案系統中進行資源共享，充分發揮檔案資源的價值。

四、結論

綜上所述，檔案工作是高職院校改革和發展的重要環節，檔案工作的效果和質量，對高職院校教育教學質量的提升具有重要的影響。因此，高職院校應充分把握信息技術發展的機遇，依托信息化技術構建電子檔案信息系統，并創新檔案利用形式，以此來提升檔案利用工作的質量，推動學校的發展。

參考文獻

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