新形勢下高職院校檔案利用工作的提升與拓展探討

張秀慧

摘 要：檔案管理和利用工作是高職院校各項工作中的重點內(nèi)容，檔案利用對于高職院校的發(fā)展具有重要的影響。因此，本文通過對新形勢下高職院校檔案利用工作的提升與拓展進行分析，提出合理的建議，希望對高職院校檔案利用工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：新形勢；高職院校；檔案利用

檔案利用工作的效果體現(xiàn)著一個學校的工作能力，是促進高職院校教育質(zhì)量提高和構(gòu)建先進校園文化的前提條件。因此，高職院校應結(jié)合檔案利用現(xiàn)狀，對檔案利用方法進行創(chuàng)新和完善，以此來提升檔案利用效率，強化檔案利用效果，滿足高職院校發(fā)展的需要。因此，對新形勢下高職院校檔案利用工作的提升與拓展進行探討，其意義十分重大。

一、完善檔案基礎業(yè)務，豐富檔案信息內(nèi)容

首先，高職院校需要對檔案基礎業(yè)務進行完善，這是提高檔案利用工作質(zhì)量的前提條件，只有完善好檔案基礎業(yè)務，豐富檔案信息內(nèi)容，才能為檔案利用工作的開展奠定基礎。高職院校檔案信息必須具備價值，檔案利用工作需要對有價值的檔案進行利用，檔案的價值越高，檔案利用工作的效果就越好，反之則相反。因此，高職院校檔案工作人員應加強檔案信息收集工作，確保檔案信息具有以下三方面的特點：一是系統(tǒng)性；二是綜合性；三是真實性。并在此基礎上，按照檔案的不同種類，對檔案進行歸類。其次，對于收集到的檔案信息，工作人員需要按照內(nèi)容將其進行整理，并編輯成冊，以此來豐富檔案信息內(nèi)容，從而為高職院校檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建立提供幫助，避免資源缺失問題的出現(xiàn)。此外，工作人員還應對現(xiàn)有檔案進行定期鑒定，看其內(nèi)容是否符合學校目前發(fā)展需要，如果發(fā)現(xiàn)內(nèi)容和價值較低且不符合學校要求的檔案，應及時對其進行修改，避免資源閑置浪費問題的發(fā)生。最后，高職院校應依托于校園網(wǎng)絡，構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)，并對系統(tǒng)的功能進行補充和完善，以此來提升檔案利用工作的質(zhì)量。例如：工作人員可以在電子檔案系統(tǒng)中添加目錄檢索功能，并制作有效的檢索軟件，在提高工作效率的同時，為學生和教師提供更好的服務，促使檔案的價值得以充分的發(fā)揮。

二、制定規(guī)范的檔案管理制度

在新形勢背景下，高職院校應重視檔案利用工作的作用，將其提升至全新的高度，加強對檔案利用工作的改革，提高檔案利用工作的質(zhì)量。高職院校對檔案利用工作的改革應體現(xiàn)在以下幾方面：第一方面，高職院校需要將檔案利用工作制度化和規(guī)范化，通過規(guī)范工作制度的建立，對檔案利用工作進行統(tǒng)一管理，約束檔案利用行為，提升檔案利用的有效性。同時，高職院校其他部門應全力配合檔案利用工作的開展，共同制定規(guī)范化和標準化的檔案工作制度文件，在制度文件中應體現(xiàn)檔案收集、檔案編輯、檔案價值評價、檔案分類、檔案錄入等工作內(nèi)容。從而確保檔案工作人員和學校其他人員可以按照標準對檔案進行整理和利用。其次，檔案部門還要在內(nèi)部落實工作責任制度，并檔案利用工作的效果作為績效考核的重要指標，使工作人員的工作積極性得到提升，推動檔案利用工作的制度化和規(guī)范化發(fā)展。第二方面，積極改變傳統(tǒng)落后的檔案利用方式，在信息化時代背景下，傳統(tǒng)落后的檔案利用方式，已經(jīng)不符合高職院校改革發(fā)展的需要。檔案利用工作必須與時俱進，緊隨時代發(fā)展的潮流，將信息技術(shù)作為基礎，構(gòu)建全新的電子檔案系統(tǒng)，通過電子檔案室的構(gòu)建，學生和教師等校內(nèi)人員可以利用校園網(wǎng)隨時查找檔案資料，大大提升了檔案利用的效率，同時，對于檔案利用工作效果的強化，也起到了關(guān)鍵性的作用。第三方面，基于電子檔案系統(tǒng)的建立，工作人員需要對電子檔案進行加工，提高檔案信息的質(zhì)量，增加檔案信息的價值。滿足全校師生發(fā)展的需要是檔案利用工作的主要目標，檔案部門應結(jié)合師生的實際需要，開發(fā)檔案信息資源，開拓檔案利用工作渠道，提高檔案利用工作的效果。

三、創(chuàng)新檔案開發(fā)利用形式

高職院校傳統(tǒng)的檔案開發(fā)利用形式主要有以下幾種：一是檔案查閱；二是檔案外借；三是檔案展覽；四是檔案咨詢等。但是這些檔案利用形式，存在著諸如查詢速度慢、利用效果差、檔案受損嚴重等問題，并且無法適用于電子檔案系統(tǒng)。因此，檔案部門需要充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案開發(fā)利用的形式。例如：檔案部門首先可以在電子檔案系統(tǒng)內(nèi)部構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫，根據(jù)檔案類型的不同，對其進行分類。其次，利用掃描的方式將學校現(xiàn)有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案資源。再次，檔案部門需要對轉(zhuǎn)化完成的檔案資源進行處理，對其數(shù)據(jù)格式進行統(tǒng)一。最后將已經(jīng)整理好的檔案資源在電子檔案系統(tǒng)中進行資源共享，充分發(fā)揮檔案資源的價值。

四、結(jié)論

綜上所述，檔案工作是高職院校改革和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，檔案工作的效果和質(zhì)量，對高職院校教育教學質(zhì)量的提升具有重要的影響。因此，高職院校應充分把握信息技術(shù)發(fā)展的機遇，依托信息化技術(shù)構(gòu)建電子檔案信息系統(tǒng)，并創(chuàng)新檔案利用形式，以此來提升檔案利用工作的質(zhì)量，推動學校的發(fā)展。

參考文獻

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