紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

亓小莉

摘 要：隨著科技的飛速發展，信息化技術開始逐步滲透到各行各業，傳統的紙筆記錄開始逐步被互聯網系統所取代，無論是文件的分類管理還是檢索，互聯網自身都具有其獨特的優勢，本文將從紙質檔案管理與電子檔案管理為切入點深入剖析二者之間的融合。

關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；檔案管理；系統融合

“電子檔案”作為檔案管理的一種新型檔案，對于我們來說已不再陌生，電子檔案迅速擴展，各類企事業單位、各類國內高校都逐步在單位內、校園內設立了“電子閱覽室”、“電子檔案管理室”等，主要用途就在于可以迅速檢索到所需的電子檔案，相對早起的紙質檔案根據分類邏輯、首字母等方式進行尋找，通過網絡系統尋找電子檔案則是節約了大量的時間成本和人力成本。因此，我們本次將集中論述如何將紙質檔案管理與電子檔案管理進行緊密融合。

“電子檔案”又稱“虛擬檔案”，是用來區別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節、比特的方式，并使之可以存儲到電腦網絡中，并且通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，以案件為單位的新型檔案。電子檔案管理和紙質檔案管理的融合一般用于企事業單位的辦公自動化、信息管理工作的宏觀背景下進行建設和實施，順應電子檔案和紙質檔案各自的規律，了解信息產生的源頭，來不斷促進電子文件歸檔，建立科學的電子檔案和紙質檔案的管理制度。

1 建立檔案管理的信息化平臺

我們需要在網絡中建立檔案管理的信息化平臺，專門用于文件檢索，用以實現紙質檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。

檔案管理信息化平臺存在的意義就在于為電子檔案管理搭建一個公共的支撐環境，將各類檔案進行統一的采集、分類、檢索、加載的平臺，因此是進行紙質檔案管理和電子檔案管理必要渠道。

檔案管理的信息化平臺的建立較為重要的一點就在于系統的使用要具有人性化，使用方式不要過于復雜，最好能讓人一看就明白，并且針對不同等級的文件，不同的賬號擁有不同的審閱權限，也就是高等級（高風險）的檔案需要特殊的賬號，使用該賬戶也需要嚴格的審核流程，以確保檔案審閱的安全性。

2 將部分紙質檔案轉化為電子檔案

我們需要根據檔案管理的相關法律法規對需要轉化為電子檔案的紙質檔案進行統一的采集、分類、管理。

那么針對如何將部分紙質檔案轉化為電子檔案，我們可以針對簡單的檔案內容，通過手動錄入，來進行上傳和下載；那么針對比較重要的檔案或者是攜帶照片、秦建章、公章的檔案，我們就可以利用先進的掃描儀統一掃描上傳，源文件依然分類歸檔放置在檔案室，而這份電子版可以作為備份留存，這類重要的文檔我們還要設立一定的審閱權限，不是所有的管理賬號都能查詢審閱，這類檔案我們還需要設計一套嚴密的申請審閱流程，以確保不會被他人非法審閱重要文件。

我們還要采用流程化方式對一轉化的電子檔案實施統一規范的檔案管理，其中可以分為以下管理流程：登記、歸檔、整理、保管、轉移、檢索、鑒定、審閱、銷毀、備份、銷毀恢復等整個能覆蓋案卷全部生命周期的各環節。并且可以精確記錄每份檔案在每個周期的閱覽量，以保證這些實際數據可以用作年終的報表來匯總和總結。

3 統一各類紙質檔案和電子檔案的入口

在現今的互聯網技術背景下，我們擁有了更多的檔案檢索和檔案閱覽的技術，早期我們都給各類文檔貼上條形碼，然后通過掃碼儀器進行統一掃描和歸類，這個對比過去的純紙質檔案的邏輯分類已經是很大的進步了，但是近幾年伴隨著互聯網技術的飛速發展，我們擁有了更多的檔案歸檔方式，影像技術、版式電子數據文件技術、二維碼技術等，將檔案檢索方式也變得越來越便捷。

通過以上的技術方式作為技術支撐，我們還可以實現針對不同介質、不同類別的檔案來進行標準化的封裝處理，將其統一轉化為入口文件，以統一的格式存儲和上傳。來保證電子檔案的可追溯性與不可抵賴性。

為了維護各類紙質檔案和電子檔案的入口，檔案管理的工作人員可以自己制定檢索檔案的環節和路徑，如現檢索流程已經不滿足檔案管理人員或其他人員的檢索要求時，檔案管理人員也可以自行通過平臺新增或相應的修改流程。還可以根據業務需要，設置不同的環節和權限，來滿足各種檔案管理的不同流程需求。

4 對于電子檔案和紙質檔案的安全性管理

紙質檔案的載體相對來說較為安全和穩定，而電子檔案相對來說就穩定性較差、易損害、易受到網絡黑客的攻擊。因此電子檔案和紙質檔案的安全性管理就顯得極為重要。

通過各類數據的顯示可以看出，利用磁盤采集或者脫機來采集數據作為傳輸介質的這種轉移方式極易造成數據的丟失或者損壞。若磁盤質量太差還會影響數據和文件的可讀性，早期的電子檔案管理為了避免這種情況的出現，檔案管理員往往選擇制作多份存儲文件的磁盤，因此也加大了工作量和磁盤存儲的成本。

現階段雖然檔案管理都是直接上傳至云端，再通過檔案管理的信息化平臺檢索、下載和審閱，但是安全性仍然是我們無法避免的客觀性問題。

1）首先，我們可以選擇數字證書、電子印章等先進技術來應用于紙質檔案和電子檔案的應用環境，來保證這類檔案的不可抵賴性和檔案的憑證價值。

2）其次，我們可以通過電子檔案封裝、傳輸過程、歸檔過程、保管過程中來利用各類安全機制來保證信息安全，來實現針對電子檔案安全級別的劃分，還要根據不同的檔案級別、不同的賬號權限來進行訪問的限制和控制。

3）最后，我們還可以利用系統來使用CA或數據加密技術來對管理賬戶設置訪問權限，不同的賬號級別具有不同的審閱權限，并且設置完整的權限體系還要配合企事業的員工職位來對于不同權限的審閱賬號。還要適用于不同的管理模式，例如不同權限的分級管理、分級共享、分級配置、分組管理、分組共享、共享使用、臨時發放等不同的賬戶特性，來做到紙質檔案管理與電子檔案管理的完美融合。

5 結論

利用信息化系統將電子檔案與紙質檔案緊密融合，能極大提高檔案的完整性與便利性，是我們檔案管理工作者跟上時代步伐所必須研究的課題。

參考文獻

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