新時代下的檔案管理工作實踐

錢雁

摘 要：隨著我國社會經濟和科學技術的全面發展，新時期機關團體、企事業單位對檔案管理工作提出了更高要求，傳統意義上的檔案管理，已經不能滿足新時期各單位的要求。本文立足于檔案管理工作的原則及意義，對目前機關團體、企事業單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，提出了新時期檔案管理的創新思路，對完善檔案管理、提高工作水平有一定參考意義。

關鍵詞：檔案；管理工作；實踐；職業健康

1 引言

檔案管理是整個國家文獻信息管理的重要組成部分，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統的基石。檔案管理不僅對個體單位的工作和生產有重要意義，對整個社會也有深遠意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。加強各單位檔案管理是適應新時期發展的重要思路，也是當今社會與時俱進的重要表現。要在工作實踐中實際體現各單位檔案管理的作用和價值，有必要理解檔案管理工作的原則及意義，以及檔案管理工作的現狀、存在的問題。

2 檔案管理工作的原則和意義

2.1 基于實踐原則

我國的檔案管理工作經歷了多半個世紀的發展，目前已經形成了一整套完整的工作經驗、理論和方法，成為有較強的指導意義的創新的基礎。各單位的檔案管理創新要遵從原有的工作基礎，結合本單位現在的實際情況進行創新。另外學習是創新的基礎，借鑒是創新的新階梯，各單位的檔案管理人員要在工作中學習借鑒、為提高檔案管理工作服務水平打下良好的基礎。

檔案管理工作是一項長期的、要求從業人員具有強烈責任心的工作，檔案管理不應該局限于理論上的創新指導，更應按照檔案管理的客觀規律要求，在進行收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用和編研的過程中，摸索新的方法，在實際工作中，進行管理模式、管理方法和管理載體上的創新實踐。

2.2 檔案管理工作的意義

檔案是一個單位最為寶貴的財富，真實記錄了一個單位的發展史，記載了單位的輝煌歷程，用一種獨有的方式為后人了解本單位歷史提供最可靠的原始材料。

檔案利用是檔案管理最為基本的工作，檔案利用對于整個社會的發展是不可或缺的，是社會的信啟。強化檔案開發利用和共享資源的關鍵是對檔案的基礎管理的強化。

3 檔案管理存在的問題

3.1 領導對檔案工作重要性認識不到位

現階段很多單位領導對檔案管理工作的重要性認識不到位，簡單地認為檔案管理就是將文件堆砌、存放，沒有按照檔案管理的客觀規律進行管理，沒有對檔案管理過程中的各環節予以重視，在工作中甚至有的文件都不保留，造成檔案文件的缺失、遺漏和不完整。

3.2 工作不規范

很多單位檔案管理工作不夠規范，在材料收集過程中管理制度不能發揮其實際作用，沒有執行嚴格的檔案材料收集考核制度，不交檔案、材料缺漏、不完整的情況常有發生，很多部門都是各司其職，缺乏溝通，導致檔案管理收集工作難以進行，造成不必要的損失。

3.3 檔案工作者職業健康保護不重視

檔案從業者長期工作在充滿有害微生物、投放有防霉殺蟲劑等有毒害物質的環境中，持續長時間使用電腦、復印機和掃描儀等設備，這些都對檔案工作者的健康構成極大潛在危害。由于導致檔案從業者職業病發生的因素復雜多變，他們所面臨的職業病較其他行業來說也要復雜很多，即我們的檔案從業者通常都可能同時患有幾種職業病，這其中既包括法定的職業病，也包括一些新型職業病。

1）職業中毒。檔案工作者在文檔整理、使用過程中，需要使用種類繁多而功能復雜的各類填料和輔助劑，這些物質中就含有很多對人體健康造成潛在危害的成分。工作人員在工作中，長期接觸并或吸入這些物質，導致慢性中毒。為防止有害生物對檔案的危害，使用防霉藥劑、殺蟲藥劑，也成為檔案從業者健康的一大潛在殺手。目前我們所使用的括敵敵畏、溴甲烷、環氧乙烷、氟化鈉、砷硫鉛、磷化鋁、亞砷酸等防霉殺藥劑、殺蟲藥劑，工作人員容易受到這些有害物質的侵害，提高了職業中毒發生的機率。

2）職業性皮膚病。在檔案管理工作中，會接觸到還附著在文檔上的被有害生物、檔案害蟲和病菌侵蝕的、或寄生的大量的有害生物。這些物質可能會對人體產生不利影響，甚至出現鼻炎、眼干眼痛及皮膚瘙癢、疼痛或色素病變等反應，有的可能暫時無明顯癥狀，但已經成對內臟器官的造成了不利影響。

3）腰頸椎疾病。檔案工作者在空調環境中長期伏案工作，保持一種工作姿勢時間過長，導致頸腰椎疾病也成為了檔案工作者身體健康的一大危害。

4）電腦綜合癥。電腦綜合癥是檔案從業人員最近才面臨的不容忽視的職業病威脅。由于檔案管理自動化和電子化要求，從業人員長期操作電腦，以某一種固定姿勢工作，引發的頸部、肩部、腰部、手部肌群的疲勞及因此導致鼠標手、頸肩腰椎疾病，也包括了角膜炎、結膜炎等一系列眼部疾病。長期使用電腦還可能誘發癲癇，即“光敏感性癲癇”。

4 加強檔案管理的措施

4.1 加強培訓學習，提高領導對檔案工作的認識程度

單位領導應該加強學習和培訓，提高對檔案工作重要性的認識，適應新時期檔案管理的要求，加強引進檔案管理懂技術（信息化型人才）懂專業（檔案管理專業人才）的檔案管理人員，在相互融合下提高自身素質。

4.2 加強檔案管理的數字化力度

進行檔案管理的信息化培訓，構建信息化的知識平臺，在傳統工作的基礎上創新完善，將科學化與數字化引用到檔案管理中來，實現檔案智能化管理，提高檔案管理的有效性。

4.3 加強職業病的防治措施

1）改善檔案從業人員的工作環境。檔案從業人員長期工作在封閉環境中，盡管使用空調設備，但為保證濕度和溫度，一般不設窗戶更換室內空氣，室內常年不見陽光，導致致病菌和霉菌存在，從而對從業者健康造成潛在危害。為保證空氣質量，為從業者提供良好的空氣環境，建議配備檔案庫房殺菌消毒空氣凈化等專業設備，確保檔案從業者健康。

2）做好勞動保護。在勞動過程中，從業者要嚴格按照勞保要求，穿著正式工作服，佩戴口罩、手套等必要的勞保用品，并及時替換。工作中要嚴格規范操作，飲水要防止杯具和飲用水被污染，在接觸檔案前，確保雙手已經清潔，避免有害細菌等對人體產生潛在的危害，從而避免職業性皮膚病的發生。

3）養成良好的工作作息和生活習慣。檔案從業者在工作中，持續工作超過一個小時，要以工間操或強制離開電腦短暫休息等形式，讓身體放松，減少電腦綜合癥和腰椎病頸椎病等職業病的發病概率。要養成良好的生活習慣，充分休息，防止過度疲勞，適當參加體育運動，確保身心健康，增強自身抵抗力。

5 結束語

綜上所述，新時期事業單位的檔案管理工作重點應在創新發展，并保證從業者職業健康，只有從檔案管理人才、管理模式、服務手段以及設備等方面進行創新完善，改善從業者工作環境，加強從業者自身身體素質等方能改善目前各單位檔案管理中存在的諸多問題，才能促進各單位檔案管理更好發展。

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