對(duì)新時(shí)期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的研究

摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展，檔案資源逐漸成為一種關(guān)鍵的戰(zhàn)略性資源。對(duì)于政府機(jī)關(guān)來說，為了適應(yīng)新時(shí)期各方面工作需求，尋找檔案管理工作的缺陷，是當(dāng)下的首要任務(wù)。基于此，本文通過對(duì)新時(shí)期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，從創(chuàng)新管理模式、構(gòu)建數(shù)據(jù)庫管理平臺(tái)、確保檔案信息安全、完善管理制度等方面論述了新時(shí)期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作問題的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；政府機(jī)關(guān)；檔案管理

政府機(jī)關(guān)檔案主要是指由各種執(zhí)行機(jī)關(guān)代議而制定的法律法規(guī)和執(zhí)行決策以及國家軍事、外交、內(nèi)政方面的聲像、圖表、文字等行政文件。在新時(shí)期下，我國信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化逐漸成為主流趨勢，并且是檔案信息資源開發(fā)的關(guān)鍵條件。在這種情況下，對(duì)檔案傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行優(yōu)化，解決當(dāng)下機(jī)關(guān)檔案管理中的各種問題，對(duì)我國政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展有著莫大的好處。

1 新時(shí)期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題

1.1 管理模式落后

現(xiàn)階段，很多政府機(jī)關(guān)在進(jìn)行檔案管理過程中，仍然沿用以往的管理模式，機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案質(zhì)量的開發(fā)、利用以及提供都是以紙質(zhì)為主，管理的數(shù)字化和信息化水平比較低。事實(shí)上，在實(shí)際管理過程中，我們不能對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行全盤否認(rèn)，其有著自身獨(dú)特的優(yōu)勢，在憑證和記錄中也發(fā)揮著重要的作用。但是，就現(xiàn)代社會(huì)來說，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，數(shù)字化和信息化占據(jù)主導(dǎo)地位，大量信息不斷涌現(xiàn)出來，紙質(zhì)檔案的重復(fù)利用率比較低，無法滿足信息的歸檔要求。同時(shí)保管成本比較高且條件比較苛刻，極易損毀或丟失，這是檔案管理中最為重要的問題之一。

1.2 管理平臺(tái)偏狹

目前，政府機(jī)關(guān)在進(jìn)行檔案管理過程中，其管理平臺(tái)普遍以人工形式為主。而現(xiàn)階段，我國正處于飛速發(fā)展階段，各行各業(yè)以及國家人口信息等都呈現(xiàn)幾何倍數(shù)增長，致使機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案信息儲(chǔ)存量大幅度增加。在這種情況下，管理人員對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行一對(duì)一的對(duì)比，顯然是不現(xiàn)實(shí)的。然而，在機(jī)關(guān)內(nèi)部其數(shù)據(jù)庫建設(shè)比較遲滯，檔案信息化建設(shè)水平建設(shè)普遍不高，致使檔案管理人員需要付出大量的時(shí)間和精力對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗(yàn)。管理平臺(tái)的“狹隘”不僅使工作人員管理效率低下，還制約著整個(gè)機(jī)關(guān)的發(fā)展。

1.3 檔案信息安全問題

檔案信息安全一直都是政府機(jī)關(guān)面臨的主要問題之一，政府機(jī)關(guān)中的檔案涉及到我國的各方面內(nèi)容，不論是政治、經(jīng)濟(jì)、軍事，還是文化建設(shè)，都是嚴(yán)格保密的。在這種情況下，確保檔案信息安全是當(dāng)下管理工作的首要任務(wù)。而就目前政府機(jī)關(guān)中的檔案管理來說，由于數(shù)據(jù)數(shù)字化和信息化建設(shè)不完善，使得檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸時(shí)，常會(huì)被惡意偽造、篡改以及竊取等。使得檔案的真實(shí)性和完整性得不到保證。同時(shí)政府機(jī)關(guān)中的檔案信息泄露，會(huì)對(duì)我國造成嚴(yán)重的影響，因此，檔案信息安全問題亟待解決。

1.4 管理制度不完善

管理制度不完善也是對(duì)檔案管理工作影響的關(guān)鍵因素。現(xiàn)階段，很多政府機(jī)關(guān)的檔案管理制度普遍存在“缺位”現(xiàn)象，有的機(jī)關(guān)甚至沒有相應(yīng)的崗位，缺乏科學(xué)、系統(tǒng)的規(guī)章制度。同時(shí)有一部分政府機(jī)關(guān)由于受到各種主觀和客觀因素的影響，沒有專門的管理設(shè)施，而且主要負(fù)責(zé)管理的工作人員數(shù)量也嚴(yán)重不足，導(dǎo)致檔案管理比較混亂。同時(shí)，在檔案信息的查詢登記、移交手續(xù)、分類標(biāo)準(zhǔn)、整理范圍以及收集的內(nèi)容等沒有嚴(yán)格的制度規(guī)范。

2 新時(shí)期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作問題的改進(jìn)措施

2.1 創(chuàng)新管理模式

針對(duì)現(xiàn)階段檔案管理模式存在的問題，需要對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。而創(chuàng)新管理模式需要從以下幾方面進(jìn)行：1）建設(shè)數(shù)字化管理模式。首先，利用身份認(rèn)證技術(shù)和掃描技術(shù)對(duì)構(gòu)建檔案認(rèn)證體系；其次，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)構(gòu)建檔案信息全程管理體系；最后，利用加密技術(shù)對(duì)檔案安全進(jìn)行管理。利用這種模式對(duì)政府機(jī)關(guān)中的檔案進(jìn)行管理，可以有效實(shí)現(xiàn)管理數(shù)字化，不僅能夠?qū)n案資料及時(shí)更新，同時(shí)還可以對(duì)其進(jìn)行整合和補(bǔ)充。2）建設(shè)自動(dòng)化管理模式。在建設(shè)這種模式過程中，需要用到的技術(shù)有數(shù)碼掃描識(shí)別數(shù)、電子標(biāo)簽技術(shù)以及OCR識(shí)別技術(shù)等。可以通過自動(dòng)收集、自動(dòng)篩選、自動(dòng)檢索以及提取關(guān)鍵詞等對(duì)檔案進(jìn)行有效管理。這種模式的應(yīng)用可以有效實(shí)現(xiàn)批量處理和自動(dòng)處理機(jī)關(guān)檔案信息。3）建設(shè)體系化管理模式。這種模式建設(shè)主要是將文檔一體化、各部門之間銜接一體化以及機(jī)關(guān)內(nèi)部各項(xiàng)流程一體化等。同時(shí)在建設(shè)過程中，將數(shù)據(jù)集成以及數(shù)據(jù)融合等技術(shù)融入其中，使檔案資料更加通用和兼容。

2.2 構(gòu)建數(shù)據(jù)庫管理平臺(tái)

在政府機(jī)關(guān)中，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫管理平臺(tái)時(shí)，主要是通過數(shù)字信息技術(shù)將檔案資源共享化、傳遞信息網(wǎng)絡(luò)化以及信息數(shù)字化。首先，在信息數(shù)字化過程中，將各種檔案信息轉(zhuǎn)化成為可以被計(jì)算機(jī)認(rèn)證的二進(jìn)制編譯代碼，在轉(zhuǎn)換完成之后，將編譯代碼進(jìn)行統(tǒng)一儲(chǔ)存。在此過程中，要將視頻文件、音頻文件、圖像文件以及文本文件轉(zhuǎn)化成為相應(yīng)的數(shù)字信息。這樣不僅可以填充數(shù)據(jù)庫，同時(shí)，也可以使檔案信息外泄的幾率大大降低。其次，在將這些文件格式轉(zhuǎn)換成為相應(yīng)的數(shù)字信息之后，在數(shù)據(jù)庫平臺(tái)的各個(gè)模塊中錄入，并將其全部改制成為“機(jī)讀數(shù)據(jù)”。工作人員要注意，在錄入數(shù)字信息過程中，需要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的審核和校對(duì)，保證數(shù)據(jù)庫中錄入和存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息無誤且完整，并且能夠完全被計(jì)算機(jī)識(shí)別。最后，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫中業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行建設(shè)，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)主要包含檔案關(guān)鍵詞搜索、機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門之間的檔案檢索、國家文檔信息的檢索、社會(huì)群眾的信息檢索、簡化整理以及數(shù)據(jù)安全防護(hù)工作等。這些功能可以為檔案管理提供一個(gè)切實(shí)可行的平臺(tái)，使機(jī)關(guān)能夠順利開展檔案管理工作。

2.3 確保檔案信息安全

政府機(jī)關(guān)在加強(qiáng)檔案信息安全管理過程中，從以下幾方面進(jìn)行：1）進(jìn)一步完善計(jì)算機(jī)保管設(shè)施和電子文件，及時(shí)升級(jí)檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案數(shù)據(jù)在傳輸和保存中的穩(wěn)定和安全。2）在管理各種軟件過程中，首先，從電子檔案形成的前端控制開始，在文件生成時(shí)對(duì)其進(jìn)行監(jiān)管，保證檔案的原始性，同時(shí)實(shí)時(shí)跟蹤檔案數(shù)據(jù)操作。其次，開辟檔案存儲(chǔ)途徑，政府機(jī)關(guān)要為檔案專屬部門提供計(jì)算機(jī)刻錄等設(shè)施，并且通過通用格式光盤對(duì)文件資料進(jìn)行存儲(chǔ)。同時(shí)及時(shí)修補(bǔ)檔案管理平臺(tái)的安全漏洞，對(duì)各種防病毒軟件和防火墻實(shí)行全天候升級(jí)管理，使檔案訪問、下載以及上傳等始終處于一個(gè)安全的環(huán)境中。最后，利用檔案備份技術(shù)、仿寫技術(shù)、身份驗(yàn)證、加密技術(shù)以及簽署技術(shù)對(duì)電子檔案的使用、傳輸?shù)冗M(jìn)行安全管理。

2.4 完善管理制度

在新時(shí)期下，政府機(jī)關(guān)想要全方位的做好檔案管理工作，需要堅(jiān)持“制度”原則，無制度便沒有管理，因此，完善管理制度是當(dāng)下首要任務(wù)。首先，完善責(zé)任制度。責(zé)任制度的完善主要是將崗位職責(zé)分工落實(shí)，嚴(yán)格監(jiān)管檔案管理工作人員的日常行為，防止其出現(xiàn)瀆職、失職行為和責(zé)任心不強(qiáng)現(xiàn)象，同時(shí)強(qiáng)化檔案移交歸檔和材料收集管理工作。其次，完善上崗競爭制度。政府機(jī)關(guān)要選拔具備專業(yè)知識(shí)的人才，這一類人才不僅要包含管理人才，還要有技術(shù)人才，以此培養(yǎng)協(xié)作型、復(fù)合型、創(chuàng)造型人才，從而充實(shí)檔案管理崗位。

3 結(jié)論

綜上所述，在新時(shí)期，政府機(jī)關(guān)在進(jìn)行檔案管理過程中，要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，著力于檔案數(shù)據(jù)整合，完善信息化建設(shè)。經(jīng)過上文分析可得，解決當(dāng)下檔案管理問題，需要以全新的管理模式和管理制度為基礎(chǔ)，構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，以此加強(qiáng)檔案信息的安全，這樣才能使機(jī)關(guān)檔案管理更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

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作者簡介

徐燕燕（1985-），廣東，檔案職稱，本科，深圳市鹽田區(qū)政府。