對新時期政府機關檔案管理工作的研究

摘 要：隨著社會的進步和時代的發(fā)展，檔案資源逐漸成為一種關鍵的戰(zhàn)略性資源。對于政府機關來說，為了適應新時期各方面工作需求，尋找檔案管理工作的缺陷，是當下的首要任務。基于此，本文通過對新時期政府機關檔案管理工作中存在的問題進行分析，從創(chuàng)新管理模式、構建數據庫管理平臺、確保檔案信息安全、完善管理制度等方面論述了新時期政府機關檔案管理工作問題的改進措施。

關鍵詞：新時期；政府機關；檔案管理

政府機關檔案主要是指由各種執(zhí)行機關代議而制定的法律法規(guī)和執(zhí)行決策以及國家軍事、外交、內政方面的聲像、圖表、文字等行政文件。在新時期下，我國信息技術不斷發(fā)展，檔案管理實現信息化逐漸成為主流趨勢，并且是檔案信息資源開發(fā)的關鍵條件。在這種情況下，對檔案傳統的管理方式進行優(yōu)化，解決當下機關檔案管理中的各種問題，對我國政治、經濟、文化發(fā)展有著莫大的好處。

1 新時期政府機關檔案管理工作存在的問題

1.1 管理模式落后

現階段，很多政府機關在進行檔案管理過程中，仍然沿用以往的管理模式，機關內部檔案質量的開發(fā)、利用以及提供都是以紙質為主，管理的數字化和信息化水平比較低。事實上，在實際管理過程中，我們不能對紙質檔案進行全盤否認，其有著自身獨特的優(yōu)勢，在憑證和記錄中也發(fā)揮著重要的作用。但是，就現代社會來說，知識經濟時代的到來，數字化和信息化占據主導地位，大量信息不斷涌現出來，紙質檔案的重復利用率比較低，無法滿足信息的歸檔要求。同時保管成本比較高且條件比較苛刻，極易損毀或丟失，這是檔案管理中最為重要的問題之一。

1.2 管理平臺偏狹

目前，政府機關在進行檔案管理過程中，其管理平臺普遍以人工形式為主。而現階段，我國正處于飛速發(fā)展階段，各行各業(yè)以及國家人口信息等都呈現幾何倍數增長，致使機關內部檔案信息儲存量大幅度增加。在這種情況下，管理人員對這些數據進行一對一的對比，顯然是不現實的。然而，在機關內部其數據庫建設比較遲滯，檔案信息化建設水平建設普遍不高，致使檔案管理人員需要付出大量的時間和精力對檔案的完整性和準確性進行校驗。管理平臺的“狹隘”不僅使工作人員管理效率低下，還制約著整個機關的發(fā)展。

1.3 檔案信息安全問題

檔案信息安全一直都是政府機關面臨的主要問題之一，政府機關中的檔案涉及到我國的各方面內容，不論是政治、經濟、軍事，還是文化建設，都是嚴格保密的。在這種情況下，確保檔案信息安全是當下管理工作的首要任務。而就目前政府機關中的檔案管理來說，由于數據數字化和信息化建設不完善，使得檔案在網絡傳輸時，常會被惡意偽造、篡改以及竊取等。使得檔案的真實性和完整性得不到保證。同時政府機關中的檔案信息泄露，會對我國造成嚴重的影響，因此，檔案信息安全問題亟待解決。

1.4 管理制度不完善

管理制度不完善也是對檔案管理工作影響的關鍵因素。現階段，很多政府機關的檔案管理制度普遍存在“缺位”現象，有的機關甚至沒有相應的崗位，缺乏科學、系統的規(guī)章制度。同時有一部分政府機關由于受到各種主觀和客觀因素的影響，沒有專門的管理設施，而且主要負責管理的工作人員數量也嚴重不足，導致檔案管理比較混亂。同時，在檔案信息的查詢登記、移交手續(xù)、分類標準、整理范圍以及收集的內容等沒有嚴格的制度規(guī)范。

2 新時期政府機關檔案管理工作問題的改進措施

2.1 創(chuàng)新管理模式

針對現階段檔案管理模式存在的問題，需要對管理模式進行創(chuàng)新。而創(chuàng)新管理模式需要從以下幾方面進行：1）建設數字化管理模式。首先，利用身份認證技術和掃描技術對構建檔案認證體系；其次，利用數據庫技術構建檔案信息全程管理體系；最后，利用加密技術對檔案安全進行管理。利用這種模式對政府機關中的檔案進行管理，可以有效實現管理數字化，不僅能夠將檔案資料及時更新，同時還可以對其進行整合和補充。2）建設自動化管理模式。在建設這種模式過程中，需要用到的技術有數碼掃描識別數、電子標簽技術以及OCR識別技術等。可以通過自動收集、自動篩選、自動檢索以及提取關鍵詞等對檔案進行有效管理。這種模式的應用可以有效實現批量處理和自動處理機關檔案信息。3）建設體系化管理模式。這種模式建設主要是將文檔一體化、各部門之間銜接一體化以及機關內部各項流程一體化等。同時在建設過程中，將數據集成以及數據融合等技術融入其中，使檔案資料更加通用和兼容。

2.2 構建數據庫管理平臺

在政府機關中，構建數據庫管理平臺時，主要是通過數字信息技術將檔案資源共享化、傳遞信息網絡化以及信息數字化。首先，在信息數字化過程中，將各種檔案信息轉化成為可以被計算機認證的二進制編譯代碼，在轉換完成之后，將編譯代碼進行統一儲存。在此過程中，要將視頻文件、音頻文件、圖像文件以及文本文件轉化成為相應的數字信息。這樣不僅可以填充數據庫，同時，也可以使檔案信息外泄的幾率大大降低。其次，在將這些文件格式轉換成為相應的數字信息之后，在數據庫平臺的各個模塊中錄入，并將其全部改制成為“機讀數據”。工作人員要注意，在錄入數字信息過程中，需要對其進行嚴格的審核和校對，保證數據庫中錄入和存儲的數據信息無誤且完整，并且能夠完全被計算機識別。最后，對檔案數據庫中業(yè)務環(huán)節(jié)進行建設，業(yè)務環(huán)節(jié)主要包含檔案關鍵詞搜索、機關內部各部門之間的檔案檢索、國家文檔信息的檢索、社會群眾的信息檢索、簡化整理以及數據安全防護工作等。這些功能可以為檔案管理提供一個切實可行的平臺，使機關能夠順利開展檔案管理工作。

2.3 確保檔案信息安全

政府機關在加強檔案信息安全管理過程中，從以下幾方面進行：1）進一步完善計算機保管設施和電子文件，及時升級檔案數據庫，確保檔案數據在傳輸和保存中的穩(wěn)定和安全。2）在管理各種軟件過程中，首先，從電子檔案形成的前端控制開始，在文件生成時對其進行監(jiān)管，保證檔案的原始性，同時實時跟蹤檔案數據操作。其次，開辟檔案存儲途徑，政府機關要為檔案專屬部門提供計算機刻錄等設施，并且通過通用格式光盤對文件資料進行存儲。同時及時修補檔案管理平臺的安全漏洞，對各種防病毒軟件和防火墻實行全天候升級管理，使檔案訪問、下載以及上傳等始終處于一個安全的環(huán)境中。最后，利用檔案備份技術、仿寫技術、身份驗證、加密技術以及簽署技術對電子檔案的使用、傳輸等進行安全管理。

2.4 完善管理制度

在新時期下，政府機關想要全方位的做好檔案管理工作，需要堅持“制度”原則，無制度便沒有管理，因此，完善管理制度是當下首要任務。首先，完善責任制度。責任制度的完善主要是將崗位職責分工落實，嚴格監(jiān)管檔案管理工作人員的日常行為，防止其出現瀆職、失職行為和責任心不強現象，同時強化檔案移交歸檔和材料收集管理工作。其次，完善上崗競爭制度。政府機關要選拔具備專業(yè)知識的人才，這一類人才不僅要包含管理人才，還要有技術人才，以此培養(yǎng)協作型、復合型、創(chuàng)造型人才，從而充實檔案管理崗位。

3 結論

綜上所述，在新時期，政府機關在進行檔案管理過程中，要適應社會發(fā)展需求，著力于檔案數據整合，完善信息化建設。經過上文分析可得，解決當下檔案管理問題，需要以全新的管理模式和管理制度為基礎，構建信息化管理平臺，以此加強檔案信息的安全，這樣才能使機關檔案管理更加規(guī)范化和標準化。

參考文獻

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作者簡介

徐燕燕（1985-），廣東，檔案職稱，本科，深圳市鹽田區(qū)政府。