公交行業提升檔案管理信息化水平的實踐探討

陳一星

摘 要：在信息化時代，先進的信息網絡技術以及網絡設備進入到人們的生活中，改變了人們的生活學習工作方式，各行各業也進行了信息化的改革，促進了社會經濟的信息化發展。其中一個就是檔案管理，先進的電子設備和信息化技術被應用，提高了管理水平，實現檔案管理信息化，公共交通集團公司也在與時俱進，為了適應信息化新形勢，加強信息化基礎建設，實現信息化的檔案管理。本文主要對公交行業提升檔案管理信息化水平的實踐進行研究分析。

關鍵詞：公交；檔案管理；信息化水平；實踐

檔案是用來記錄歷史信息的，記載著企業的發展，是企業發展的依據，檔案對于一個企業有著重要的作用，能夠幫助企業完善制度，是企業制定發展計劃和決策的重要依據。隨著城市化建設發展，公交事業也在不斷的發展，那么公交檔案就是公交發展的重要資料，在信息化時代，各項信息技術和信息設備被投入到檔案管理中，實現信息化的管理。傳統公交檔案管理已經不能滿足時代的發展，不符合智慧公交的建設要求，就需要加大信息基礎設施的建設，發揮出電子檔案的價值，提高檔案管理信息化水平。

1 檔案管理信息化

檔案管理信息化，也就是實現電子錄入，信息采集，信息查詢和檔案信息的共享等，讓檔案信息得到了開發利用，提高了管理的效率。從傳統的檔案變為電子檔案，實行科學化的管理手段。信息化的檔案管理，滿足了企業的發展要求，統一管理，統一制定規章制度，同意依照相關的法律法規，讓其管理更加嚴謹高效，也能確保檔案信息的完整性和準確性。此外，電子檔案管理，通過信息化的管理，利用先進的網絡信息技術進行信息資料的收集儲存，同樣也能通過互聯網實現共享，并使其得到有效的利用。另外，檔案管理信息化，需要大量的先進的科學技術為基礎，實現管理的自動化，相比較傳統的管理模式，不論是從信息資料的收集儲存，還是從信息的開發利用都得到了有效的提高。

2 公交提升檔案管理信息化水平的實踐方案

2.1 公交事業以及其檔案管理信息化現狀

公交也就是公共交通，是屬于服務行業，公交行業所服務的對象是人，公共交通是滿足人們基本出行的社會公益性事業，向人們提供優質的搭乘服務，占領了一定的市場份額，讓社會效益和經濟效益實現了一個完美的統一。在發展的新時期，人們生活水平的改善，市場經濟的深入，人們對出行有了更多的選擇，對于公共交通也提出了更高的要求，公共交通也在不斷地完善服務，創新發展，滿足社會發展以及人們的需求。這就需要檔案信息作為發展的參考依據，提高公交檔案管理水平也就是提高公交行業的質量。

當前檔案資料的利用率不高，導致了企業對于檔案管理也就不夠重視，檔案管理效率得不到提高，檔案信息資料不健全，出現丟失、損壞的情況。現在的公交行業更加重視經濟利益，忽視了檔案管理，而且檔案管理本身就是比較復雜的，基本上資料得到了收集和儲存，就很少進行再度利用。另外就是檔案管理的工作人員專業素質有待提高，因為對檔案管理的忽視，也就進一步的忽視了檔案管理的相關工作人員的專業素質。一些工作人員根本就不具備專業的管理知識，這就阻礙了檔案信息化的建設。而且也不具備信息化技術，不能有效的使用信息網絡設備進行檔案管理，在信息化時代，其傳統的觀念也沒有得到改變，更多的還是選擇人工查閱，不能完全保證信息資料的完整和準確。

2.2 公交提升檔案管理信息化水平

2.2.1 加強組織領導，完善規章制度

提升檔案管理信息化水平，1）首先加強組織領導，重視公交公司的檔案管理，完善管理體系，責任到人，成立數字檔案，集中統一管理，加強信息化的管理觀念。2）積極引進專業的管理人才，特別是專業的技術人才，比如檔案管理專業的畢業生，掌握信息技術的人員，引進的新的管理觀念，對本身的員工進行培訓，保證其能夠使用基礎的信息設備，能夠通過先進的設備和技術實現管理。3）完善規章制度，加強信息化的管理意識，讓所有的員工都能認識到檔案管理信息化的優勢，對檔案管理的積極意義。制定長效的管理機制，實現科學化的管理，就包括了制定電子檔案的要求，檔案數字化工作流程等等，推進檔案信息化的建設，讓所有的工作能偶有章可循。同時還要完善工作推進機制，特別是信息化建設的初期，工程量大，內容復雜，人們對于信息化的手段還不夠熟悉，相關企業部門就可以邀請對應的地方檔案局來進行工作的指導，提出相應的建議，確保進入信息化的管理。

2.2.2 加強信息基礎設施的建設

提升檔案管理信息化水平，是建立在完善的基礎設施上的，信息基礎設施是保證檔案信息化工作的順利開展，信息化的管理依賴現代化的設備技術，那么要提升檔案管理信息化水平，就需要加大經費的投入，完善基礎設施的建設。就包括了相應的軟件設備和硬件設備，除了基礎的打印機、計算機等，還有智能化的軟件系統和數據庫軟件，以及儲存的設備。建設現代化的檔案管理室，確保檔案室的環境和安全。實行智能化的管理，讓檔案信息資料得到合理的開發利用，為公交事業的發展提供重要的依據，促進公交事業的發展，滿足人們的需求。

2.2.3 加強數字化、信息化、網絡化的建設

智慧公交是發展新時期的要求，以信息化、網絡化和數字化建設為主線，不斷的創新改革。加強網絡化信息化建設，加強對檔案的日常管理，對每日相關的信息資料要及時分類歸檔，實現信息采集自動化、儲存數字化、管理網絡以及服務人性化，對信息進行自動的整理儲存，建立網絡運行系統，需要的資料直接可以在網絡平臺上進行查詢利用，就比如制定公交的年度計劃，就需要查閱往年的運行狀況，包括了經濟效益、服務水平，同時還有相關的政策方針，通過這些資料的總結分析，為新的計劃決策提供依據。數字化的服務保證了信息的完整性和準確性，提升信息化水平。此外還需要注意的就是信息安全管理體系，網絡化安全是信息化建設的一個重要問題，其必須要通過信息安全管理體系的標準認證，強化數據安全保證，保證電子信息的完整和安全，防止出現損壞或者泄露的問題。

公交是屬于公益性的企業，在信息時代背景下，實現信息化的檔案管理，同時還要保證信息化的查閱，建立完整的檢索工具體系，對其檔案資料進行分類，全部錄入計算機，建設專門的服務平臺，相關的人員可以在平臺上查詢自己想要的信息資料，對于內部的管理人員，進行身份驗證，就可以調取資料，閱讀資料，這樣提高了閱讀檔案的效率，實現了檔案開發利用。

3 結束語

文章主要通過加強組織領導、完善管理體系、健全規章制度，加強信息基礎設施的建設和信息化、數字化以及網絡化的建設，來提高檔案管理信息化水平。隨著時代的發展，信息技術等都在不斷地更新，所以公交行業的檔案管理也要更新技術，加強智能化建設，提高信息化水平，實現公交檔案資料的利用，促進公交行業的發展。

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