淺析衛生計生行政執法全過程記錄的檔案管理

宋濤

摘 要：行政機關推行行政執法全過程記錄制度，對于促進行政機關嚴格規范公正文明執法，保障和監督行政機關有效履行職責，維護人民群眾合法權益，具有重要意義。而全過程記錄檔案管理工作在整個行政執法全過程記錄制度中尤為重要，起到固定保存，完整呈現執法過程的支撐作用。但現階段的執法全過程記錄檔案管理工作中還是存在很多問題，為了保證該工作的順利進行，就需要不斷創新行政執法全過程記錄的檔案管理手段，適應社會發展，探索新思路、新途徑。基于此，本文將對衛生計生全過程記錄的檔案管理工作展開論述。

關鍵詞：衛生計生；行政執法；全過程記錄；檔案

黨的十八屆四中全會通過《中共中央關于全面推進依法治國若干重大問題的決定》，提出要建立執法全過程記錄制度，成為全體執法隊伍的新要求和新目標。對衛生計生執法全過程記錄的檔案管理也提出了更高的要求。因此作為衛生計生執法機構也要順應時代發展，在不斷完善規范管理制度的基礎上，逐步將現代信息化技術融入到檔案管理工作中，全面提升衛生計生全過程記錄的檔案管理質量和水平。

1 衛生計生行政執法全過程記錄檔案管理的問題

1.1 衛生計生執法全過程記錄檔案管理制度不健全

很多衛生計生執法機構對執法全過程記錄的檔案管理起步較晚且認識不足，尤其是縣（區）級執法機構。由于執法全過程記錄檔案復雜多樣化，各地衛生計生執法機構檔案管理水平又參差不齊，管理手段方式不一，導致執法過程中遺漏某種形式的檔案記錄或不同形式的記錄檔案之間缺乏關聯性等問題，不能形成完整有效的檔案體系。所以要不斷健全信息化管理制度，對執法全過程記錄檔案管理進行統一規范要求和適時的檢查，保證檔案管理的規范高效。

1.2 衛生計生執法全過程記錄檔案管理硬件保障不足

當前，衛生計生執法機構的全過程記錄設備主要包括現場移動執法終端、執法記錄儀以及采集器等儀器設備，但很多衛生計生執法機構資金保障不足，記錄設備配備不完善，有的縣、區級別的執法機構甚至沒有足量配備，容易導致執法過程中關鍵環節的記錄缺失，嚴重影響了全過程記錄的完整性。

1.3 衛生計生執法全過程記錄檔案管理人員業務素質普遍偏低

目前，衛生計生執法部門全過程記錄檔案工作人員多為一線執法人員，普遍為兼職人員，缺乏檔案管理專業知識，檔案管理水平普遍偏低，使檔案管理工作成為整個執法過程中的薄弱環節。同時，檔案管理領導組織有待加強，檔案管理人員認識不足，導致一些重要執法檔案缺失或沒有得到有效保存，失去了案件的關鍵證據，甚至在引起行政爭議時處于被動局面。

2 大數據下衛生計生執法全過程檔案管理措施

2.1 明確衛生計生執法全過程檔案的內容

行政執法全過程記錄檔案不是單一的檔案，包括有文字、電子數據、音像資料等。文字記錄，是以文字、字母、圖表、圖片、符號在紙張以及其他書寫介質上所作的記錄。電子數據是基于計算機和現代電子通信技術的廣泛運用而發展起來的用以表示文字、圖形等信息的資料。音像記錄是以執法記錄儀、照相機、攝像機、錄音機、視頻監控設備等為工具所作的記錄。也是執法全過程記錄檔案的重中之重。以保定市衛生監督局開展衛生計生執法為例：

1）行政檢查中的現場筆錄記載的內容與確認過程。

2）行政處罰中調取證據的過程；證據登記保存過程；依法應當及時移交有關部門處理的過程；辦案人員詢問當事人和證人，制作詢問筆錄，當事人和證人簽字確認的過程；現場筆錄記載的內容與確認過程；當事人要求舉行聽證的，聽證過程；執法文書留置送達過程。

3）行政許可中書面受理過程現場驗收過程以及許可決定送達過程。

這些都需要音像記錄，由此可見一個執法行為可以使用不同的形式來記錄。各種形式檔案之間要相互印證，從而形成有效的檔案證據鏈。

2.2 加大硬件投入，對檔案管理提供有力的基礎保證

根據衛生計生執法工作的特點，為了能夠規范完整記錄執法全過程，需要配備相關硬件設備。以保定市衛生監督局為例，從檔案記錄工作實際出發，2017年配備現場移動執法終端系統10套，每套包括數字化平板以及無線藍牙打印機，確保每個執法科室使用1套。配備執法記錄儀17臺以及采集系統，平均2名執法人員一臺。用信息化、科學化手段實現了行政執法全過程檔案的高效、高質、無縫記錄，有力的提升了整個衛生計生行政執法工作水平，確保了執法全過程記錄檔案的有效保存。

2.3 對執法檔案管理人員加大培訓力度

1）設置專人管理。每個執法科室需設置專人管理執法檔案，確保整個檔案工作安全有序銜接。同時，設立專門執法檔案管理科室，專人負責，并協調軟件開發公司實施提供技術支持，從而有效完整固定保存執法全過程檔案。

2）加強培訓力度。由于現場執法活動的不可逆性，每個執法人員都是檔案的管理者。針對執法人員開展一對一精準培訓，確保執法人員人人掌握設備記錄功能，熟練運用。

3 衛生計生全過程記錄的檔案管理創新

3.1 進一步擴大執法全過程記錄檔案的適用范圍

加強檔案管理，進一步完善現場移動執法終端、調查詢問室和執法記錄儀設備的使用管理規定等相關配套制度。做好執法全過程檔案保存工作，擴大記錄適用范圍，不僅對所有衛生計生行政執法活動進行記錄，同時通過文字、音視頻，圖像等方式還要對行政執法案件各環節進行記錄，實現全程留痕、可追溯管理。

3.2 搭建網絡平臺，資源整合

為全面客觀安全的管理衛生計生執法全過程記錄檔案，使用現場移動執法終端系統、執法記錄儀以及采集器系統等多個信息化系統，搭建衛生計生執法信息平臺。通過現場監督執法信息無線實時上傳，使得行政執法信息化延伸到了監督執法現場，達到現場執法全程留痕，提高了辦案效率，有效的保存了執法全過程檔案，為實現衛生計生執法檔案的全程信息化提供了支撐，提升了監督執法形象。

3.3 加強衛生計生執法全過程記錄檔案體系建設

1）進一步創新擴充執法記錄設備。目前，衛生計生行政執法設備已經擴展到了現場移動執法終端、執法記錄儀等具有現場音視頻記錄功能的設備，有效保障了執法全過程檔案的完整性、多樣性。同時，隨著新形勢下對執法工作要求的提高，還要與時俱進不斷豐富執法記錄手段，讓全過程記錄檔案更加科學高效。

2）加強執法全過程記錄檔案安全。信息平臺形成的大數據信息，具有可修改、可編輯的特點，因此要加強檔案網絡安全保護，嚴格使用權限管理，防止執法人員隨意刪減、損毀檔案資料，確保檔案的安全有效，保障行政執法公平正義。

4 結語

衛生計生行政執法全過程記錄的檔案管理任重而道遠，對于此項工作剛剛起步的衛生計生執法機構，要以規范化為核心，以信息化為支撐，以精細化為引領，以實戰為基石，積極穩妥開展衛生計生行政執法全過程檔案的管理工作。加強執法全過程記錄檔案的數據統計分析，充分發揮執法全過程檔案在行政管理、優化服務、監督權力等方面的作用。

參考文獻

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