淺議如何提升辦公室文秘的人格魅力和工作能力

吳青瑤

摘 要：辦公室文秘工作者的綜合素質對企業的協調發展具有重要的作用。本文首先簡要介紹了辦公室文秘的人格魅力和工作能力的相關內容，隨后探討了提升辦公室文秘的人格魅力和工作能力的有效措施，希望這些觀點能夠有效促進企業文秘人才隊伍建設的優化。

關鍵詞：辦公室文秘；人格魅力；工作能力

辦公室是企業經營運轉的中樞部門，擔負著“參與政務、管理事務、綜合協調、做好服務”的重要職責，文秘是從事辦公室日常工作，協助企業決策層和管理層處理日常事務，并為其決策提供服務的工作人員。提高辦公室文秘的人格魅力和工作能力能夠有效增強企業的辦事效率，促進生產經營活動的良性運轉，打造卓越的“品牌形象”。

1 辦公室文秘的人格魅力和工作能力

1.1 文字語言運用能力

文字語言運用能力包括文字閱讀能力、言語溝通能力、領會理解能力和文字處理能力。文字閱讀能力是指，文秘工作人員在處理辦公室工作的過程中，能夠對大量的文字材料進行速讀、泛讀和精度，準確把握材料的精神實質，提煉摘取出其主要觀點，并且在重要文件的深入挖掘中，領會其中的言近旨遠和微言大義。言語溝通能力是指，文秘工作者在傳達相關資訊和信息時，要保障口齒清晰、表達流暢、措辭準確、態度宜人，并在此基礎上提高言語表達的影響力、感染力和說服力，從有效促進問題的解決和矛盾的化解。領會理解能力指文秘工作人員要具備較強的敏銳力和洞察力，在聆聽他人的發言的構成中，能夠保障注意力和專注力的集中，強化對信息的的記憶和理解，從而保障日常工作的質量和效率。文字處理能力要求文秘人員能夠應對各種應用文的寫作，掌握多種寫作方式和技巧，具備較高的政治理論水平和科學文化知識儲備，從而有效促進問題的分析和解決。

1.2 組織協調社交能力

辦公室文秘要具備良好的組織協調能力，以有效促進企業的可持續健康發展。首先，文秘人員要在領導的交辦下，樹立全局意識、協商意識和服務意識，落實對上協調、橫向協調和對下協調，保障企業工作的靈活運轉。其次，文秘人員要具備良好的社會交往能力，善于待人接物，掌握公關技能技巧，以發揮自身的承上啟下，協調左右和聯系內外的職能。再次，辦公室是企業的辦事機構，文秘工作人員要具備良好的辦事能力，能夠在管理事務的過程中，進行獨立思考和自主探索，并有效的應用自身的知識經驗解決日常工作中遇到的困難和挫折。最后，辦公室文秘要具備靈活的應變能力，在遭遇突發緊急狀況時，能夠遇事不慌、臨危不亂，在符合原則的范圍內，提高思維的靈活性和變通性，客觀理性的選擇最佳的解決方案以促進問題和矛盾的及時處理[1]。

2 提升辦公室文秘的人格魅力和工作能力的措施

2.1 建立健全獎懲機制

辦公室是處理企業特定事物的場所，對企業的生產經營活動具有重要的作用。在開展辦公室工作的過程中，建立健全賞罰分明、行之有效的獎懲機制，能夠有效調動文秘人員的工作積極性和工作潛能。通過設置合理的物質獎勵和精神建立，提高辦公室工作人員的競爭意識與合作意識，消除懈怠心理和敷衍態度，從而有效促進工作質量和效率的提升，提升文秘人員對工作的自我要求標準和追求。與此同時，獎懲制度還具有一定的負激勵性和警告性，能夠有效規范文秘人員的工作態度，最大限度和防范和糾正瀆職行為，促進文秘人員的自我完善，從而為相關工作的順利開展奠定堅實的基礎。值得注意的是，在建立健全獎懲機制的過程中，企業管理人員要依據企業的業務狀態和戰略發展方向，制定科學合理的獎懲指標，設定具有適應性和匹配性的獎懲舉措，從而有效保障獎懲機制的可行性和可操作性。

2.2 激發文秘人員的創新意識

創新意識的激發能夠有效提高企業的市場適應能力和市場競爭能力，對企業的發展具有深遠的意義。為了保障企業在激烈的市場競爭中始終處于優勢地位，相關的管理人員要打破傳統僵化的管理理念，消除對文秘工作的誤解，鼓勵文秘工作人員調動已有的知識經驗和企業資源，在特定的辦公室環境中，改進原有的工作方式，創新具有社會價值的工作路徑，從而顯著提高文秘工作的質量和效率。在此過程中，管理人員要積極探索文秘人員的工作模式，與時俱進的剔除落后的方式方法，并采取行之有效的獎懲機制，促進文秘人員的思想創新和工作創新，探索出更為簡潔高效的工作模式，從而提高企業的核心競爭力。除此之外，企業的決策層也要起到模范帶頭作用，在工作管理的過程中打破思維定式，提高決策的前瞻性和預測性，從而將創新理念滲透到辦公室的工作之中，創設良好的創新工作氛圍，使企業的生產經營活動充滿生機和活力。

2.3 強化思想政治道德教育

關注文秘人員的思想動態和心理變化，強化思想政治道德教育對提升文秘工作人員的職業認同感和榮譽感具有重要的價值和作用。在企業的日常工作中，管理人員要注重思想政治道德教育對辦公室工作的滲透，定期宣傳國家制定頒布的新政策、新動向，強化內部信息的溝通交流，以不斷推動文秘工作的更新和優化。其次，要引導辦公室文秘人員樹立“以人為本”的服務理念，大力弘揚社會主義核心價值觀，培養文秘工作者的奉獻精神和“工匠”精神，自覺遵守企業的規章制度，以嚴謹認真的工作態度對待辦公室工作。最后，要注重對文秘人員的心理健康疏導，辦公室文秘人員不僅要從而企業的整體效益出發企業各個環節的工作進行慎重分析，協調好企業內外部各部門、各機構之間的關系，而其要落實對各項工作內容的分類記錄和管理，及時處理企業運營過程中產生的各種突發任務，工作瑣碎繁重，就有較大的壓力和負擔，面對這樣的客觀情況，管理者要注重暢通與文秘人員的溝通渠道，合理設置休憩時間，并布置相應的解壓發泄玩具，以促進文秘工作者的心理健康。

2.4 落實專業技能培訓

辦公室文秘的工作技能直接影響企業的管理效率和行政效率，因而，企業的管理者要注重對文秘人員隊伍建設，增加對專業技能培訓的資金支持和政策支持，聘請社會知名專家開展教育講座活動，或派遣優秀的工作人員到先進企業單位進行交流學習，從而將先進的文秘工作模式和方法帶到企業的日常工作之中，促進辦公室文秘工作人員職業能力和素養的全面提升。例如，近日，山東中煙舉辦文秘業務知識培訓班暨辦公室工作座談會，通過現場及視頻授課相結合的形式，對文秘工作的公文寫作與處理、年鑒編纂、信訪維穩、外事工作、安全保密等活動進行了講解和培訓，共有300人參與了此次培訓活動，該活動的開展有效提高了企業文秘工作者的理論思維能力、參謀服務能力、協調督辦能力和開拓創新能力[2]。與此同時，企業還要定期開展文秘工作考核工作，并將其與文秘工作人員的薪資待遇和職位上升相掛鉤，以進一步夯實文秘人員的工作技能和知識，激發其工作潛能和創造性，從而有效提高辦公室的工作效率。

3 結論

綜上所述，在提高辦公室文秘人格魅力和工作能力的過程中，要強化思想政治道德教育，促進專業技能培訓，增強文秘人員的專業業務能力和道德素養。與此同時，還要建立行之有效的獎懲機制，創設良好的創新氛圍，以充分調動文秘人員的工作積極性和熱情。

參考文獻

[1]姚祖京.辦公室文秘工作質量及水平提升方式研究[J].辦公室業務，2018（06）：106.

[2]王軍鋒.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析[J].科技經濟導刊，2018，26（12）：205+207.