人事檔案數字化建設的實踐

王祥吉

摘 要：隨著信息化時代的發展，檔案信息的存儲方式發生了改變，檔案數字化建設已成為必然趨勢，電子檔案將成為檔案瀏覽查閱的主要載體。為做好人事檔案管理工作，檔案數字化建設具有重大現實意義。

關鍵詞：人事檔案;數字化;實踐;轉遞

人事檔案數字化是采用掃描儀等設備對干部人事檔案進行數字化加工，將其轉化為可存儲在磁盤、光盤等存儲介質上，并能被計算機識別，數字方式可信、可取和可用的數字圖像或數字文本的處理過程。人事檔案數字化工作主要包括檔案整理、檔案掃描、圖像處理、數據存儲、數據入庫。人事檔案數字化建設改變了傳統檔案的管理模式，通過檔案管理軟件實現檔案材料的收集、鑒別、保管、利用、轉遞等工作，全面提升人事檔案管理科學化、信息化、規范化水平。

1 人事檔案數字化建設的重要性

人事檔案數字化改變了傳統檔案的使用模式，使用人通過檔案管理軟件根據需求進行內容提取，減少了紙質檔案的使用頻率和直接接觸的機會，有效的保護了原始檔案，將紙質檔案查閱對原件造成的損壞降到最低。

人事檔案數字化有效防范了原始檔案的涂改造假，提高了原始檔案的可靠性，確保原始檔案真實有效。

人事檔案數字化促進了檔案管理方式的轉變，提升了檔案管理水平，檔案管理由傳統的紙質檔案管理轉變為電子檔案數據庫的管理。管理人員利用電子檔案進行瀏覽查閱，方便快捷的了解企業人員的知識結構、年齡結構和專業結構，為企業人力資源決策提供參考和依據。

2 人事檔案數字化建設的現狀

目前，各單位人事檔案數字化建設的情況有所不同，以我館為例，我館人事檔案數字化建設分為兩個階段，第一階段為紙質檔案整理，2016年下半年我館開展了在編職工“三齡兩歷一身份”的信息審核認定即人事檔案整理和專項審核工作，按照中組部下發的《干部檔案整理工作細則》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》中組發[2009]12號文件精神，我館完成了全體在職在編職工的人事檔案材料分類、排序和編目等檔案整理工作;第二階段為干部數字檔案信息化，2018年下半年我館開展了干部數字檔案信息化工作，在2016年檔案整理的基礎上我館委托杭州京勝航星科技有限公司進行干部檔案數字信息化，通過干部檔案數字信息化形成了我館的干部檔案管理信息系統。

3 人事檔案數字化建設的實踐

3.1 檔案整理

檔案整理是人事檔案數字化建設的前期工作，主要內容包括原始組卷檔案信息核對、受損檔案修復和新增檔案歸類編目。通過檔案整理解決了檔案歸類錯誤、檔案編號與目錄不一致等問題;修復了紙質大小、厚薄不一致的原始檔案，提高了檔案的使用壽命，方便后續檔案數字化處理;解決了一批因長期未整理放入散材料中的新增檔案。

3.2 檔案數字化

檔案數字化是人事檔案數字化建設的主要工作，主要包括檔案掃描和圖像處理。首先在檔案管理信息系統中按照材料分類和順序進行干部檔案目錄創建，然后按照人員姓名進行檔案原始圖像掃描、組卷圖像數據上傳及檔案審核。檔案審核過程中發現掃描圖像出現底色偏暗、圖像傾斜、內部有斑點或者黑邊等情況，圖像處理人員需對掃描圖像進行高清處理、糾偏處理，調整掃描圖像的底色和傾斜度，去除圖像內部的斑點、黑邊，保證掃描圖像字跡清晰、圖面干凈整潔。

3.3 數據存儲

檔案數字化后形成的圖像數據按照JPEG格式進行存儲，分別存儲為原始圖像文件和高清圖像文件，每個文件都有指定的路徑和唯一的標識。

3.4 數據驗收

檔案數字化的原始圖像和高清圖像按照指定路徑存儲后要進行數據驗收，數據驗收合格才能入庫建立檔案管理信息系統。數據驗收主要分三部分，即原始圖像、高清圖像以及目錄與圖像內容是否對應。其中原始圖像數據驗收主要查看圖像的排列順序與紙質檔案是否一致，圖像的清晰度是否適中圖像頁碼是否連續以及有無錯頁等;高清圖像數據驗收主要查看圖像的排列順序與原始圖像是否一致，圖像有無黑點、黑邊、過濃或過淡等現象，文字是否清晰;目錄與圖像內容是否對應主要查看材料的分類、總頁碼、名稱、形成時間等是否與目錄一致。

3.5 建立檔案管理信息系統

數據驗收合格后，將分別導入到檔案管理信息系統指定位置，用戶根據自己的需求進行檢索指定目錄內容，同時也可以在原始圖像和高清圖像之間切換瀏覽。我館使用的是中組部研發的干部檔案管理信息系統，該系統由干部檔案采集子系統、干部檔案管理子系統、干部檔案網絡利用子系統組成，實現數據整理、掃描采集、日常業務管理、干部檔案查借閱等功能。

綜上所述，人事檔案數字化建設的主要內容是檔案整理、檔案數字化、數據存儲、數據驗收以及數據建庫。從原始紙質檔案整理到數字化檔案入庫，每一個環節都必須按照規范執行，確保檔案管理信息系統數據真實可靠，為用戶查閱、數據調用提供方便，為企業決策提供參考和依據。

4 結語

計算機技術、掃描技術、數據庫技術以及存儲技術的發展改變了人事檔案的管理模式，人事檔案從紙質時代轉變為信息化時代，這種新型檔案信息形態不僅節約了占地空間，增強了檔案原件的保護，而且方便了人事檔案轉遞查閱，提高了人事檔案使用效率，加深了人們對人事檔案數字化建設管理模式的認識，順應了時代的發展。