人事檔案數(shù)字化建設(shè)的實踐

王祥吉

摘 要：隨著信息化時代的發(fā)展，檔案信息的存儲方式發(fā)生了改變，檔案數(shù)字化建設(shè)已成為必然趨勢，電子檔案將成為檔案瀏覽查閱的主要載體。為做好人事檔案管理工作，檔案數(shù)字化建設(shè)具有重大現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案;數(shù)字化;實踐;轉(zhuǎn)遞

人事檔案數(shù)字化是采用掃描儀等設(shè)備對干部人事檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲在磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上，并能被計算機識別，數(shù)字方式可信、可取和可用的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。人事檔案數(shù)字化工作主要包括檔案整理、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)入庫。人事檔案數(shù)字化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案的管理模式，通過檔案管理軟件實現(xiàn)檔案材料的收集、鑒別、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等工作，全面提升人事檔案管理科學化、信息化、規(guī)范化水平。

1 人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

人事檔案數(shù)字化改變了傳統(tǒng)檔案的使用模式，使用人通過檔案管理軟件根據(jù)需求進行內(nèi)容提取，減少了紙質(zhì)檔案的使用頻率和直接接觸的機會，有效的保護了原始檔案，將紙質(zhì)檔案查閱對原件造成的損壞降到最低。

人事檔案數(shù)字化有效防范了原始檔案的涂改造假，提高了原始檔案的可靠性，確保原始檔案真實有效。

人事檔案數(shù)字化促進了檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，提升了檔案管理水平，檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案數(shù)據(jù)庫的管理。管理人員利用電子檔案進行瀏覽查閱，方便快捷的了解企業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)結(jié)構(gòu)，為企業(yè)人力資源決策提供參考和依據(jù)。

2 人事檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前，各單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)的情況有所不同，以我館為例，我館人事檔案數(shù)字化建設(shè)分為兩個階段，第一階段為紙質(zhì)檔案整理，2016年下半年我館開展了在編職工“三齡兩歷一身份”的信息審核認定即人事檔案整理和專項審核工作，按照中組部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中組發(fā)[2009]12號文件精神，我館完成了全體在職在編職工的人事檔案材料分類、排序和編目等檔案整理工作;第二階段為干部數(shù)字檔案信息化，2018年下半年我館開展了干部數(shù)字檔案信息化工作，在2016年檔案整理的基礎(chǔ)上我館委托杭州京勝航星科技有限公司進行干部檔案數(shù)字信息化，通過干部檔案數(shù)字信息化形成了我館的干部檔案管理信息系統(tǒng)。

3 人事檔案數(shù)字化建設(shè)的實踐

3.1 檔案整理

檔案整理是人事檔案數(shù)字化建設(shè)的前期工作，主要內(nèi)容包括原始組卷檔案信息核對、受損檔案修復(fù)和新增檔案歸類編目。通過檔案整理解決了檔案歸類錯誤、檔案編號與目錄不一致等問題;修復(fù)了紙質(zhì)大小、厚薄不一致的原始檔案，提高了檔案的使用壽命，方便后續(xù)檔案數(shù)字化處理;解決了一批因長期未整理放入散材料中的新增檔案。

3.2 檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是人事檔案數(shù)字化建設(shè)的主要工作，主要包括檔案掃描和圖像處理。首先在檔案管理信息系統(tǒng)中按照材料分類和順序進行干部檔案目錄創(chuàng)建，然后按照人員姓名進行檔案原始圖像掃描、組卷圖像數(shù)據(jù)上傳及檔案審核。檔案審核過程中發(fā)現(xiàn)掃描圖像出現(xiàn)底色偏暗、圖像傾斜、內(nèi)部有斑點或者黑邊等情況，圖像處理人員需對掃描圖像進行高清處理、糾偏處理，調(diào)整掃描圖像的底色和傾斜度，去除圖像內(nèi)部的斑點、黑邊，保證掃描圖像字跡清晰、圖面干凈整潔。

3.3 數(shù)據(jù)存儲

檔案數(shù)字化后形成的圖像數(shù)據(jù)按照JPEG格式進行存儲，分別存儲為原始圖像文件和高清圖像文件，每個文件都有指定的路徑和唯一的標識。

3.4 數(shù)據(jù)驗收

檔案數(shù)字化的原始圖像和高清圖像按照指定路徑存儲后要進行數(shù)據(jù)驗收，數(shù)據(jù)驗收合格才能入庫建立檔案管理信息系統(tǒng)。數(shù)據(jù)驗收主要分三部分，即原始圖像、高清圖像以及目錄與圖像內(nèi)容是否對應(yīng)。其中原始圖像數(shù)據(jù)驗收主要查看圖像的排列順序與紙質(zhì)檔案是否一致，圖像的清晰度是否適中圖像頁碼是否連續(xù)以及有無錯頁等;高清圖像數(shù)據(jù)驗收主要查看圖像的排列順序與原始圖像是否一致，圖像有無黑點、黑邊、過濃或過淡等現(xiàn)象，文字是否清晰;目錄與圖像內(nèi)容是否對應(yīng)主要查看材料的分類、總頁碼、名稱、形成時間等是否與目錄一致。

3.5 建立檔案管理信息系統(tǒng)

數(shù)據(jù)驗收合格后，將分別導(dǎo)入到檔案管理信息系統(tǒng)指定位置，用戶根據(jù)自己的需求進行檢索指定目錄內(nèi)容，同時也可以在原始圖像和高清圖像之間切換瀏覽。我館使用的是中組部研發(fā)的干部檔案管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)由干部檔案采集子系統(tǒng)、干部檔案管理子系統(tǒng)、干部檔案網(wǎng)絡(luò)利用子系統(tǒng)組成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)整理、掃描采集、日常業(yè)務(wù)管理、干部檔案查借閱等功能。

綜上所述，人事檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容是檔案整理、檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收以及數(shù)據(jù)建庫。從原始紙質(zhì)檔案整理到數(shù)字化檔案入庫，每一個環(huán)節(jié)都必須按照規(guī)范執(zhí)行，確保檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)真實可靠，為用戶查閱、數(shù)據(jù)調(diào)用提供方便，為企業(yè)決策提供參考和依據(jù)。

4 結(jié)語

計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及存儲技術(shù)的發(fā)展改變了人事檔案的管理模式，人事檔案從紙質(zhì)時代轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘯r代，這種新型檔案信息形態(tài)不僅節(jié)約了占地空間，增強了檔案原件的保護，而且方便了人事檔案轉(zhuǎn)遞查閱，提高了人事檔案使用效率，加深了人們對人事檔案數(shù)字化建設(shè)管理模式的認識，順應(yīng)了時代的發(fā)展。