事業單位檔案信息化建設的現狀、問題與對策分析

王秋海

摘 要：檔案是事業單位發展過程中各項活動的記錄。它們代表了事業單位的發展過程，反映了事業發展過程中的各種決策。檔案對事業單位的后續發展具有維護經濟利益、指導事業單位決策的重要意義。隨著信息時代的到來，事業單位檔案管理的重要性日益突出。在事業單位發展過程中，不僅要重視事業單位檔案的整理與保存，而且要重視事業單位檔案的開發與利用。通過對以往檔案信息的分析，可以為事業單位的決策提供依據，促進事業單位的發展。本文對檔案信息化建設的現狀、問題與對策進行分析。

關鍵詞：檔案;信息化;現狀;問題;對策

1 檔案信息化建設的現狀

檔案信息化建設主要從上世紀80年代開始，從點到面逐步發展。當時部分條件較好的單位引進先進的計算機管理設備，將事業單位的檔案信息管理存儲到計算機當中，實現了檔案信息的集中化，達到快速檢索的目的，有效提高了檔案管理工作的效率。上世紀90年代，我國政府為進一步推進檔案信息化管理的建設，將其列為“十二五”事業單位建設的匯總重點項目，其中主要涵蓋兩項建設任務：一是檔案管理基礎工作任務;二檔案管理信息化建設的任務。其中檔案信息化管理工作主要是指加強電子文件的管理，加快數字檔案館的建設。隨著政策的引導，我國各大國有事業單位都積極對自身的檔案管理工作進行創新與改革。進入新世紀之后，計算機技術與網絡技術的發展更加快速，國有事業單位檔案管理信息化建設工作的重心不僅是管理信息與計算機，更需要真正實現檔案管理網絡信息化的一體化管理，在提高管理水平的基礎上，運用信息數據幫助事業單位爭取競爭優勢。

2 檔案信息化建設過程中的主要問題

1）資金缺乏。隨著信息化技術的興起與發展，越來越多的機構已經增加了檔案信息化的工作，但是管理方法和管理設施卻沒有與時俱進。檔案管理設備是保證檔案信息化工作正常進行的重要保障，良好的管理條件是提高檔案管理效率的重要保證，不僅能夠促進檔案完整管理，還能促進檔案安全管理。但是，一些檔案室所擁有的管理條件非常差，甚至沒有專門的檔案室，基礎管理設備落后，設施不健全。例如，檔案室空間狹小，潮濕，防潮、防火、防蟲工作不到位，致使檔案材料發霉、丟失、被蟲蛀等問題頻頻發生。

2）工作人員專業素養缺乏。檔案信息化離不開專業人才的支撐。但是一些工作人員對于檔案信息化的重要性缺乏清晰的認識，認為這一工作對于整個機構的高效運行沒有任何影響，觀念的不端正自然無法造就高效的工作。此外，檔案信息化工作人員自身理論知識儲備不足，實踐經驗缺乏，責任意識差，對工作流程不甚了解等因素都會導致檔案信息化過程中風險事件的發生。現階段檔案管理的專業人員比較缺乏，很多都是非專業人員，有些檔案管理人員只是在簡單培訓后就上崗工作，對于相關操作流程缺乏了解，這對于檔案管理信息化建設工作來說是非常不利的。

3）檔案標準化管理制度不完善。俗話說：“沒有規矩，不成方圓”。完善的管理制度對于規范相關人員的作為有著巨大的作用。而目前我國大多數機構對檔案信息化并沒有制定出合理的制度，或者即使做出了規定也只是流于形式，并沒有切切實實貫徹落實到有關人員身上。對于各項操作流程以及規范，工作人員存在著不熟悉、不熟練的現象。所以，現如今事業單位在進行檔案管理信息化建設時面臨的一個重要問題就是檔案管理制度問題。與此同時，由于事業單位每個部門之間都與檔案部門有所關聯，完善檔案管理制度對事業單位其他部門的管理工作以及制度的完善起到引導作用。

3 檔案信息化建設問題的應對策略

1）加大資金投入。良好的檔案管理設備是把該項工作落實好的基礎條件。第一，提升檔案管理工作的經費，嚴禁挪用。檔案信息化管理雖然被歸為檔案管理部門的職責，但這并不意味著這項工作不需要其他部門的支持。應當加大經費投入，及時更新檔案管理設備，以促進檔案管理部門不斷完善自己、提高自身的服務水平，提高工作質量與效率。第二，深入挖掘檔案的價值。檔案并不是數據的堆砌，作為記載相關資料的重要文獻，檔案從側面反映了社會的發展，本身具有重大的應用價值，只是人們忽略了其作用，沒有發現而已，因此，檔案管理部門要深入挖掘檔案的價值，促進檔案資料發揮更大的作用。

2）組織工作人員學習，培養檔案標準化能手。工作人員是戰斗在檔案信息化的第一把手，他們的工作方式直接決定了檔案信息化的效率。因此，應當加大對相關工作人員的培訓力度，使之掌握必要的工作流程，了解工作標準，純熟運用各種管理軟件，保證信息渠道通暢，每年有資料匯總、統計、分析，主要數據上墻。此外，還應當做好信息的開發利用工作。可以開設必要的考核制度，引進競爭機制，只有合格后方能上崗。

3）完善檔案標準化管理工作標準化管理制度。良好的制度是保證檔案信息化的堅實基礎，檔案要求定期整理，及時更新，實行動態管理，不得有死檔、空檔出現，要科學地運用檔案，每年進行一次更新、增補內容及檔案分析，對的病人狀況進行全面評估，并總結報告保存。檔案要專人、專室、專柜、分類、分組保存，檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，確保患者檔案安全。為了促進檔案標準化管理，還應當加強對有關工作人員的激勵。為了跟上信息化發展的腳步，應該對相應的管理制度進行不斷優化和更新，確保在檔案管理信息化建設過程中煥發新的活力。

4）建立網絡檔案管理共享模式。隨著信息時代的到來，檔案管理的工作量越來越大，給檔案的開發利用帶來了困難。為了提高檔案開發的效率，必須將現代管理技術融入檔案的開發利用之中。建立信息網絡共享平臺是將現代管理技術融入檔案信息化建設的重要手段。建立共享平臺，使事業充分利用檔案信息，提高檔案管理信息化建設的效率。在實際工作過程中，檔案管理人員可以通過共享平臺獲取最新的管理信息，及時對檔案進行分類整理。事業單位各部門也可以利用共享平臺快速查詢所需信息，提高檔案的利用率。

5）重視頂層設計。頂層設計即是在檔案信息化建設的過程中，需要建立專門檔案信息管理部門，實現各個部門信息的協調，避免出現部門之間各自為政的情況。將信息的收集與管理全權交由該部門負責，實現統一規劃、統一管理的目的。在涉及各部門專屬信息的管理時，則交由相關部門負責，以保證檔案管理的安全性。

6）加深對檔案數據的挖掘程度。通過對檔案數據的分析，可以清晰發現以往事業單位決策執行的效果，及時將目前的檔案管理數據進行統計，通過對檔案數據的分析，為事業單位未來戰略目標的制定提供依據，充分發揮數據的統計作用。并且重視事業信息的安全性，加大對檔案管理權限的控制，對重要的信息進行加密處理，保障事業單位檔案信息的安全。

4 結束語

事業單位檔案的信息化建設是將從傳統的管理方式轉變為現代化管理方式的重要手段。在事業單位檔案的開發與利用過程中，單位要利用先進的技術手段。如：計算機技術、網絡技術等，提高檔案管理的現代化。在對事業檔案進行開發與利用的過程中，要根據市場發展的要求為事業的決策提供科學依據，保障事業的核心競爭能力，為事業單位的市場競爭提供優勢。

參考文獻

[1]鄧嵐.云計算技術在災害檔案信息管理中的應用探討[J].中國減災，2011，（15）.

[2]儲春華，翁紹捷，王玲玲.基于VC++6.0和數據庫的檔案管理系統設計與實現[J].現代電子技術，2011，34（10）：45-47.

[3]李竹莉.檔案管理信息化發展的制約因素及解決對策[J].黑龍江檔案，2011，（03）.