如何確保檔案信息在保密的基礎上得到充分的利用

摘 要：隨著經濟的發展和科技的進步，檔案作為一種重要的信息資源，漸漸被大眾所認知，其潛在的利用價值也日益突顯。但同時我們也應看到，在檔案資源實現其利用價值的過程中，也給檔案的保密工作帶來了不少問題。所以如何協調好利用和保密的工作，充分地發揮檔案資源的價值是一個非常值得探討的問題。本文主要介紹了檔案利用和檔案保密的關系，分析了在檔案管理過程中如何處理利用和保密的關系，旨在確保檔案信息在保密的基礎上得到充分的利用。

關鍵詞：檔案;檔案利用;檔案保密

一、檔案利用的內涵

根據《檔案法》的規定，檔案利用是指對檔案的閱覽、復制和摘錄。它是檔案館通過一定的方式或方法為檔案利用者提供各項服務的過程，包括檔案原件、檔案復制品和由各種綜合檔案內容編寫的書面材料的利用。一般可以通過檔案閱覽、檔案外借、檔案復制、開具檔案證明、舉辦檔案展覽、提供檔案咨詢和編寫參考資料等方式來實現檔案的利用。

二、檔案保密的內涵

檔案是對過去和現在的政治、經濟、軍事、科技文化等活動的歷史記錄。對于關系到國家安全和利益的，要根據國家的保密法律法規進行保護;對于涉及商業秘密的、有較大經濟價值的也要進行保護，以防經濟利益受損。

檔案的保密程度是有層次的。根據檔案法的規定和檔案的保存價值，可以把這種層次分為三個密級：絕密、機密和秘密。這三個密級并不是靜止不變的，是有時效性的，會根據社會需求及形勢需要而變化的。有些保密檔案，當保密期限已滿后，便會失去保密的價值，就要求我們要及時做好解密工作;而有些檔案，保密期限已滿時，由于某些原因需再次被劃為密級或是繼續延長保密期限的，我們就要做好調密及延密的工作。

三、在檔案管理中，做好檔案利用與檔案保密的工作

首先，要做好檔案利用前的保密工作。檔案的保密管理是每個檔案工作者的職責。在檔案收集后，開始歸檔工作時，檔案管理人員就要根據每份檔案的價值進行密級劃分，分為保密文件和非保密文件，把它們分開存放。對于非保密文件，要做好保管利用的常規工作，對于保密文件，則要重點管理，把他們存放在配有安全措施的庫房。同時還要注意對保密文件再進行深入劃分，劃出不同密級的文件，按級別放置，也要制定出安全管理機制和利用制度，對于不同的密級，規范不同的利用范圍，對檔案利用的時間、權限等也要做出明確的規定，使開放利用和保密管理達到檔案發展的要求，方便日后管理。同時，在硬件方面，要加強檔案查閱室的安全建設。檔案查閱室是檔案利用者查閱檔案的地方，要提前做好安全保障工作。在查閱室門口設置門禁和管理人員，禁止無關人員隨意進入，還要在里面安裝360度無死角的攝像頭，利用現代化的科學技術，監督查閱者的行為，避免原始檔案資料的遺失或是外泄。

其次，要做好檔案利用時的保密工作。檔案在利用過程中也是存在泄漏、遺失等方面的安全問題的，為了確保利用過程的順利進行，我們也是要從以下幾個方面加強保密工作的。第一、加強檔案利用時的監督工作。從制度方面看，要制定監管制度，規范檔案使用的程序、內容、時間和用途，完善檔案復印、外借、歸還等相關制度，做到有法可依，有章可循;從檔案利用者方面來看，管理人員要對不用的利用者采用不同的監督策略，要學會觀察、分析每位利用者的心理狀態及行為，對于不文明及不恰當的行為要及時提醒、制止，預防檔案被涂改、弄臟或是撕毀，保證檔案資料的完整性;從程序方面來講，要做好借閱審批的監督工作。當利用者要查閱檔案時，管理人員要做好登記，包括查閱時間、查閱內容、查閱者、有無什么特殊情況的，還要查看有無借閱審批單，手續是否完整，讓借閱者簽好字后方可讓其查閱;從檔案利用的內容方面來看，對于非保密文件，要按照程序做好審批工作，對于保密文件則要嚴格審批、登記、傳遞等手續，對利用者的權限要認真核對，不得讓無關的人員隨意進入涉密檔案的保管場所。第二、要加強檔案管理人員的崗位職責和專業素養建設。保證每一份檔案的安全是每個檔案管理者的職責。在檔案利用時，管理人員除了要有較強的責任心和一絲不茍的工作態度外，還要有高度的保密意識及較強的政治素養和專業操守，能夠在檔案利用者查閱檔案時，隨時監控，宣傳保密原則，提醒使用者勿在檔案資料上亂涂亂畫，禁止更改或是撕毀文件等違法行為。第三、在檔案利用時，要積極使用現代化設備，比如高清攝像頭、監視器、紅外線等技術，監控和記錄檔案利用者的行為，確保檔案的安全。

再者，要做好檔案利用后的保密工作。在檔案利用者使用完檔案資料后，管理人員要及時做好各項工作。首先，要在檔案利用者離開前，認真清點、仔細檢查被利用過的資料是否完整、是否有被涂改、弄臟、毀壞等情況，若情況正常，請使用者在檔案利用登記表上確認簽字;若有出現問題，要把出現的問題記錄在登記表上，并請使用者在上面簽字確認，對于情節嚴重的行為，要及時報告給相關的領導，及時處理，挽回損失。接著，要再認真檢查一遍檔案利用登記表的內容是否完整，特別是要確定是否有利用者的簽名后，方可讓其離開。在使用者離開后，管理人員要及時把被利用過的檔案歸檔，放回原來的地方，避免遺漏或丟失。

最后，要做好檔案利用和檔案保密的日常工作。檔案管理人員在日常的工作中，除了要按照規定做好檔案的收集、分類、閱覽、轉移及銷毀等工作外，還要對保密檔案定期核查，保證其安全。在核查保密檔案時，要及時做好保密檔案的調級工作。檔案的密級是動態的，管理人員要根據具體情況做好檔案的升密、降密和解密的工作。同時，最為一名合格的檔案工作者，要把加強安全技術學習和提高安全意識當成日常學習的一部分，在任何場合，都要堅守職業道德，不可在生活中或工作中泄露機密。

參考文獻：

[1]沈雪娟.如何做好企業檔案開發利用工作中的保密工作[J].機電兵船檔案，2016（1）：35.

[2]皮序宇.新形勢下做好檔案保密工作的思考[J].檔案工作，2016（07）86.

作者簡介：

林燕卿（1981-），女，福建泉州，研究方向：檔案管理