淺析新時代下寧夏高校外事檔案管理對策

田靜

摘 要：新時代下，隨著高等學校的不斷發展與改革，外事活動日益頻繁和深入，形成并留存了大量具有重要意義的檔案資料，這些資料展現著高校發展與改革的真實印跡，是學校寶貴的文化財富。因此，寧夏高校需要做好外事工作中各種檔案的收集和管理，進一步提升外事檔案管理的水平和效率。本文分析了新時代下寧夏部分高校在外事檔案管理中存在的一些問題，并提出了相應的改進對策。

關鍵詞：寧夏高校 外事檔案 改進對策

外事檔案工作是高校工作中不可或缺的一項工作，做好外事工作中各種檔案的收集和管理工作是寧夏各高校的重要職責。新時代下，如何準確地把握高校外事檔案管理的科學內涵和地位，進一步提升外事檔案管理的水平和效率，是我們寧夏外事檔案工作者面臨的使命和責任。

一、加強高校外事檔案管理工作的意義

高校外事檔案是學校發展與改革的珍貴財富，有力展現著高校發展與改革的真實印跡。我們檔案工作者可以有效利用現有的外事檔案資料，及時準確地為學校領導有效決策提供必要的檔案信息，指導學校起草新的外事工作文件、制訂新的外事工作規劃，充分發揮參謀助手作用。在學校各類評估認證中，外事檔案可以有效展現學校的辦學實力和資源，用事實和數據為評估加分。在高校學科建設、人才隊伍建設和辦學影響力提升上，外事檔案可以廣泛宣傳學校學科和人才隊伍建設成就，提升學校的社會知名度和影響力，同時可以較好地豐富校園文化，創造一定的社會效益和良好的經濟效益。所以，新時代下，加強寧夏高校外事檔案管理工作，進一步提升外事檔案管理的水平和效率具有極強的現實意義。

二、寧夏高校外事檔案管理中存在的主要問題

近年來，社會各界對檔案管理工作的關注度不斷增強，寧夏高校外事檔案管理工作面臨著良好的發展機遇，管理質量和水平一直在穩步提升。然而，寧夏各高校外事檔案管理工作水平不平衡、不充分的問題依然存在，各高校普遍存在管理制度不夠完善等問題，不能很好地發揮外事檔案在服務高校教學、科研、對外合作交流、人才引進和人才培養等方面的作用，制約著寧夏高校外事檔案管理的良性發展。

（一）部分寧夏高校檔案管理制度還不夠完善

教育部等相關部門對高校外事檔案管理工作出臺了一些規定，如外事檔案材料必須實施統一管理，要保證其系統性、完整性、安全性、準確性，以便服務于后續開發利用。然而現實情況是，寧夏仍有部分高校沒有嚴格遵循這些外事檔案管理規范，對于一些重大外事活動相關的檔案收集、整理、歸檔等比較隨意且沒有設置專人進行負責，導致一些寶貴的外事檔案材料丟失、漏歸，甚至成了個別人的私有財產，嚴重影響檔案后續查詢、借閱，進而給相關部門造成不必要的麻煩和損失。

（二）部分寧夏高校外事檔案信息化建設資源投入不足

在寧夏高校踐行外事檔案資源信息化建設的進程中，需要持續不斷地投入建設資金、軟件研發、硬件匹配、人員技能提升等相關配套資源。在前期大量投入的同時，仍需要在相關資源投入使用運行之后，再投入后續資金用于相應的維護、升級和改造。而當前寧夏部分高校在外事檔案信息化建設資源方面存在投入度不足的情況，而且寧夏各高校在資金等資源的使用投向層面，更傾向于將相關的資源向招生、擴建、科研等方面進行傾斜，究其原因在于這類投入能夠使高校獲得明顯的辦學效益，而此種傾斜性投入也直接導致寧夏部分高校的資金投向此消彼長，難以或不愿顧及外事檔案資源信息化建設，進而制約了寧夏高校檔案資源信息化建設發展進程。

（三）部分寧夏高校外事檔案管理手段落后

寧夏是全國互聯網+教育試點區，目前正在大力開展人工智能等信息化建設，建立智慧型數字化外事檔案管理模式成為新時代下高校檔案管理工作發展的必然選擇，更是提升寧夏高校外事檔案管理水平的有效抓手。但是，目前寧夏部分高校內部的外事檔案管理手段落后，外事檔案管理工作主要依賴傳統的人力資源，各種先進的管理手段不能及時有效地得到使用，導致外事檔案工作者在完成歸檔、立卷、上架、保管等工作時“事倍功半”。寧夏高校的外事檔案管理人員往往將主要精力用在應對常規的檔案管理工作，沒有多余時間考慮管理工作的改革創新，導致檔案管理工作與高校外事工作不能無縫對接，使得外事檔案的利用價值得不到有效發揮。

（四）部分寧夏高校外事檔案管理人員專業水平仍需提升

寧夏高校外事檔案的整理、歸檔、立卷工作大部分由對外合作交流處或合作辦學處負責，然而現階段這些部門絕大多數都沒有設置專職的檔案管理人員，這些工作任務大都由辦公室工作人員兼職完成。而外事檔案管理工作專業性相對較強，由兼職人員完成本身存在困難，且寧夏大多數高校都不具備開展檔案專業技術能力提升培訓的條件，僅依靠自治區檔案局每年舉辦的一兩次檔案專業技術人員繼續教育培訓，致使高校檔案工作者在處理外事檔案管理工作時方法相對單一，面臨能力和水平不足的問題，導致部分外事檔案收集管理工作流于形式，致使外事檔案管理的效率和水平受到制約，也影響著外事檔案管理的價值提升，進而影響了寧夏高校外事檔案管理工作的整體發展水平。

三、寧夏高校外事檔案管理對策

針對新時代下，寧夏高校在外事檔案管理中存在的主要問題，筆者認為寧夏高校應積極規劃設計，進一步健全相應的外事檔案管理規章，加大外事檔案資金扶持力度，加大先進的數字化智能化檔案管理技術的使用，提升外事檔案管理人員工作能力，真正做到有規劃、有落實，不斷優化提高外事檔案的使用價值，使外事檔案為寧夏高校的改革發展做出更大更多的貢獻。

（一）進一步健全相應的外事檔案管理規章

寧夏高校應立足學校實際，從人員機制上，挑選具有一定專業素養的專業技術人員，建立合理的考核機制，對于檔案管理人員實行明確的績效考核和獎懲制度。當外事檔案管理人員在工作方面表現出色或者有創新思路和成果時，應及時給予一定的物質和精神獎勵，激勵其為外事檔案管理更好地服務;當其出現懈怠和面臨工作瓶頸時，要盡可能地幫助其重振精神，以便更好地去做好本職工作。此外，應進一步完善自身的外事檔案管理工作的相關制度，明確各事項管理責任和義務，不斷創新外事檔案工作的機制體制。第一，明確外事檔案管理條例內容。結合國家和自治區相關規定，進一步完善學校外事檔案管理基本條例，提高管理人員對基本條例相關內容的認識，保證工作規范有序開展。第二，明確外事檔案管理各項工作的注意事項。按照規定程序規定時間，完成外事檔案信息的收集、整理、保管和高效使用。第三，明確外事檔案涉及的具體內容。建立外事檔案信息一覽表，既便于信息的收集和篩選，也能確保信息管理和使用的完整性。第四，明確制度管理的責任機制。做到“誰審核、誰整理、誰簽字、誰負責”的倒查機制。如發生檔案內容丟失的情況，能夠及時做出跟蹤處理，確保實現外事檔案信息管理的科學性。通過采取行之有效的措施，健全相應的外事檔案管理規章制度，明確各項工作的責任落實制度，強化檔案管理工作人員的責任意識，確保外事檔案工作在寧夏高校的改革發展發揮應有的作用。

（二）進一步加大外事檔案資金扶持力度

對于寧夏高校外事檔案管理工作來說，能否建立適應互聯網+背景的智慧型外事檔案管理模式，寧夏高校的領導和管理層面首先要高度重視并及時有效地更新管理理念。此外，很大程度上取決于學校的物質投入力度，而且此項投入周期相對較長，收效較慢。在這種狀況下，寧夏高校領導和管理層，尤其是檔案工作的分管校領導，要積極倡導并爭取學校層面的大力支持，制定出臺符合學校建設發展實際的外事檔案管理發展規劃，為檔案管理信息化建設工作爭取充足的資金支持，積極通過獲取財政專項撥款和爭取第三方合作支持，不斷擴大建設資金的來源半徑。寧夏高校領導和管理層必須保障專款專用，避免專項資金被挪為他用。同時，依托與第三方的合作，不但可以從商業層面減少寧夏高校自身檔案管理信息化建設工作成本投入，也可以從社會層面擴大高校自身檔案資源的使用效率，進一步提升高校的社會影響力，實現雙方共贏。

（三）進一步加大先進的數字化智能化檔案管理技術的使用

新時代下，我國高等教育高速發展，本科教育邁向雙一流建設，職業教育轉向雙高建設，寧夏既有雙一流學科高校，也有雙高建設學校，傳統的檔案管理模式已經不能很好地適應當今高校的發展節奏。作為寧夏高校的領導和管理者想要搶抓機遇，實現跨越式大發展，就應該意識到檔案管理，尤其是外事檔案管理工作對于學校發展建設的重要意義，將外事檔案管理工作上升到學校發展戰略的高度，依托數字化檔案管理不斷提高外事檔案管理工作的質量，保證管理使用效用;能夠考慮適當降低外事檔案管理人員的其他事務性工作量，為其創新工作形式，提升工作水平提供必要的便利條件。此外，寧夏高校的領導層也應該重視引入先進的數字化檔案管理理念、智能化管理手段、網格化管理技術，要善用“互聯網+”實現外事檔案數據的采集、處理、歸檔等工作流程，努力打造高效、便捷的具有寧夏高校特色的外事檔案管理體系。

（四）進一步提升外事檔案管理人員工作能力

首先，寧夏高校應該聯合自治區檔案局定期或不定期開展外事檔案管理人員能力提升班，不斷提升專兼職外事檔案工作者的理論知識和技能水平，使其具備與新時代外事檔案管理的專業素養，能夠穩妥處理外事檔案中的突發事件，確保高質量、高水準完成各項工作。其次，寧夏高校應該注重加強外事檔案管理人員的思想意識教育，使檔案工作者認識到提高外事檔案管理質量的重要意義，進一步端正檔案管理理念，提高其對外事檔案管理的質量意識。最后，寧夏高校在專業技術人員培養和引進時，應該對檔案人員尤其是外事檔案專業技術人員予以考慮，積極吸納具備先進檔案管理理念、掌握先進檔案管理技術的優質檔案管理專業技術人員，為寧夏高校外事檔案管理人才隊伍注入新鮮血液，力爭打造具有創新意識的高水平外事檔案管理團隊。

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