淺談新形勢(shì)下如何做好企業(yè)檔案管理工作

摘 要：隨著國(guó)家市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的地位也在發(fā)展中不斷地變化，變得越來越重要，而對(duì)于企業(yè)本身來講，檔案是整個(gè)企業(yè)當(dāng)中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，不僅清晰的記錄了整個(gè)企業(yè)發(fā)生過的事件，而且還包括了企業(yè)內(nèi)部人員的信息。對(duì)于企業(yè)來說，檔案管理工作是一項(xiàng)非常艱巨的任務(wù)，那么想要將這個(gè)艱巨的任務(wù)完成好，就要建立一個(gè)強(qiáng)大的檔案管理部門，讓企業(yè)的信息管理工作不再出現(xiàn)任何紕漏，本文主要就企業(yè)自身的發(fā)展及需求，針對(duì)企業(yè)的具體情況，對(duì)如何做好企業(yè)檔案管理工作提出了相關(guān)管理策略。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；做好；企業(yè)檔案管理；思考

隨著我們國(guó)家不斷發(fā)展，在企業(yè)的檔案管理方面也加強(qiáng)了重視，對(duì)于一個(gè)企業(yè)來講，檔案管理工作是對(duì)于企業(yè)內(nèi)部所有活動(dòng)的一種記錄方式，是一個(gè)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過程中要進(jìn)行重大決策和相關(guān)建設(shè)活動(dòng)的參照依據(jù)。而對(duì)于企業(yè)本身來講，能否做好企業(yè)檔案管理工作直接決定了整個(gè)企業(yè)未來的發(fā)展?fàn)顩r。所以現(xiàn)代社會(huì)這個(gè)信息化的大時(shí)代當(dāng)中，做好企業(yè)的檔案管理工作就成為了每一個(gè)企業(yè)工作的重中之重。

1 檔案管理工作在一個(gè)企業(yè)當(dāng)中的重要性

就企業(yè)來講，檔案是企業(yè)發(fā)展中的一個(gè)不可或缺的部分，因?yàn)闄n案對(duì)于整個(gè)企業(yè)在各個(gè)階段的發(fā)展都進(jìn)行了記錄和整理，在進(jìn)行妥善保管的基礎(chǔ)上，使工作人員在進(jìn)行信息查閱的時(shí)候不再浪費(fèi)時(shí)間。不僅能夠?qū)ζ髽I(yè)的相關(guān)決策進(jìn)行參考，而且在企業(yè)當(dāng)中遇到一些難以解決的問題時(shí)，也可以通過對(duì)資料的查閱來尋求問題的解決方式。所以說，檔案對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展是至關(guān)重要的。現(xiàn)階段我國(guó)進(jìn)入了新時(shí)期，檔案管理工作也就進(jìn)入了新形勢(shì)的發(fā)展過程中，所以檔案管理工作也隨之進(jìn)入了信息化，不僅可以借助互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)平臺(tái)來對(duì)檔案進(jìn)行整理和保存，而且還確保了檔案的安全性，降低了檔案的遺失的可能性。我們舉個(gè)例子說，如果企業(yè)將檔案整理保存到了云端，那么就等于對(duì)信息的完整性進(jìn)行了有效的保障。但就目前發(fā)展的情況來看，相關(guān)工作人員并不具備這種規(guī)范化的管理意識(shí)，所以當(dāng)前的信息化管理現(xiàn)狀是不利于加強(qiáng)檔案管理的水平的。而且經(jīng)過調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，還有部分企業(yè)仍舊采用傳統(tǒng)的手工方式來對(duì)檔案進(jìn)行整理，也就是說，想要查閱一份資料需要浪費(fèi)很久的時(shí)間，而且還不能有效的保證資料的完整程度?，F(xiàn)階段傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不符合時(shí)代發(fā)展的需求了，要轉(zhuǎn)變觀念改為新的管理模式，不僅可以有效的避免工作中出現(xiàn)的誤差，而且還能方便人們對(duì)于相關(guān)信息的查閱。

2 在新形勢(shì)下對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的具體策略

2.1 對(duì)企業(yè)檔案管理的觀念進(jìn)行更新

在當(dāng)今社會(huì)當(dāng)中，不論是企業(yè)還是事業(yè)單位，都會(huì)有檔案的存在，那么對(duì)于他們本身來講，檔案是非常重要的內(nèi)容，甚至可以稱之為一筆寶貴的財(cái)富，在新的發(fā)展趨勢(shì)中，檔案管理工作也隨著社會(huì)的發(fā)展做出了一些改變。但是，這種改變并不徹底，這當(dāng)中還是存在許多的問題。根據(jù)檔案管理工作中存在的相關(guān)問題。我們首先要對(duì)管理的概念進(jìn)行更新，因?yàn)樵诤艽笠徊糠值钠髽I(yè)當(dāng)中都存在領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，也就是說在企業(yè)發(fā)展中只重視企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的利潤(rùn)和所取得的成績(jī)。由于檔案管理工作本身就會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生一定的消耗，所以在企業(yè)發(fā)展中經(jīng)常處于被忽視的狀態(tài)。那么想要在這種新形勢(shì)下做好企業(yè)的檔案管理工作，就要摒棄這種不正確的觀念。一個(gè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)也要在檔案管理方面加強(qiáng)自身的認(rèn)識(shí)。而檔且案管理工作人員本身也要樹立正確的管理理念。要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作并不是單純的對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類，而是要對(duì)檔案管理具備先進(jìn)的管理意識(shí)?，F(xiàn)階段信息技術(shù)在我們的生活中得到有效的普及，而檔案管理工作本身就是一項(xiàng)非常繁瑣的工作項(xiàng)目，所以相對(duì)于其他工種而言，這項(xiàng)工作非常的枯燥單一，而且工作量又非常的重，所以為了從根本上改變這種工作方式，就要在檔案管理上運(yùn)用信息技術(shù)，并且對(duì)于檔案管理技術(shù)進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)。

2.2 對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升

在檔案管理這項(xiàng)工作中，其工作人員的綜合素質(zhì)也是極為重要的，第一，隨著科技的不斷發(fā)展，在新形勢(shì)下的檔案管理工作完全的進(jìn)入了現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)中。對(duì)于相關(guān)工作人員的要求也會(huì)隨之提高，要求其必須能夠熟練的掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，而且對(duì)于檔案管理工作的相關(guān)技能也要熟練的掌握。檔案管理工作并不像我們想象的那么容易，在進(jìn)行人才選拔的過程中，要盡量選擇一些高校畢業(yè)的且是本專業(yè)的大學(xué)。而且在正式工作之前，還要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的了解程度，保障他們?cè)诓饺牍ぷ鲘徫缓竽軌蚝芎玫耐瓿晒ぷ魅蝿?wù)。第二，在招聘相關(guān)工作人員的過程中，要求其具備良好的職業(yè)素質(zhì)，不論是企業(yè)還是事業(yè)單位的檔案都是具備一定的保密性，如果工作人員在這一點(diǎn)上不重視，那么就會(huì)出現(xiàn)資料外泄的情況，這對(duì)檔案管理會(huì)產(chǎn)生非常不利的影響。那么也就是說，要在企業(yè)檔案管理工作人員的選拔上將工作人員的綜合素養(yǎng)列為重點(diǎn)內(nèi)容，從根本上提高檔案管理工作的質(zhì)量。

2.3 改變?cè)械臋n案管理思路

在新的發(fā)展形勢(shì)中，檔案管理工作同樣需要新的管理思路，因此在進(jìn)行企業(yè)檔案管理的過程中，要對(duì)檔案管理的思路進(jìn)行不斷的創(chuàng)新。就這項(xiàng)工作本身的性質(zhì)來講，其實(shí)是非?？菰锓ξ兜模?yàn)闄n案整理工作通常都是一成不變的，久而久之相關(guān)人員也會(huì)對(duì)這項(xiàng)工作缺少工作的熱情，那么就要針對(duì)這種情況來對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，受到傳統(tǒng)的檔案管理方式的影響，相關(guān)工作人員仍舊采用動(dòng)手摘錄的方式來對(duì)檔案進(jìn)行整理，而且完全按照相關(guān)要求一絲不茍的完成任務(wù)，這種方式完全的忽視了現(xiàn)階段對(duì)于檔案管理工作的具體需求，而且還有一種情況就是，工作人員只是簡(jiǎn)單的將檔案進(jìn)行整理和分類，就認(rèn)為自己已經(jīng)完成了工作的內(nèi)容。而這種傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)完全不能符合我們國(guó)家現(xiàn)階段的發(fā)展需求了，不論是企業(yè)當(dāng)中的領(lǐng)導(dǎo)還是相關(guān)工作人員，都要意識(shí)到檔案管理工作是為企業(yè)與社會(huì)進(jìn)行服務(wù)的，也就是說要對(duì)管理思路進(jìn)行創(chuàng)新，給檔案管理工作進(jìn)行重新定位，這樣才能真正意義上的體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。

2.4 對(duì)檔案的硬件設(shè)施加強(qiáng)建設(shè)

前面我們說到，檔案管理工作非常的繁重，所以這項(xiàng)工作并不是靠人工勞動(dòng)就可以完成的。尤其是現(xiàn)階段新形勢(shì)下的檔案管理工作，是需要先進(jìn)的設(shè)備來配合的，所以我們說要對(duì)于企業(yè)當(dāng)中檔案管理工作的硬件設(shè)備進(jìn)行加強(qiáng)，那么硬件設(shè)備指的就是，我們常用的辦公設(shè)備，在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是必不可少的，因?yàn)樵诂F(xiàn)階段我們已經(jīng)完全的淘汰了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，那么電子檔案就成為了檔案的主要存在形式，這種電子檔案不僅方便而且很容易保存。所以目前我們采用的都是電子檔案的形式，但是在這個(gè)過程中仍然存在一定的問題，也就是電子檔案現(xiàn)在還無法保證檔案的安全性，所以企業(yè)要在該方面加強(qiáng)建設(shè)，在保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的前提下，還要對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行安全性設(shè)置，確保檔案的安全性。

3 結(jié)束語

結(jié)合以上我們對(duì)企業(yè)檔案管理工作的分析，我們發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作無論是在事業(yè)單位當(dāng)中還是在企業(yè)當(dāng)中，都是不可或缺的一個(gè)重要組成部分。所以在現(xiàn)階段發(fā)展的新形勢(shì)下，要將檔管理工作做好是十分必要的。對(duì)于企業(yè)來講，要充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理在整個(gè)企業(yè)當(dāng)中的重要性。而對(duì)于相關(guān)管理人員來講，要對(duì)自己的工作有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)同時(shí)還要明確自身的責(zé)任，在觀念上進(jìn)行改變。在整體上促進(jìn)檔案管理工作的質(zhì)量，使檔案管理水平穩(wěn)步提升。

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作者簡(jiǎn)介

郝慧赟（1984-），漢，女，本科，研究方向：企業(yè)檔案管理。