信息化背景下文書檔案管理工作的思考

荀海蘭

摘 要：隨著社會科技的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展提供了助力。文書檔案管理工作是事業(yè)單位中重要的組成部分，體現(xiàn)了事業(yè)單位的管理水平和領(lǐng)導(dǎo)者的思想素質(zhì)的衡量尺度，檔案管理一方面記錄著單位的發(fā)展歷史和經(jīng)過，另一方面也為事業(yè)單位的發(fā)展指明了道路。因此，文書檔案管理對事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的意義，我們有必要對信息化背景下文書檔案管理工作進行探討，使其發(fā)揮出最大價值。

關(guān)鍵詞：信息化背景；文書檔案管理；思考

伴隨著我國經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷增加和人民生活水平的穩(wěn)步前進，檔案的作用在實際生活中越來越顯現(xiàn)出來，因此，使得社會對于檔案的管理工作的要求也是與日俱增，與此同時，以計算機和信息技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)也使得檔案的管理更加趨向網(wǎng)絡(luò)化和信息化，并且實現(xiàn)了檔案資源的共享，這些問題讓檔案的管理人員面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，因此，檔案管理人員要做好檔案管理工作，結(jié)合當(dāng)前新時代的要求，采取有效措施，提高檔案管理的有效性。

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 重視程度不足

對檔案管理工作重視程度不足是當(dāng)前普遍存在的現(xiàn)象，不管是領(lǐng)導(dǎo)層還是一線的工作人員，對檔案管理的認知還是停留在傳統(tǒng)的狀態(tài)，認為檔案管理工作就是簡單的對檔案進行保管，在需要的時候能調(diào)出所需的檔案即可。這種認知嚴重影響了檔案管理工作的發(fā)展，沒有充分的發(fā)揮出檔案管理的意義。

1.2 檔案管理制度不健全

雖然我國《檔案法》已經(jīng)實施了一段時間，檔案管理工作在一定程度上有了提升，但是大部分事業(yè)單位都未制定詳細的管理制度，這種制度的不健全導(dǎo)致工作人員在開展工作的時候缺乏依照，而且制度的不健全也使檔案管理工作缺乏約束性，導(dǎo)致其他部門不能更好的配合檔案管理工作。同時，因為管理制度的不健全，在出現(xiàn)問題的時候，往往不能責(zé)任到人，發(fā)生相互推諉的情況。

1.3 工作人員能力不強

在我國不少事業(yè)單位中，進行檔案管理工作的人員大多數(shù)都是那些已經(jīng)快要退休的工作人員，這些人員缺少系統(tǒng)的管理知識，使得雖然檔案在他們的管理之下，盡管能夠做到不丟失，但是在尋找資料的時候，往往會因為能力問題和檔案管理不系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案非常難以查找。另外，檔案管理這個職位大多數(shù)情況下沒有固定的人員，這就使得在進行工作交接的過程中，可能會出現(xiàn)各種突發(fā)狀況，造成檔案丟失等問題[1]。

1.4 硬件設(shè)施薄弱，管理手段落后

當(dāng)前，不少事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，仍采用傳統(tǒng)的人工錄入方式進行檔案信息的錄入，缺乏對現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，從而消耗大量的時間和精力，而且還不能保證錄入信息的準確性，在今后進行查閱時也不能做到有效性。主要原因就是領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的重要性缺乏認識，缺乏有效的管理手段和資金、設(shè)備上的支持，大部分的檔案室都較為狹小，防潮、防腐、防蟲、防火等工作都沒有到位，從而嚴重影響了檔案的保存[2]。

2 文書檔案管理工作信息化的必要性

在現(xiàn)如今的情況下，通過采取合適的方式，來提升我國的檔案管理水平，可以讓我國信息化的發(fā)展程度實現(xiàn)前所未有的提升。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷攀升，科學(xué)技術(shù)水平也有了重大的突破。信息化技術(shù)在人們的生活之中隨處可見，滲透到了日常生活的方方面面，互聯(lián)網(wǎng)使人們的思想觀念帶來了巨大的變化。在這樣的情況下，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)到了被淘汰的邊緣，不能與人們的實際需求相契合。因此，相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)該在工作的過程之中投入更多的時間和精力，不斷的對檔案管理模式進行推陳出新，只有管理方式變得更加科學(xué)，才能夠從根本上提高管理水平的管理水平。通過完善文書檔案的管理渠道，檔案的管理形式，強化檔案的收集與管理，改變原有的檔案傳播模式，只有這樣，才可以讓檔案管理工作照著規(guī)范化和系統(tǒng)化的方向發(fā)展。

在當(dāng)前的情況下，盡管事業(yè)單位文書檔案管理水準同以往相比較，已經(jīng)取得了極大的提升，但是依舊存在著一些問題和挑戰(zhàn)，需要我們進行認真的思考。比如，由于檔案種類錯綜復(fù)雜，給檔案的系統(tǒng)管理工作帶來了諸多的困難。不僅給檔案的整理工作提升了難度，還使得檔案的統(tǒng)計方面面臨著重大的挑戰(zhàn)，所以，在信息化背景下，提升文書檔案的管理水平，滲透現(xiàn)代化的思想，不僅僅是必須的，而且還是必要的。

3 文書檔案信息化管理的策略

3.1 完善管理機制，加強監(jiān)督管理

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位要想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就要在原有的檔案管理基礎(chǔ)上對其進行有針對性的改革和創(chuàng)新，滲透現(xiàn)代化、信息化管理理念，并不是對以前的管理方式進行全盤否定，而是要在之前的管理模式的基礎(chǔ)上進行查漏補缺，完善檔案管理機制，完善管理責(zé)任制度，設(shè)立專門的監(jiān)管人員，定期對檔案管理人員的工作進行審查，從而有效的提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，更好的推動事業(yè)單位的發(fā)展[3]。

3.2 加大檔案管理工作的投入

事業(yè)單位要根據(jù)自身實際的發(fā)展?fàn)顩r，適當(dāng)?shù)募哟髮τ跈n案管理工作的投入。要引入新興的技術(shù)和設(shè)備，加快信息化建設(shè)。尤其是對于檔案管理這種本身涉及的信息量就特別巨大的工作，所以如果依舊采取傳統(tǒng)的管理方法肯定會拖慢事業(yè)單位的整體發(fā)展的步伐。因此事業(yè)單位可以采用電腦記錄、影像記錄、聲音記錄等方法，對檔案進行綜合管理，并在管理的過程中去發(fā)現(xiàn)、改造和創(chuàng)新現(xiàn)有的方法，使檔案管理工作能有更高的效率，為本單位贏得更好的口碑。

在當(dāng)前信息化時代的背景下，檔案的形式也已經(jīng)發(fā)生的轉(zhuǎn)變，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，還有包含大量的電子文檔，因此，在進行檔案管理時，要加強對計算機的運用，加強網(wǎng)絡(luò)化管理，建立電子文件的歸檔制度及科學(xué)的管理系統(tǒng)，實施電子檔案的網(wǎng)絡(luò)檢索，優(yōu)化電子檔案的利用服務(wù)。

3.3 加快檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，要求檔案管理工作要進行有效的創(chuàng)新，檔案信息化和數(shù)字化的建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢，因此，檔案管理部門要加快檔案數(shù)字化的建設(shè)。首先要確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性，在進行電子檔案錄入時，要求工作人員必須做到細心、負責(zé)，對錄入的電子檔案進行檢驗，以避免出現(xiàn)檔案有誤的情況，為今后的工作減少不必要的麻煩。檔案數(shù)字化的建設(shè)要適應(yīng)本單位的實際情況，不能盲目的開展，而是要借助信息化技術(shù)，對檔案管理工作中存在的弊端進行改革，從而促進檔案管理與本單位共同發(fā)展[4]。

4 結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前全球經(jīng)濟一體化的背景下，檔案管理的重要性不言而喻，這就需要檔案管理部門提高認識，加強管理，真正的做到與時俱進，不斷提升工作人員的綜合素質(zhì)，加大對檔案管理的投入，充分的結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)，從而促使檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。

參考文獻

[1]馮靜程，李增睿.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2018（22）：196-197.

[2]陳秀紅.信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理優(yōu)化研究[J].山東檔案，2018（03）：56-57.

[3]高世宇.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江科技信息，2017（16）：306.

[4]黃小茗.信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理工作[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2017（08）：77.