關于基層醫院辦公室檔案管理工作的思考

周黎明

摘 要：檔案管理在人類社會的發展中占據著重要的地位，被廣泛應用到我們的生活中。例如，在校讀書時需要學籍檔案；進入社會參加工作需要人事檔案；醫院就醫也需要個人健康檔案。尤其是在基層醫院辦公室中，它不僅包括了業務指導性質類的檔案，還包括了醫患關系類以及業務晉升類的檔案，而這些檔案大多數是不能夠泄露的。但是，隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理模式已無法滿足新時代下基層醫院新的發展需求。因此，本文主要針對基層醫院辦公室的檔案管理工作進行了思考。

關鍵詞：基層醫院；辦公室；檔案管理特點；思考

檔案管理是一項兼具管理性、政治性和服務性的基礎性工作，它是社會各項管理系統中不可或缺的一部分，能為個人和基層醫院發展提供基礎服務。就檔案管理的性質而言，其中部分檔案是不能對外公開的，尤其是在基層醫院辦公室檔案管理工作中涉及到的各種醫患關系類的檔案更是需要進行保密。可是，在互聯網飛速發展的今天，隨著大數據時代的到來給檔案管理帶來了極大的便利，卻也存在著檔案管理混亂、信息泄露等問題。因此，加強對基層醫院辦公室檔案管理工作的思考是極其重要的。

1 基層醫院辦公室檔案管理的特點

1.1 類型多樣化，內容比較豐富

隨著我國信息化技術的不斷發展，基層醫院辦公室的檔案類型不只包含了傳統的紙質文檔，更是包含了許多的電子視頻、音頻等檔案，檔案的內容比較豐富，其檔案類型包括：1）業務性檔案。基層醫院也是一個以業務發展為主的工作機構，因此，基層醫院辦公室的業務性檔案較多且更新速度快。此外，由于基層醫院的科室較多，業務性質的檔案內容也比較的豐富。2）醫患類檔案。基層醫院最重要的工作還是為患者提供服務，且隨著患者對于醫療水平與健康狀況認知程度的提高，患者在治病的過程中會與醫師、醫院之間存在著一些治療意見上的分歧。此時，醫院與患者簽訂的檔案則是日后解決醫患糾紛的重要證據。3）晉升聘任類檔案。醫院是一個人才聚集地，每年都會有大批的醫生、護士等正常晉升或聘任，數量也是比較龐

大的。

1.2 檔案管理完整延續

一般情況下，基層醫院辦公室的檔案管理人員較為集中且穩定，從而使得檔案管理工作更加的完整且具有延續性。同時，基層醫院辦公室的檔案管理人員會對醫院的檔案進行定期的整理和歸類，從而便于尋找和查閱。

1.3 檔案文書工作細致

檔案管理工作是基層醫院管理工作中的重要組成部分，它的工作質量直接影響到醫院管理工作的質量，而檔案管理工作的質量直接受到檔案管理人員文書工作的影響。檔案管理人員在收集、整理檔案的過程中，有關于醫院的工作報告以及發展建設性文件也是檔案管理工作的重中之重。

2 當前基層醫院辦公室檔案管理工作現狀與問題

2.1 管理較為混亂

就基層醫院結構而言，由于它的科室眾多，導致其涉及到的檔案管理部門較多。可是，基層醫院辦公室是一個具有綜合性質的中轉部門，它不僅需要進行文件的上傳，還需要將上級文件下達給各下級部門，所以基層醫院辦公室在檔案管理的過程中存在較大的爭議性。此外，基層醫院辦公室在檔案管理的過程中由于涉及的部門太多，使得其在文件歸檔的過程中導致文件的遺漏或丟失，從而造成管理混亂。

2.2 管理人員素質亟待提高

事實上，基層醫院辦公室的檔案管理人員大多是由醫務人員擔任的，他們缺乏相關檔案管理知識的學習，檔案管理意識不強。這樣，檔案管理人員在進行檔案管理時就極其容易出現錯誤，極大的降低了檔案管理的效率和質量，所以管理人員素質亟待提高。

2.3 督導落實不到位

基層醫院辦公室在處理重要文件或舉行重大活動的過程中涉及到的部門較多，需要協調的內容過多且需要按照合理的流程進行處理。并且，在實際的工作中，基層醫院辦公室的人員是較少的，但需要負責的工作卻十分的復雜繁瑣，從而導致在協調工作的過程中容易出現督導落實不到位的現象。

3 提高基層醫院辦公室檔案管理工作成效的策略

3.1 歸檔要明確

檔案資料的收集和分類是整個檔案管理工作的重要環節，在對檔案資料進行處理的過程中一定要及時的進行分類和歸檔。首先，要對來源不同的資料進行分類，將來源相同的資料加以區分后分類在一起；其次，可以根據文件的目錄內容進行分類，將內容一致的資料整理在一起。這樣，辦公室管理人員在進行檔案資料查詢和管理時就可以快速的獲取自己想要的內容，從而提高了基層醫院辦公室檔案管理工作的成效。

3.2 提高檔案管理信息化建設水平

如今，隨著互聯網技術的不斷發展，傳統的檔案管理模式已無法完全適應新時期下醫院的辦文以及辦事的需求。因此，基層醫院辦公室要提高檔案管理信息化建設水平，改變傳統的紙質化檔案管理模式，實現無紙化以及信息化檔案管理，將醫院的各類檔案進行集中整理、歸檔后將其傳輸至醫院的信息管理數據庫，從而提高檔案管理的效率和質量。

3.3 督導落實要到位

基層醫院辦公室是整個檔案管理工作團隊的核心部門，因此要對醫院辦公室的檔案資料管理工作引起重視。只有基層醫院辦公室具備檔案資料管理意識，并以身作則帶領整個管理團隊采取相應的措施、制定相關的檔案資料管理制度，加強對檔案資料的管理力度，充分調動管理人員的積極性，才能真正的將醫院的管理工作落到實處，從而確保基層醫院辦公室檔案管理工作的質量。

3.4 切實提高管理人員素質

孫中山先生曾說：“人能盡其才則百事興”，人才是社會發展的根本動力，而基層醫院辦公室檔案管理工作也是如此。傳統的檔案管理對于管理人員的業務能力和素養的要求不是太高，但是，隨著信息化時代的到來，原有的傳統檔案管理人才已無法適應越發復雜且規模龐大的信息化檔案管理工作。因此，信息化時代下要大力培育新的檔案管理人才，切實提高檔案管理人員的素質；首先，基層醫院管理人員要認識到檔案管理工作在醫院管理工作中的重要作用，從而加大對相關專業人才的引進，為檔案管理工作提供技術人才，從整體上提高檔案管理人員的素質；其次，加大人才培養資金投入，讓相關的檔案管理人員進行專業培訓，只有這樣，才能不斷提高我國新時代發展下基層醫院辦公室檔案管理工作的效率。

3.5 狠抓重點，力求突破

基層醫院辦公室檔案管理工作不能夠只停留在傳統的管理模式上，而是要緊跟時代發展的潮流，從基層醫院檔案管理工作的實際出發，要求檔案管理人員狠抓重點，力求突破。此外，基層醫院要將現代信息化技術應用到檔案管理工作中，建立起科學的自動化檔案管理系統，對檔案管理進行智能整理、分類和歸檔，逐步規范檔案管理的流程，不斷提高基層醫院辦公室檔案管理工作的效率。

4 結語

隨著我國基層醫院工作的全面縱深發展，各類檔案信息必將持續呈現出增長的趨勢，這給檔案管理工作提出了極大的挑戰。但是，挑戰與機遇是并存的，為適應大數據時代的發展趨勢，基層醫院辦公室檔案管理工作思考研究是必不可少的重要環節。

參考文獻

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