淺談干部人事檔案管理工作的認識和思考

陳蓮興

摘 要：干部人事檔案是調查了解干部的重要依據，是組織人事工作的重要憑證。它記錄了干部的學習、工作、獎懲、選拔任用情況及道德表現。這是干部成長軌跡的“自畫像”。由于在檔案管理工作中一直存在重保存輕管理的思想，除個人利益驅動外，檔案變更、替換和偽造的情況時有發生。新形勢下，如何規范干部檔案管理，做好干部人事檔案管理工作已成為擺在我們面前的一個重要課題。

關鍵詞：干部人事；檔案管理工作；認識；思考

1 干部人事檔案管理現狀

1）干部人事檔案管理隊伍初具規模。目前，全國各級組織和人事部門設立了專門的檔案管理機構，配備了兼職檔案管理人員。省市檔案管理部門還不時舉辦檔案管理人員培訓班，加強對檔案管理人員的業務指導。在一定程度上提高了檔案管理人員的整體素質。

2）初步建立了干部人事檔案管理制度。為了加強干部人事檔案的管理，國家各部委相繼出臺了相關工作法規、文件和政策，《干部人事檔案工作條例》、《關于嚴格管理干部人事檔案的通知》、“關于進一步加強管理嚴肅干部人事工作紀律有關問題的通知”、《關于頒發企業職工檔案管理工作的規定》的通知、《關于進一步規范中管干部檔案查借閱工作的通知》、《關于從嚴管理干部檔案嚴防涂改偽造檔案材料的通知》、《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》等。各地也相繼發布了檔案審查（借用）、傳遞、歸檔的詳細規定。可以說，自上而下的干部人事檔案管理系統已經初步建立。

2 存在的問題

1）檔案意識薄弱。一方面一些領導對干部人事檔案管理不夠重視。有些人認為，用干部是注重實際。個人檔案只是個人過去的表現，作用不大；有人認為干部人事檔案工作是最簡單的工作，日常事務工作，不是單位的主要工作，只要人事干部能夠管理，就不需要領導親自抓；有的雖然口頭上講人事檔案工作的重要性，但在實際工作中不夠重視，所以干部人事檔案只要不丟失，不泄漏，能應付外調、查檔就行了。另一方面部分干部和職工也不了解檔案工作。在填寫檔案材料信息時，它是任意的。不積極配合個人信息更新、材料歸檔和材料報告工作。

2）檔案內容不完整。通過對干部和人事檔案的專項審核發現，一是干部和人事檔案內容不全、缺乏材料的現象普遍存在。一些干部和職工的年度考核、晉升、審查、任免材料，人事檔案管理人員沒有及時將其列入個人檔案；二是一些重要材料，如培訓、職稱、學歷等掌握在干部和工人自己的手中，不能及時地加到個人檔案中。雖然省市各級人事部門都把重點放在提高干部人事檔案水平上，先后開展了“干部檔案安全年”、“基層晉升年”等活動。但個別干部職工的檔案還存在著入團材料、參軍材料、入黨材料等與干部任免審批表、干部人事檔案專項審核表前后內容不一致的現象。三是有的干部職工甚至存在“三齡兩歷一身份”等重要信息造假涂改問題。有的干部職工因升學、參軍、提拔、退休等原因， 存在填寫個人履歷信息時故意隱瞞真實情況， 甚至造假涂改等重要信息造假問題。有些干部、職工在填寫個人簡歷時，由于上學、參軍、晉升、退休等原因，故意隱瞞真實情況，甚至偽造、篡改事實。重點是部分領導干部“補入”晉升，部分領導干部“補入”提前退休。

3）人事檔案收集工作缺乏力度。由于收集和歸檔工作的系統不完善，實施不嚴格。僅抄錄中央組織部門發布的《干部人事檔案資料收集整理規定》，未形成自己的實施細則，內容不具體、不全面。即使制度已經建立，但在不同程度上缺乏嚴格的執行，收集檔案是被動的，不及時的。同時，為存檔收集的材料也不全面和準確。雖然《人事檔案資料收集歸檔條例》對人事檔案的范圍作了規定，但目前的人事檔案仍缺乏全面、準確的人事檔案歸檔范圍。有些存檔的材料還不夠真實和準確。在內容和形式上存在著雷同現象，一些鑒定、考核和評價材料都給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，多使用套話， 內容形式相同，不能準確反映每個人的真實情況。

3 規范干部人事檔案管理的幾點思考

1）完善管理制度。（1）要進一步建立干部人事檔案及材料審核把關、材料接轉、檔案質量通報登記等檔案管理制度， 要及時發現和糾正干部人事檔案失真現象，保證檔案內容真實可靠。堅持干部人事檔案工作的嚴肅性。（2）建立健全干部檔案資料收集協調機制，加強人事部門各工作組織在干部檔案資料的形成和收集方面的溝通協調。（3）建立工作聯系和信息匯報制度，保證干部人事記錄的規范化、完備和及時歸檔。

2）不斷強化干部檔案日常管理。繼續加快干部檔案管理制度建設，制定干部檔案材料的形成、傳遞、審核、歸檔的工作細則，推進干部檔案管理的過程。各級部門要不斷加強對下級部門的監督檢查，對督導發現推進工作不力的加大追責問責力度。

3）開展檔案業務工作人員培訓， 提升檔案人員工作水平和效率。做好人事檔案管理人員的業務質量是推進檔案工作規范化管理的首要環節和根本保證。人事檔案管理人員必須具有較高的政治素質、嚴格的組織紀律和良好的職業道德。加強人事檔案管理人員的思想建設和業務水平，拓寬檔案管理人員的知識領域，使他們能夠適應新的、更高的檔案管理工作要求。有效培訓檔案管理人員的業務技能，對檔案法律、法規、行業標準等規范性檔案進行培訓，對檔案管理各方面的實用操作技能進行培訓。指導檔案管理人員學習現代檔案管理知識，以適應新的更高的檔案管理要求。

4）創新管理模式， 提高干部人事檔案信息化水平。運用現代管理手段，制定檔案工作發展規劃，不斷創新管理模式，逐步實現干部人事檔案管理的現代化和信息化。加快人事檔案數字化進程，盡快建立人事檔案數據庫系統，在咨詢、借閱、歸檔、統計等日常工作中實行計算機化操作，從而實現人事檔案的信息化和智能化管理。提高檔案工作效率、存取利用率和傳輸速度。

5）建立材料收集的長效機制， 加強平時的材料收集。按照《干部檔案收集歸檔辦法》明確各類檔案材料的申報期限和要求，嚴格封閉材料入口。管理檔案人員必須及時收集職工的年度考核、學歷、職稱、任命、職務晉升等各類資料，對交付的檔案資料逐一進行篩選審查，仔細檢查材料是否完整，程序是否完整，封條是否清晰。簽名和日期是否完整。不符合要求的數據表應退還給數據形成部門。應從資料來源中刪除不合格材料，以免誤導查詢者對資料準確性的掌握，從而影響檔案的參考價值。在進行職稱評定時，職務推薦需要查閱檔案、變更檔案，提取的資料應當及時歸還原所在地，并按照檔案工作的有關規定辦理；國家統一標準安排，形成一個標準化的檔案數據收集。檔案資料是各單位、各部門的原始資料。為收集完整及正確的存檔資料，各部門必須攜手合作，在有關會議上就檔案管理作出詳細的介紹。讓有關部門和單位了解檔案管理工作的重要性、嚴肅性和真實性，及時向檔案管理人員移交一整套準確、完整的手續。對于私自篡改檔案、提交虛假材料的現象，有必要對本人和單位主要負責人的責任進行調查，以確保檔案工作的真實性和嚴肅性。

4 結束語

總之，加強干部人事檔案管理是一項長期、復雜、重要的基礎性工作。要充分發揮它的重要作用，客觀、真實地反映干部的真實面貌。為人才的客觀評價、合理利用和合理發掘提供了第一手資料。同時，干部人事檔案管理不僅要從制度上更新，還要從單位管理的理念上更新。根據社會發展的大趨勢，積極探索現代干部檔案管理模式，更好地服務于干部和人才。

參考文獻

[1]安徽省檔案局.檔案學原理[M].合肥：黃山書社，2017.

[2]邱運華，劉曉敏.問題與對策：高校人事管理研究[M].北京：首都師范大學出版社，2018.