信息化項目實施過程控制方法的研究

黃斌

摘要：為提高公司外部市場競爭力和和公司內部不斷提高的管理要求，越來越多的業務部門選擇使用信息化手段來提高管理水平提高管理效率，但是信息化業務系統的推廣的成功率卻并不高，究其原因，往往不是開發方資質、技術等硬實力不足，而是溝通、了解的“軟實力”不足，本文通過對實際案例的推進過程分析，總結經驗，幫助提高項目推進的能力。

關鍵詞：信息化項目；實施過程；過程控制；企業文化；組織架構；強溝通

實踐證明，科學的管理能很有效的提高生產效率，當今企業管理信息化、數據標準化已經成為大勢所趨，而信息化項目推進將直接影響項目按時保質的完成。IT項目實施的五個特點[1]：“高智力密集性、高風險高回報、高度時效性、強溝通、在組織環境下做項目” 來看在IT項目中的“硬指標”是IT項目中系統功能構架、系統技術構架、關鍵技術問題、基礎設施構架、系統部署、運維能力等，這些技術指標就像大清早的太陽一樣，一條條一列列的被大家注視著，被所有IT項目實施工程師做成ppt，裝進電腦里帶到一個個公司去大肆宣揚：“看，我們公司的技術實力就是呢么強！”。

信息化項目實施的軟實力我把他定義為一些不容易落到紙筆之下的，不容易直觀的表現出來，卻又無比重要的能力。也就是信息化項目實施中的關鍵要素后兩個部分“強溝通”與“組織環境”。如果我們把信息化項目看作是一個人的話，我認為一個人的智商就是他的“硬實力”，大家一眼就能通過他取得的證書、資質、成功案例反映出來，一個人的“軟實力”就是他的情商了，它很難通過描述來了解，可又潛移默化的影響著每個相關事件的實施感受，這兩方面缺一不可。而我們在信息化項目的實施上，往往有重技術、重資質卻很少關注項目實施過程中的“情商”的情況，似乎信息化項目是一個高冷仙女，殊不知開發過程再有隔離感的信息化項目最終還是要以人為本，為人民服務。設計合理、語句優良的系統無人使用便沒有數據積累，而數據才是這個時代最需要被尊重的，如果沒有數據積累呢么系統最終將變得毫無意義。

2011 年，國資委管理提升活動和中紀委效能監察工作對中央企業的集中采購管理提出了明確的要求。為實現率先建成世界一流企業的目標，就要建立一流的供應鏈管理體系，而一流的供應鏈管理體系必須建設高效的電子商務平臺。某公司根據發展規劃，信息化管理部和物資采購管理中心共同開發建設了“物資采購管理信息系統”。從信息化項目的需求目標上來說，這個項目主要需要實現的目標是：降低采購成本、提高采購質量、防止采購項目中的貪污腐敗問題、規范供應商省查?？梢哉f出發點是很好的，并且也擁有國家國資委紅頭文件支持，可以說是做的是“名正言順”。該物資采購系統的框架設計完成后主要分為八個要素，分別為：各級組織機構，各級專業隊伍，統一的采購管理制度，統一的采購操作流程，統一的集中采購目錄，統一的供應商網，統一的采購管理信息系統，統一的物資編碼標準體系，在框架設計上中規中矩，開發方面該系統外協了浪潮金牌代理公司，擁有大量優秀開發人才、實施成功案例以及開發資源，技術實力毋庸置疑。經過3年多時間的開發，該物資集中采購系統上線試運行，沒想到第一周就遇到了很大的阻力。第一個阻力來自于操作人員的信息化水平低下。該系統在正式試運行之前，確實也組織過各二級、三級單位培訓，培訓內容課程也都圍繞如何正確操作，還建立了個模擬服務器用于模擬訓練，可因為溝通不足，前來培訓的人員大多數都是各個公司的信息化管理人員或軟件開發人員。對于這部分專業人員來說，這個物資集中采購系統的操作并不困難，可因為分工不同的關系，這部分人員對于物資采購這項業務并不熟悉，對于網上招儀標流程并不熟悉，所以培訓結果并不理想。而具體負責采購工作的人員在國企中又一般年齡較大，信息化水平不高，前來培訓的出席率很低，直接導致了集中采購系統上線試運營期間，幾乎沒有公司注冊使用。

在這個情況下，公司經過為期一個月的試運行后，強制要求所有大宗物資采購必須使用該系統操辦，不再接受傳統模式。這下可炸開了鍋，系統問題就更加突出了。比較突出的幾點有：國企公司采購一般都是層層分包制，所以往往一個大項目的集中采購會層層分到二級、三級子公司甚至項目部。而越是公司架構的末梢，他們的組織架構就越有特色，規范性就越差。舉個簡單例子，公司內的采購部門一般分為物資類、設備類兩大類，兩大類牽涉到的采購部門都是固定的，一方面是物資物料部一方面是技術設備部，這個部門分別有部門長和分管領導，公司架構是非常清晰的。可在項目部或者三級子公司情況就變得復雜，有一些項目部物資部是綜合辦公室分管的，有一些分管生產的領導又分管技術。千奇百怪的組織架構對這個系統的審批環節產生了很大的沖擊，導致很多采購項目無法審批完成。牽涉到招儀標的項目無法組成合理的評標小組，進而無法完成招儀標流程，物資采購陷入停滯。經過多家主業公司反映后，公司不得不暫時暫定了這個物資集中采購系統，并進行了修改。次月再次組織培訓，將系統審批流程的一部分開發放開，要求每個公司根據自身情況對審批、招儀標、計劃流程進行二次開發。

這次修改從理論層面上沒有問題，“你們說你們審批結構復雜，哪就你們自己去設置審批流程好了！”可卻犯了頭痛醫頭腳痛醫腳的毛病。沒有和公司的主要領導人溝通了解問題癥結所在，也并沒有充分了解子公司、項目部的工作現狀，只是進行了一次簡單粗暴的推動，結果是怎么樣呢？還是不呢么成功，雖然經過了幾天的培訓，可培訓的人員依然是信息化管理人員、軟件開發人員，相當一部分子公司根本沒有能力獨立完成二次開發工作。有一些信息化實力強一些的公司可以完成二次開發，可這個工作似乎只是再給采購部門“添麻煩”，信息化部門設置的采購流程到底是否合理，也受到很多質疑。站在信息化部門的角度，采購不到東西和本部門關系不大，所以也不會主動聯系。站在采購部門的角度，這個系統上線只會帶來一大堆額外的工作量也并不愿意配合。在推進了個把月無果以后，公司不得不成立了集中采購系統推進小組，集結了專業隊伍，去每個公司一個個的完成二次開發并調試，耗費了大量的人力和時間。

最終這個系統還是上線了，名字改為了大宗物資集中采購系統，暫時只管理100萬以上物資采購，可大家都知道，物資采購和設備采購是有區別的，設備采購中，大型設備單臺是無法分批采購的，可在物資類采購上完全可以300萬的采購項目分5批次采購。每次60萬不超過100萬的上限就不需要經過該系統了，系統的功能性沒有得到很好的發揮。

該信息化項目推進不理想的例子我的感受就是，公司推進中過分追求實施方技術、資質而忽略了溝通、組織架構之間的矛盾調和，只是因為占了國家紅頭文件的大義，在幾乎沒有溝通到二級子公司、項目部的情況下，強行推進一個全新的信息化系統，并且這個系統還會很大的改變過去幾十年的工作習慣，必然是會受到很大的阻力的。

在這個項目推進中，信息化部門與采購部門的工作目標從一開始就不一致，各子公司的信息化部門更加像是被抓了壯丁，被安排了一個吃力不討好的工作，與采購部門無法緊密合作。又因為系統上線后多次紕漏將矛盾激化，最終導致了這個投入了大量人力物力的信息化項目推進效果不理想。

我們要牢記所有的信息化項目都是在組織架構下的信息化項目，在信息化項目推進中必須要考慮到組織架構之間的關系，在大型中央企中更加要注重這點，才能讓我們的信息化項目順利推進，做好主營業務支撐，提高工作效率。

參考文獻

[1] 金朝崇，《現代信息系統理論與實踐》，天津大學出版社出版，2007.9

[2] 俞斌，《企業信息化項目開發及優化管理模式研究》，交通大學研究生論文，2011.10

（作者單位：中交疏浚集團（集團）股份有限公司）