word中郵件合并使用方法探析

王芳

【摘 要】現如今，全球進入信息化時代，計算機的應用越來越普遍。中職教育作為我國教育領域當中的重要的組成部分，計算機教學更是中職教育中重中之重，直接關系著中職學生步入社會以后的計算機操作技能。有鑒于此，本文重點分析計算機word教學中的郵件合并技巧，希望對今后辦公應用有所幫助。

【關鍵詞】中職教育；word教學；郵件合并

【中圖分類號】TP393 【文獻標識碼】A

【文章編號】2095-3089（2019）07-0262-01

當我們需要批量生成成績單、邀請函、準考證等材料的時候，使用郵件合并，無疑是最快，且最不容易出錯的方法。郵件合并最初是為了減輕工作人員反復抄寫郵政編碼、收件人信息的工作量，而現在該功能被廣泛應用在很多領域，故郵件合并的名稱被一直沿用下來。

一、郵件合并功能介紹

“郵件合并”是將一組變化的信息逐條插入到一個包含模板內容的WORD文檔中，從而批量生成需要的文檔。這樣可以大大提高工作效率。

郵件合并，需要準備兩個文檔：1、包含模板內容的WORD主文檔；2、包含信息變化的數據源文件。通過郵件合并功能，把主文檔和數據源文件結合起來，自動生成一份份的結果。

郵件合并的操作步驟：第一步，準備數據源，即變化的數據所存放的文件，數據可以放在WORD中的表格里，也可以放在EXCEL文件中，還可以放在Access數據庫中；第二步，準備主文檔，它具有固定不變的內容和格式，這是一個WORD文檔；第三步，打開主文檔，按下列步驟進行操作：①設置文檔類型；②選擇收件人；③插入合并域；④預覽合并效果；⑤完成并合并。

二、郵件合并功能應用

在Word文檔應用的過程中，經常會遇到需要批次錄入的情況，比如學生的成績報告單、邀請函、準考證等，如果采用單一錄入會浪費大量的時間，因此就可以通過Word 郵件合并功能快捷生成。

1.制作學生成績單。

（1）創建數據庫。

這里的數據庫，是指由學生的個人信息、考試科目及各科成績、排名等信息組成的數據表文件，這里使用Excel創建數據庫文件。將該Excel工作簿命名為“2018-2019學年第一學期期末考試成績”。注意的是，工作表不能有表格標題，只能有列標題（字段）和對應的數據行（記錄），即第一行是字段名（如：姓名，語文，數學等），第二行起為數據記錄。

（2）創建主文檔。

新建一個Word文檔，設計好學生成績報告單的樣式，填入固定不變的內容，其余需要變化的內容為空，調整好字體、字形、字號等格式，保存。如圖1所示。

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圖1

（3）開始郵件合并。

①選擇文檔類型。選擇“郵件”選項卡→“開始郵件合并”→“信函”。

②選擇收件人。選擇“郵件”選項卡→“選擇收件人”→“使用現有列表”；在“選取數據源”對話框中，選擇文件名為“2018-2019學年第一學期期末考試成績”的Excel工作簿，單擊“打開”按鈕；在“選擇表格”對話框中，選擇存放數據源的工作表標簽名，單擊“確定”。

③插入合并域。這些域來自關聯的數據源。將光標移至主文檔中需要填入“姓名”的表格單元中，選擇“郵件”選項卡→“插入合并域”→“姓名”。將“姓名”域插入，即在該表格單元中出現帶有書名號的字段域，如“《姓名》”。

重復上述操作，逐個將“語文、數學、英語、物理、WORD、組裝與維修、總分、排名”等“域”插入到相應的表格單元中。至此，數據源與成績單的域鏈接就設置完成了。

④預覽結果。選擇“郵件”選項卡→“預覽結果”，單擊下一記錄按鈕，一次次進行預覽。

⑤生成結果。選擇“郵件”選項卡→“完成并合并”→“編輯單個文檔”，在“合并到新文檔”對話框中，選擇“全部”，單擊“確定”按鈕。在新文檔中可看到每人一頁的所有成績報告單，隨后，可對每位同學的成績單進行打印或者保存為一個Word文檔。

2.邀請函制作。

邀請函，是邀請親朋好友或知名人士、專家等參加某項活動時所發的請約性書信。在國際交往以及日常的各種社交活動中，被廣泛使用。邀請函中，最重要的就是寫清楚受邀人的姓名及稱謂（女士/先生）。

（1）準備數據源。

在此，值得注意的是，數據源中除有“姓名”外，必須包含有“性別”字段（列標題），在稱謂是女士還是先生，就主要靠“性別”字段進行斷定。還有，存放數據源的表中，第一行是字段（列標題），第二行起為記錄部分。

（2）創建邀請函主文檔。

按邀請主題，設置主文檔。關鍵部分就是留下足夠適當的空白位置，去插入姓名域及稱謂。

（3）郵件合并——添加稱謂。

利用郵件合并的“規則”功能，可實現“先生”“女士”稱謂的智能批量制作。

在Word主文檔中，將光標置于姓名域后面需加入稱謂的位置，選擇“郵件”選項卡→“規則”→“如果那么否則”，在彈出的“插入Word域：IF”對話框中，“域名”選擇“性別”，“比較條件”選擇“等于”，“比較對象”框中輸入“女”，“則插入此文字”下輸入“女士”，“否則插入此文字”下輸入“先生”。經過此操作，便實現了在受邀者姓名后智能加入“先生”或“女士”稱謂，并對添加“稱謂”的字體字號，進行設置調整。預覽效果后，即可“完成并合并”，生成新文檔，進行打印或保存。

三、批量插入照片

制作帶有照片的證件，如工作證，準考證。使用郵件合并功能，能很快捷地完成制作。但也有難點，值得注意的事項。

1.創建數據源方面。

（1）數據源表中，“照片”字段（列標題）下的內容，必須用絕對地址，如“E：＼＼AB＼＼CD＼＼001.jpg”。

（2）添加照片文件地址的方法是：

①打開存放照片的文件夾；②復制當前窗口中“地址欄”中的“地址”；③粘貼到數據源表中的“照片”字段中；此時，“地址”中分隔符為反斜杠“＼”，接著，在剛粘貼的地址后，再加一反斜杠“＼”，輸入照片名稱（第一條記錄信息對應的），如“001.jpg”，使照片文件地址完整；④隨后，把反斜杠“＼”，全部轉換成雙反斜杠“＼＼”；⑤最后，使用熟悉簡便的方法，將所有記錄的照片地址，添加好并完善。

（3）切記，使用不同電腦進行照片合并時，表中“照片”字段的地址，必須按2）的方式重做。否則，找不到照片文件。

2.照片合并操作。

（1）插入照片域。

①將光標定位到插入照片的位置，選擇“插入”選項卡→“文檔部件”→“域”。在“域名”中選擇“includepicture”，在“文件名或URL”中隨便輸些文字，如“照片”，單擊“確定”。

②此時，主文檔中顯示“照片占位符”，單擊，選中，按ALT+F9（切換域代碼），選中代碼中的“照片”兩字，再選擇“郵件”選項卡→“插入合并域”→“照片”（前提是：插入合并域前，已和數據源表建立關聯）。

這時，插入照片域操作已完成，按ALT+F9切換為標準界面（切記，此時，不要存盤）。

（2）照片完成及合并。

①先按F9刷新，則出現第一條記錄的照片，調整圖片大小。

②選擇“郵件”選項卡→“完成并合并”→“編輯單個文檔”，選擇“全部”，單擊“確定”按鈕。

③在新生成的文檔中，所有人的照片都是同一個人？不要慌，接下來啦，進行如下操作：

A.按ALT+F9，切換到域代碼模式。

B.按CTRL+A，全選。

C.按ALT+F9，切換到標準模式。

D.按F9，刷新。

帶照片的所有準考證就能正常顯示了。隨后根據需要，打印或保存。

綜上所述，Word是當前應用比較廣泛的辦公軟件之一，其中存在很多快捷方式幫助完成辦公內容，本文重點介紹了郵件合并功能的應用，希望對以后工作有所幫助。

參考文獻

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