企業人力資源管理信息化的實踐

牛松 李吉

【摘 要】隨著信息時代的到來，人力資源管理也需要進行信息化的改革。在發展現代企業制度的同時，實現企業人力資源管理信息化十分必要。目前大部分企業在此方面仍存在問題，亟待改進。本文將對人力資源管理信息化的意義、問題所在及實踐措施進行探究。

【關鍵詞】人力資源管理信息化；意義；現狀；發展策略

隨著信息時代的到來，人力資源管理也需要進行信息化的改革。現代市場發展機制使人力資源管理面臨更加嚴格的要求，要求企業提高人力資源管理體系，還需要采用新的技術管理方法，建立一個人力資源管理信息平臺，并聘請專業的人力資源管理師。其基本的工作，如員工培訓和績效考核已被改造成一個電子信息模型，以及人力資源管理信息已經得到有效的整合。并結合生產，供應，銷售等主要環節，實現人力資源的信息化和資源共享的管理模式，從而幫助企業最大限度地發揮其效益。

一、實施人力資源管理信息化的必要性

（一）人力資源管理信息化的概念

人力資源管理信息化，即電子人力資源管理，是通過各種信息手段來進行人力資源管理。在互聯網和電子商務飛速發展的現代社會，人力資源管理逐漸從傳統的管理模式發展到包括電子商務核心理念、網絡化、優化人力資源業務流程在內的新模式，并最終形成一個完整的管理體系。該系統具體包括：人、計算機網絡硬件、終端設備、系統與數據庫平臺、應用軟件；綜合利用各種信息手段和技術，如考勤機等信息化設備；一些核心人力資源管理業務功能，如招聘員工、考察績效、薪資管理等。無論是人力資源經理還是普通員工、經理和總裁，他們都可以在人力資源管理系統的基礎平臺上擁有相應的權利和互動。可見，信息化與人力資源管理相互促進，密不可分。[1]

在企業管理中，人力資源信息化包括三個層面：第一個層面是數據電子化。通過數據庫技術，可以輸入和保存人力資源信息，還可以實現查詢等相關功能；第二個層次是電子過程，它使管理標準過程成為軟件程序形式的固定程序。這將大大減少傳統員工管理中涉及的固定流程，降低管理成本，提高管理效率。第三個層次是對管理和決策的支持。通過對原始人力資源信息數據的電子處理和程序計算模型下的規劃，企業的管理和決策得到了有力的支持。

（二）實施企業人力資源管理信息化的重要意義

1.企業人力資源管理的勞動強度降低

企業人力資源管理傳統管理模式下，所有的信息和各種管理任務需要人工完成，這無疑消耗了大量的人力、財力與時間，也不能保證數據信息的準確性，并且出現重復性勞動的現象。信息化管理工具使得企業人力資源管理數據信息處理的質量提高。在很大程度上，它降低了企業的勞動強度，降低了管理成本，提高了企業運行效率。

2.企業人力資源管理結構得到優化

在傳統的人力資源管理中，管理者需要處理各種繁瑣的事務，這本是不必要的勞動，但信息管理方法可以實現合理的人員部署，并可以上傳到電子信息系統進行工資變更和職稱晉升。程序簡化信息的收集與利用更為快捷，企業管理結構進一步優化，員工滿意度自然提高。

3.信息渠道更為寬廣

信息管理拓使人力資源管理的信息獲取更為順暢。與傳統的人力資源管理相比，它改變了紙質手工信息傳遞的方式，信息傳遞的速度得以提高。根據企業上級的指示，信息發布在信息網絡或開放平臺上，節省了大量的中間環節，對領導者的指示可以快速領會且幾乎無誤差。領導與基層員工之間的溝通更加便捷，信息渠道多樣化。

4.人力資源許多管理技術得到升級。

大部分的管理工作都可以通過電子方式來實現，節省更多的人力資源，幫助人力資源管理的中心轉移到員工服務，另外，引進人工智能系統還可以提供咨詢和決策顧問服務，帶來了更多的便利。

二、企業人力資源管理信息化的現狀及SWOT分析

（一）企業人力資源管理信息化的現狀

當前，我國絕大部分的企業在人力資源管理信息化方面還處在發展成熟階段。根據2015年中國中小企業信息化建設的調查報告，雖然大部分的企業（高達82.6%）目前擁有互聯網接入功能，但只有40%左右的人會上運用網絡知識與技能來為企業信息化建設出力。其中，對信息化建設接入互聯網的企業，70%以上的企業還沒有出臺完善的信息化人力資源管理系統。在已經實施的人力資源管理信息系統的企業中，大部分的信息化管理系統僅用于搜索員工信息，68%的信息管理僅限于員工考勤管理，還有18%的企業需要改變系統。目前，有一些已經在中國實現高層次的人力資源信息系統的還不到100個企業。

在現實生活中實踐企業人力資源管理信息化時，也不難發現兩大問題：

1.人力資源管理信息化普及率和應用水平不高

目前，雖然很多企業都采用了先進的人力資源管理軟件，還有很大的差距與國外公司相比。據調查，處于長江三角洲，環渤海和珠三角地區的七百多家企業中使用人力資源服務外包公司企業的人力資源信息管理系統的企業只占45%左右，與澳大利亞相比（68%）和德國（70%）要低得多。[2]許多小公司仍然使用傳統的人事管理方法。采用人力資源管理軟件的企業僅用于員工上崗和工資，應用水平較低。

2.公司對人力資源信息管理系統的使用滿意度不高

企業人力資源管理信息化建設的目的主要包括規范管理流程，優化企業服務、提高工作效率和提高員工滿意度。關于企業使用人力資源管理信息系統的滿意度，有學者實際采訪了20名國有企業相關人員，發現：非常滿意（10%），基本滿意（20%），不滿意（14%），低滿意度（70%）。這有三個主要原因：原系統的使用習慣使新系統的低接受降低；對新系統的安全性和機密性存在疑慮；后續操作和維護服務跟不上。

然而，許多企業，尤其是大型企業集團，認為建立人力資源信息管理系統，能夠有力地促進企業的管理。例如，中國兵器工業集團有限責任公司已建立以“三個階段業務管理系統”分組的人力資源管理信息系統。歷經十年，發展已然成熟。各成員單位根據自身實際情況，在各自信息管理平臺注入個性化元素，極大地推動了集團企業的信息化人力資源管理發展。

（二）SWOT分析

1.外部機遇

信息化是當今世界發展的主流趨勢，對推動經濟和社會變革和進步的十分重要。21世紀是信息化的世紀。掌握信息就已經掌握了時間和經濟的脈搏。因此，國家高度重視信息技術和工業化建設。在“十一五”期間，國家提出要根據經濟社會發展的需要引導信息化，通過改革創新促進信息化，為信息社會打下堅實的基礎。中國共產黨十七大把信息化與工業化，城市化，市場化和國際化列為五大發展趨勢之一，賦予了信息化新的歷史使命。而在企業信息化建設方面，國家也尤為重視，通過制定各項規章制度保障信息化進程，為我國企業人力資源信息化的開發、實踐提供有利的政策環境。此外，中國的信息產業已進入發展的快車道，電信基礎設施和網絡技術日趨成熟，人力資源信息化走上了更加科學規范的軌道。許多軟件供應商長期以來一直瞄準企業人力資源建設的巨大潛在市場，并為該市場開發和設計了許多軟件產品。例如用友、金蝶、明基、嘉楊等管理軟件。[3]

2.內部優勢

我國加入WT0后，隨著國際信息化浪潮的沖擊，市場競爭的越發激烈使得許多企業已經越來越重視內部的信息化管理，并將其逐漸納入企業的經營戰略之中，為人力資源管理信息化的建設與實施提供了有力的依據。其次，由于中小企業具有靈活的運營機制，產權明晰，在信息化建設過程中沒有阻礙力量的干擾，其實施效率相對較高。對于廣大中小企業來說，是企業生存發展的大好機遇。另一方面，發展人力資源管理信息化也能夠幫助大型企業提高效益，使較為成熟的管理系統更符合時代潮流。雖然需求不同，對于人力資源信息化系統化的重視程度不同，但可以看出信息化的發展是必要的。

3.外部威脅

首先，在經濟全球化中，市場競爭也越來越殘酷。與海外企業和跨國企業相比，我國許多企業在規模、資本、技術、市場份額等方面明顯處于劣勢，導致許多中小企業梅林合并、破產等迫在眉睫的危險。在激烈的競爭和適者生存與發展中，企業面臨著巨大的威脅，給人力資源信息系統的建設帶來了不利影響。其次，基于互聯網運營平臺的人力資源信息軟件需要一個相對穩定安全的網絡環境來保證。然而，在現實中，網絡安全仍然存在很大的隱患，缺乏強有力的安全機制。網絡犯罪手段層出不窮，信息安全保護已成為中國經濟社會安全發展的關鍵問題之一。自2001年以來，中國一直關注網絡安全問題，但各商業網站也難免遭受網絡黑客的攻擊，丟失了許多重要的數據信息。即使是專業的防火墻和殺毒軟件也不可能保證網絡的100 %安全性。這也直接影響到企業開展人力資源管理信息化實踐的運行效率。

4.內部劣勢

首先，從業人員的素質不高。人才乃是企業最大的財富。在建設人力資源管理信息的過程中，人才發揮了舉足輕重的作用。然而，許多中小型企業缺乏精通人力資源管理軟件的專業人才，從而影響和制約了人力資源管理信息化的進程。此外，許多中小企業的人力資源從業者在人力資源管理信息化建設的初期，由于固有思維的局限，無法適應計算機網絡環境，造成了一定的心理阻力。其次，盲目選擇人力資源信息化系統。許多企業由于專業人才能力的限制，在進行人力資源管理信息化的過程中，存在著一勞永逸的心理，要求系統的功能越多越好，并且要求要有較長的使用期限，從而能夠延長開發周期，實現一步到位的管理目標。然而這是不現實、不可取的。

三、企業人力資源管理信息化的實施策略

（一）加強宣傳和引導，推進習慣改變，營造文化變革氛圍

人力資源管理信息化建設不僅會改變人力資源工作者的工作，還會涉及到各部門和每位員工的切身利益。企業各部門之間的權力和利益分配將發生變化。通過信息化帶來的標準化透明管理，企業行為更加準確透明，這將影響到一些人的切身利益，這將使企業發生一定的變革，也會使企業人力資源管理信息化建設產生巨大的變動，甚至對企業發展有著顯著而深遠的影響。因此，我們必須為管理方法和文化的變化做好充分準備。我們必須進行正確的宣傳和引導，使員工能夠調整情緒，積極接受人力資源管理的信息化。

一方面，我們應該做好人力資源工作者的宣傳工作。在項目開始時，要積極引導他們重視系統的研發，主動參與，提出建議，制定合理的原則和制度。并成為未來系統運行的基礎。系統建成后，有必要積極引導他們改變工作習慣，逐步實現從線下到線下的轉變，從習慣紙質材料轉向積極自主地使用辦公自動化系統。最重要的是讓人力資源工作者習慣在互聯網上工作，實時工作、檢查和互動。同時，應盡可能考慮所有利益攸關方。[4]

另一方面，我們應該做好各級部門經理的指導工作。首先，我們必須引導他們正確認識人力資源管理信息化的積極意義，讓他們從心理上去除抗拒感。其次，我們應該陳述利弊，引導他們消除各種煩惱與顧慮。最后，教他們使用必要的在線人力資源管理工具，以便他們能夠在一個真正被接受和更有效的管理過程中實現資源管理信息系統的好處。

（二）增加資金投入，搭建人力資源信息化平臺

企業只有大力推進信息化建設，才能從根本上提高企業核心競爭力。在人力資源信息化建設中，巨額的資金投入是順利完成信息化建設的根本保證，否則再美好的夢想也終歸要付諸東流。中小企業應該立足自身優勢，在保證不違反國家法律法規的前提下，積極穩妥地調集資金，確保順利完成這一項龐大又復雜的信息化工程任務。對于很多企業來說，如何保證資金及時到位是解決企業正常運轉工作的重中之重。在資金短缺的情況下，中小企業又如何化不利因素為有利因素，是一個需要深入研討的問題。其實，解決問題的方式有很多種，比如企業每年從凈利潤中抽取5%～10%的資金，作為企業進行人力資源信息系統建設、維護、更新的專項資金，制定一系列的規章制度實現對專項資金的集中管理，確保企業信息化建設順利實施。

（三）合理選擇人力資源信息管理軟件

隨著人力資源管理信息化水平的發展，信息系統對企業的可發揮作用越來越重要。不過，一些基金經理對企業信息化很高的期望，并錯誤地認為，他們有先進的人力資源。有了資源信息系統后，所有管理問題都將被輕易解決。事實上，管理軟件是有受限條件的，雖然它可以提高企業的經營水平并根據企業的實際情況總結出優秀的管理思想和方法，但它歸根結底只是一個管理的援助工具。可以看出，信息化程度與公司的管理水平密不可分。因此，各企業應根據自身的人力資源管理發展階段。循序漸進，分步實施，從建立基礎數據庫開始，一步一步，踏踏實實，保證人力資源管理信息系統的穩定高效運行。

此外，在這方面，企業必須加強其有針對性的自主研發能力。目前，企業的人力資源管理系統主要依靠外部采購。這種方法在一定程度上節省了公司的時間和研發成本，但外部購買存在許多缺點。首先，軟件開發公司一般根據企業的共同需求開發軟件，難以適應所有企業。即使軟件公司根據企業的需求進行定制，一方面也不可避免地會在雙方溝通過程中產生誤解。另一方面，個性化定制的成本很高，有些企業不愿意或者沒有能力承擔。因此，為了使管理系統更加適合企業自身發展，自主研發已經成為一些大型企業的選擇。但這種方法也有缺陷，R&d人員在系統開發，程序設計等業務，相對缺乏人力資源管理方面的知識，這使得企業必須加快培養復合型人才，提高研發能力的腳步。

（四）人力資源管理的信息化應與企業的實際需求相結合

人力資源管理信息化應追求實用性，經濟性，可靠性和安全性。[5]它應該實用且易于使用。穩固，勞靠，安全，經濟，是項目建設的目標。為此，我們必須具體做到以下兩點：第一，避免“大而全”，盲目追求所謂的全過程模塊化，應該立足于最迫切的需求，最成熟，最易于推廣等。第二，根據企業的管理水平和發展的具體實情，結合企業人力資源工作者的專業水平制定相應的計劃，不可盲目跟風。沒有必要追求最新奇，最昂貴的設備，為企業選擇最合適的人力資源管理信息產品，順利推進企業人力資源管理信息化。從戰略的角度來看，它應該進行等級劃分，以次級初級有序推進。也就是就是先集團總部、先選擇主要的、已經比較成熟模塊進行信息化的實踐，后在成員單位進行實踐，并推進那些比較敏感的功能模塊，確保建成后的系統能夠有效運行。

四、結語

在信息社會，管理與信息已是密不可分，人力資源管理信息化作為一種新的管理理念，將人力資源管理與信息化緊密結合，創造出了全新的管理模式。各企業應借助實施人力資源管理信息化的契機，不斷加強人力資源管理的戰略地位，不斷提高人力資源的競爭力，強化企業的凝聚力，在現代化市場中企業的激烈角逐中脫穎而出。

【參考文獻】

[1]林敬松；黃細洋.集裝箱運輸管理理論與實務[M] .北京：清華大學出版社，2011：5-8，17- 18.

[2]劉秉鐮，林坦.國際多式聯運發展趨勢及我國的對策研究.

[3]成渡.信息化環境下中小互聯網企業的人力資源管理研究.南昌：江西財經大學.2017.

[4]柴曉冬.基于互聯網模式下的人力資源管理建模——事業單位人力資源管理信息化建設，2016（23）.

[5]劉程煒.信息化管理模式在企業人力資源管理中的應用 .山西青年，2016（15）.