淺議如何加強基層檔案信息化管理

孫靜

摘 要：隨著我國經濟社會的發展，各個單位檔案的管理工作得到了很大程度的改善，但是與檔案的現代化管理要求還存在著不小的差距，主要是體現在檔案信息化方面。本文重點從闡述檔案管理信息化的必要性，分析當前基層檔案管理信息化管理面臨的問題，并從多個方面提出加強基層檔案管理信息化工作的對策建議，為基層檔案工作的規范化管理打下堅實基礎。

關鍵詞：檔案 信息化 問題 對策建議

當前，我國經濟社會飛速發展，傳統的檔案管理模式已經越來越不能適應檔案事業的發展，從而也制約了單位的各項工作的開展，不利于單位的健康有序發展。檔案作為單位開展各項工作的直接記錄，是單位的寶貴財富，加快單位檔案的信息化步伐，讓檔案的保管和利用更加方便捷，查詢更加便捷，從而充分發揮檔案的價值，在一定程度上可以有效促進單位的可持續健康發展。

一、檔案信息化管理的必要性

目前，單位檔案的管理仍是采用傳統方式。但是這種保管方式，占用大量的存儲空間，對于檔案保管的環境要求也格外高，尤其是在檔案利用方面更是存在許多不便之處，需要耗費大量的時間，降低了工作效率，而且對室藏檔案容易造成損傷。但加快檔案的信息化步伐，盡快實現檔案的信息化管理，既能提高檔案方面的工作效率，還有利于降低傳統檔案管理模式帶來的弊端，也能讓檔案管理人員的工作量得以降低，因此，實現檔案的信息化管理非常必要。

二、基層檔案信息化管理面臨的問題

（一）對檔案信息化建設的重視不夠

大多數基層單位對檔案工作不夠重視，在檔案方面關注的較少。當前，檔案信息化進度不斷加快，但是領導對檔案信息化發展認識不到位，對信息化建設重視不夠，在人力、物力、財力方面的投入都比較少。

（二）檔案信息化管理意識差

檔案信息化管理是實現檔案規范化管理的有效途徑，是大勢所趨。但是現在基層單位的檔案信息化意識較差，沒能意識到目前傳統檔案管理模式存在的費用高、效率低等多方面的弊端，沒有看到檔案信息化的必然趨勢。這種檔案管理意識的不足，無形之中就對檔案信息化建設帶來了阻礙，影響了檔案信息化管理的早日實現。

（三）在檔案信息化管理方面投入資金較少

先進的設施設備和先進的信息化管理系統，是實現信息化管理的必備物品。但是，很多單位由于領導不重視，在信息化建設方面投入資金較少，導致單位缺乏信息化建設的基礎設施，尤其是檔案的數字化掃描工作需要大量的資金，沒有充足的資金保障，就難以談檔案的信息化建設。

（四）檔案信息化管理人才不足

離開人的參與，檔案工作就無從談起，只有配備專業的信息化人才才能確保檔案信息化的順利開展。目前，基層單位的檔案管理人員多是由綜合崗位人員兼職，缺乏專業知識，也沒有接受過正規的培訓，本身檔案的基礎管理知識就比較欠缺，檔案信息化方面的知識更無從談起，難以滿足檔案信息化管理的要求，使檔案信息化進程緩慢。

三、基層檔案管理信息化管理的對策建議

（一）提高對檔案信息化建設的重視程度

為使檔案信息話建設順利開展，首先是要加強領導對檔案工作的重視，要讓領導充分認識到檔案信息化建設是實現檔案規范化管理的有效途徑。作為單位領導，要樹立正確的檔案管理理念，不斷更新自己的檔案業務能力，努力探索檔案信息化管理的途徑，加快單位檔案信息化建設的步伐，為檔案的規范化管理打下良好基礎。

（二）增強檔案信息化管理意識

在單位中，無論是領導還是具體的檔案管理人員，都要不斷提高自身的檔案意識，尤其是檔案信息化管理意識。要充分認識到檔案信息化管理的優勢，自覺提高自己的檔案信息化方面的知識，增強自身的業務能力，提升綜合素養，為下一步的信息化管理做好知識儲備。

（三）增大在檔案信息化方面的資金投入

首先，單位要加大在檔案數字化加工方面的投入，這是實現信息化管理的基礎。其次，各單位要加大在檔案信息化方面的資金投入，檔案信息化建設對信息化設施設備有著較高的要求，購買先進的設備，確保檔案信息化管理能夠順利運行。最后，各單位要確保信息化的后期維護費用，尤其是管理系統的更新等，確保信息化管理的可持續發展。

（四）加強檔案信息化人才隊伍建設

從事信息化管理工作，必須配置專業的人員，既要懂檔案管理知識，又要懂得計算機、服務器等操作技術，只有具備了專業人才隊伍，才能保障檔案信息化管理工作的順利開展。一方面要加強現有人員的培訓，積極組織專家授課、外出培訓等，為現有檔案管理人員提供學習晉升的機會，提高他們的業務能力;另一方面，各單位要加強人才方面的引進，在招聘工作中要注重挑選綜合素質高、業務知識扎實的復合型人才，為信息化管理工作做好扎實的準備。

綜上所述，檔案信息化管理是大勢所趨，但也面臨種種難題，各單位要充分認識到檔案信息化建設的重要性，加大信息化建設方面的各項投入力度，努力打造專業化管理人才隊伍，從而促進單位信息化管理工作的順利實現。

參考文獻

[1]武德鳳.淺談基層檔案管理信息化工作[J].辦公室業務，2019.

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