干部人事檔案現(xiàn)狀分析及策略研究

章麗華

摘 要：隨著我國(guó)機(jī)構(gòu)改革的不斷深化和發(fā)展，社會(huì)節(jié)奏的加快，各單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)也在不斷地調(diào)整和變化，這對(duì)人力資源管理提出更高的要求，人事檔案工作也面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。由于社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，人才流動(dòng)頻繁，工作崗位調(diào)整，人事檔案管理日益復(fù)雜，存在一些不完善之處，面對(duì)存在的問(wèn)題，我們應(yīng)采取相應(yīng)的措施，解決人事檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問(wèn)題，以推進(jìn)人事檔案管理的改革和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案；現(xiàn)狀；策略研究

人事檔案記載著個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、工作業(yè)績(jī)等方面的材料，是全面了解干部歷史情況，考察干部、選人用人的重要依據(jù)，黨中央提出要從嚴(yán)治黨，嚴(yán)格管理干部，先后出臺(tái)了《干部檔案工作條例》 、《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》及《進(jìn)一步開(kāi)展干部人事檔案審核工作》通知，指出要嚴(yán)禁干部檔案弄虛作假，要嚴(yán)格干部檔案日常管理，落實(shí)干部檔案工作責(zé)任制，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作，要堅(jiān)決整治干部檔案工作中的不正之風(fēng)，加強(qiáng)干部檔案從嚴(yán)管理，這對(duì)干部人事檔案管理提出更高要求，目前，我們使用傳統(tǒng)方式管理檔案，人事檔案工作缺乏完善的管理規(guī)范，存在一些弊端和突出問(wèn)題，這使檔案工作發(fā)展與現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)發(fā)展存在著一定差距，本文對(duì)人事檔案現(xiàn)狀進(jìn)行系統(tǒng)闡述，對(duì)人事檔案工作進(jìn)行探討和研究，以便提升人事檔案管理水平。

一.人事檔案管理現(xiàn)狀

1.人事檔案缺乏完善管理體系

人事檔案材料對(duì)個(gè)人一生至關(guān)重要，它是個(gè)人身份信息的重要依據(jù)，是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù)，現(xiàn)階段部分檔案管理部門(mén)缺乏完善的規(guī)范管理，沒(méi)有明確的崗位職責(zé)，檔案缺乏嚴(yán)格的科學(xué)管理體系，有些檔案部門(mén)制度不健全，甚至不按規(guī)章行事，多數(shù)人事檔案部門(mén)使用傳統(tǒng)的管理模式，檔案整理分類(lèi)不標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有按規(guī)范進(jìn)行歸檔，多數(shù)檔案以紙質(zhì)材料為主，查閱檔案采用手工操作，長(zhǎng)期翻閱造成破損，有些人事檔案材料沒(méi)有及時(shí)錄入和更新，造成檔案信息失真，干部填報(bào)個(gè)人信息時(shí)對(duì)出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系等情況填寫(xiě)不準(zhǔn)確，內(nèi)容描述不全，有的干部為了個(gè)人利益隱瞞真實(shí)情況，甚至檔案中存在涂改造假現(xiàn)象，這給檔案管理工作帶來(lái)很大難度。

2.人事檔案材料缺乏完整性

人事檔案是記錄一個(gè)人的基本信息，是個(gè)人職務(wù)變動(dòng)、職稱(chēng)晉升、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、工齡計(jì)算等不可缺少的重要依據(jù)，因此，個(gè)人信息完整準(zhǔn)確顯得極其重要。收集歸檔完整材料是人事檔案基礎(chǔ)工作，目前檔案材料存在不規(guī)范，缺失材料多等問(wèn)題，主要是學(xué)生材料、工資確定和干部考察材料缺失比較多，還有干部入黨材料由于當(dāng)時(shí)未上交檔案管理部門(mén)入檔，多次調(diào)動(dòng)工作后，造成材料遺失，有些單位由于倒閉、拆并，一部分缺失材料更難補(bǔ)齊，近些年，由于大中專(zhuān)畢業(yè)生不懂國(guó)家政策，離校后把檔案還放在學(xué)校，后來(lái)學(xué)校又把檔案退回原籍，畢業(yè)工作多年，個(gè)人檔案還是空白，有的畢業(yè)生檔案一直放在學(xué)校，過(guò)了保管期，學(xué)校沒(méi)有及時(shí)為學(xué)生檔案辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)，有的甚至出現(xiàn)棄檔、斷檔情況，近幾年來(lái)，隨著人才流動(dòng)的頻繁，有些單位沒(méi)有及時(shí)將人事檔案隨之轉(zhuǎn)遞，流動(dòng)后檔案中的工作經(jīng)歷出現(xiàn)空白情況，造成工作年限不年續(xù)，這種情況為今后存檔單位對(duì)其個(gè)人信息確認(rèn)造成很大難度。

3.人事檔案管理手段與現(xiàn)代化技術(shù)存在著差距

目前，我們大多數(shù)人事檔案管理基本處于傳統(tǒng)的手工管理階段，管理方式還比較落后，人事檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)使用局限于簡(jiǎn)單的基本信息錄入、存儲(chǔ)、查詢(xún)，查閱檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率低，制約著檔案工作自身的發(fā)展，隨著日積月累，人事檔案占據(jù)空間大，需要大量設(shè)備存放，檔案多次翻閱容易造成破損，紙質(zhì)材料時(shí)間長(zhǎng)久容易變質(zhì)，難以恢復(fù)，目前，人事檔案管理仍處于較低水平，現(xiàn)代化技術(shù)在人事檔案管理中尚未得到充分應(yīng)用，與現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)發(fā)展存在一定差距，因此，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是今后工作的重要任務(wù)，總之，檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新發(fā)展人事檔案管理手段，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化和自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)將紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化形式，加強(qiáng)檔案的數(shù)字化維護(hù)和保護(hù)，對(duì)損毀變質(zhì)檔案要進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制和現(xiàn)代化技術(shù)處理，因此，在新的歷史時(shí)期，提高檔案管理工作的水平和工作的效率，檔案管理信息化水平的提高是十分重要的。

4.人事檔案存在安全隱患

近幾年隨著改革開(kāi)放的發(fā)展，人才的流動(dòng)，人事檔案在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中也有可能出現(xiàn)檔案材料遺失情況，檔案原件保管不當(dāng)或頻繁翻閱會(huì)造成對(duì)原檔案的毀害，久而久之便出現(xiàn)老化霉變，文字模糊不清等情況，這些情況會(huì)給檔案保管帶來(lái)困難，直接影響檔案的完整和安全。即使建立了人事檔案數(shù)字化，存儲(chǔ)空間小，但通過(guò)設(shè)備可以攜帶傳播，容易造成個(gè)人信息泄密，電子人事檔案如果受到病毒侵入和黑客攻擊，或被非法利用和更改，造成數(shù)據(jù)丟失和被盜，還容易受到外部環(huán)境和不可控因素的影響，造成檔案信息不安全。

二、人事檔案策略研究

1. 優(yōu)化人事檔案管理

在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，人事檔案現(xiàn)代化信息化是當(dāng)今社會(huì)檔案快速發(fā)展的標(biāo)志，這幾年來(lái)人事檔案現(xiàn)代化取得很大發(fā)展，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開(kāi)發(fā)運(yùn)用，檔案材料信息分類(lèi)、錄入、存儲(chǔ)可以使用計(jì)算機(jī)操作完成，檔案材料通過(guò)數(shù)字化加工，備份轉(zhuǎn)化成電子數(shù)字檔案，給人事檔案工作帶來(lái)極大方便和快捷，因此，人事檔案須加快改進(jìn)檔案管理模式，創(chuàng)新管理技術(shù)和手段加強(qiáng)檔案管理，高標(biāo)準(zhǔn)配置基礎(chǔ)設(shè)施，配備完善辦公硬件需要，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理和更新，建立人事檔案材料收集責(zé)任制，確保歸檔材料真實(shí)準(zhǔn)確、規(guī)范完整，杜絕虛假材料。嚴(yán)格干部檔案轉(zhuǎn)遞制度，規(guī)范人事檔案的借閱、查詢(xún)、轉(zhuǎn)遞等等程序，要嚴(yán)格遵守查借閱紀(jì)律，嚴(yán)格查借閱審批手續(xù)，對(duì)查借閱歸還的檔案要認(rèn)真細(xì)致審核，對(duì)檔案缺少材料需要盡快補(bǔ)齊，及時(shí)歸檔，按照“取材有據(jù)，用材有效，舍材可行”要求做好人事檔案收集歸檔工作。對(duì)個(gè)人信息記載不一致情況，需要盡快認(rèn)定，確保檔案的真實(shí)完整和規(guī)范。加強(qiáng)人事檔案制度化建設(shè)，建立人事檔案管理責(zé)任制，制定考核機(jī)制和崗位責(zé)任制，健全各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)章制度，要建立健全人事檔案管理制度、人事保密制度和人事檔案查閱制度，制定完善相關(guān)政策，目標(biāo)明確，責(zé)任落實(shí)，按章行事，要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案管理的方法和手段，加快檔案資源信息化，檔案管理現(xiàn)代化，檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的工作進(jìn)程，以提高人事檔案管理工作效率。

2.加快人事檔案審核和認(rèn)定

近年來(lái)，黨中央提出從嚴(yán)治黨的舉措，指出要加強(qiáng)干部人事檔案管理工作，我館為了落實(shí)中央精神，按照全國(guó)干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作要求，針對(duì)干部人事檔案的“三齡兩歷一身份”（即黨齡、年齡、工齡，學(xué)歷、經(jīng)歷、身份）等內(nèi)容，開(kāi)展人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作，由于檔案材料內(nèi)容多，出現(xiàn)多種多樣問(wèn)題，如材料缺失嚴(yán)重、干部填報(bào)信息前后不一致、有錯(cuò)報(bào)漏報(bào)瞞報(bào)，有更改檔案信息甚至存在年齡涂改造假等等情況，根據(jù)這些情況，我們嚴(yán)格把關(guān)，從嚴(yán)審核，重點(diǎn)審核等步驟進(jìn)行核查，并對(duì)審核問(wèn)題進(jìn)行甄別和認(rèn)定，特別對(duì)干部出生時(shí)間存在涂改情況，我們需要去干部出生原籍進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，由于人員有限和經(jīng)費(fèi)困難等問(wèn)題，干部檔案的認(rèn)定工作存在很大難度，影響干部檔案的審核工作，在長(zhǎng)達(dá)一年的檔案審核和認(rèn)定工作中，我們做到認(rèn)真細(xì)致，客觀(guān)公正，切實(shí)維護(hù)專(zhuān)項(xiàng)審核的嚴(yán)肅性，確保檔案材料真實(shí)完整。

3.強(qiáng)化人事檔案安全防護(hù)

人事檔案記載著個(gè)人基本情況和成長(zhǎng)經(jīng)歷，在干部考察、職稱(chēng)晉升、辦理社保等方面具有重要作用，目前檔案仍以紙質(zhì)形式儲(chǔ)存，使用傳統(tǒng)的手工查閱，檔案原件文字容易出現(xiàn)模糊不清，腐蝕、霉變，造成檔案材料的損壞，因此，需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案進(jìn)行安全防護(hù)措施，專(zhuān)人負(fù)責(zé)，專(zhuān)人保管，防蟲(chóng)防霉，防火防盜，同時(shí)還需要建立應(yīng)急預(yù)防措施，對(duì)安全隱患及時(shí)報(bào)備，確保檔案工作安全運(yùn)行，需要配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，搭建管理平臺(tái)，對(duì)數(shù)字化檔案集中管理，人事檔案數(shù)字化需要采取防火墻技術(shù)、加密技術(shù)等措施防范風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)對(duì)軟件使用上要根據(jù)科技發(fā)展和程序更替進(jìn)行更新，促成人事檔案數(shù)字化更新升級(jí)，建立身份認(rèn)證系統(tǒng)，按權(quán)限進(jìn)行數(shù)字檔案日常維護(hù)，防止對(duì)數(shù)字檔案內(nèi)容侵害，定期對(duì)信息管理系統(tǒng)殺毒，保障系統(tǒng)運(yùn)行安全，不會(huì)被非法利用、更改、復(fù)制、遷移和毀壞，也避免了檔案涂改造假行為，延長(zhǎng)檔案原件的保存和使用壽命，有利于檔案保護(hù)和利用，而且這種保存方式安全長(zhǎng)久，不會(huì)輕易丟失，這種存放方式，提高人事檔案信息的安全性，也提高存儲(chǔ)空間使用效率，隨用隨查，方便快捷。要加強(qiáng)對(duì)外部環(huán)境的管理，根據(jù)計(jì)算機(jī)硬件需求，需提供合適的溫度濕度，及時(shí)做好檔案的備份和維護(hù)，確保人事檔案安全性。

4. 推進(jìn)人事檔案數(shù)字化建設(shè)

我國(guó)人事檔案工作在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，其發(fā)揮的作用日益強(qiáng)大，受到重視程度越來(lái)越高，而基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展，人事檔案數(shù)字化工作日趨成熟，構(gòu)建檔案數(shù)字化管理模式，能推進(jìn)人事檔案各項(xiàng)工作的發(fā)展，人事檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的突破和創(chuàng)新，是推進(jìn)干部檔案科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的有效舉措，是從技術(shù)上嚴(yán)防檔案造假行為，進(jìn)一步完善人事檔案管理水平，對(duì)人事檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，人事檔案數(shù)字化是對(duì)檔案材料進(jìn)行信息處理，檔案信息數(shù)據(jù)電子掃描后，使其轉(zhuǎn)為可以?xún)?chǔ)存在載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別，是在檔案統(tǒng)計(jì)、整理、查閱、保存等方面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，是提升檔案工作效率和綜合管理水準(zhǔn)有效手段，檔案數(shù)字化是保護(hù)紙質(zhì)檔案、保障信息安全、提高查詢(xún)效率的必然途徑，基于檔案數(shù)字化的方便快捷高效等優(yōu)勢(shì)，加快人事檔案數(shù)字化工作已提上議程，目前，我館已籌建了人事檔案數(shù)字化項(xiàng)目，該項(xiàng)工作的合同起草、合同簽訂和經(jīng)費(fèi)落實(shí)等前期工作已完成，今年年初即將啟動(dòng)，我館實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，將更加方便快捷查閱檔案信息，大大提高人事檔案管理水平。

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（作者單位：中國(guó)電影資料館，北京 100082）