ERP環境下企業存貨內部控制審計應用研究

張俊娜

【摘 要】隨著信息科技的崛起起和對國外優秀企業科學管理體系的引進，中國企業紛紛應用ERP系統，借助ERP信息系統將物流、資金流、信息流集成一體化進行管理，從紙質化辦公向信息系統辦公轉化，日常業務數據被記錄在ERP信息系統中，便于對企業日常經營管理情況的掌握和控制。這同時給企業內部控制帶來了很多的變化，存貨的內部控制也體現出新的特征，使得對企業存貨開展內控審計的難度増加，在ERP環境下應如何開展存貨內部控制審計成為亟待解決的問題。

【關鍵詞】內部控制；存貨內部控制審計；ERP系統

一、Z公司概況

Z公司是一個小批量生產的中小制造型企業，內部的人員結構呈金字塔型、崗位分工明晰、業務流程精簡，具有獨立完整的存貨業務。該公司的主營業務有：模具設計、生產、銷售，普通機械、機械零配件的加工、銷售。公司職員二百多名，隨著2003年其母公司G公司引進ERP系統取得成效并逐漸擴大運行范圍，幾年前G公司的信息管理部口為Z公司量身設計了一款針對該公司的ERP系統并于2015年開始上線運行。Z公司沒有設內部審計部口，平時由其母公司內部審計部口對其進行內部審計，G公司還未開發使用ERP中的審計管理模塊，內部審計人員僅通過查閱紙質及被審單位從ERP系統導出的電子版資料進行審計，最近對審計人員開通ERP中的查詢功能，但僅限于對采購訂單、庫存清單、財務帳、財務報表等數據的查詢。

二、Z公司ERP環境下存貨主要環節的內部控制概況

通過詢問、觀察、查閱Z公司有關存貨業務的管理制度及Z公司目前使用的ERP軟件設計使用說明書，經過提煉歸納，Z公司存貨主要環節的內部控制如下：

（一）物資采購計劃，主要有兩部分：第一部分，有產品結構的物資采購計劃，ERP系統根據物料需求計劃和庫存計算出采購計劃；第二部分，無產品結構的物資采購計劃，由各需求部口手工提報采購計劃。所有的采購計劃都必須通過審批之后才能作為正式采購計劃下達，ERP系統控制只有審批通過的采購計劃才能轉為采購訂單。項目或者設計變更，由項目計劃員、技術部口、生產計劃員確認變更信息，由采購計劃員完成錄入采購計劃的變更信息，系統會出具報表提示采購計劃員是否對采購計劃進行變更，采購計劃員需要根據實際的情況和系統的提示決定是否變更系統中的采購計劃。采購計劃變更之后需要重新進行審批才能有效。

（二）采購申請及審批，采購時需在系統中提出采購申請，并經過系統設置的一級審批。

（三）采購執行，營銷組采購員根據項目組計劃員審批后的采胸申請，進行采購商務及采購執行，采購員首先篩選屬于自己的并且審批通過的采購計劃，然后將尚未轉成采購訂單的采購計劃進行復制，輸入供應商信息等相關信息，保存即可生成新的采購訂單。采購訂單保存之后需要進行審批才能從ERP系統中打印采購巧單。

（四）物資到貨接收入庫后，庫管員在系統內執行入庫業務，然后判定物資是否需要專檢，不需要專檢的，直接打印入庫單；需要專檢的，庫管打印送檢單給質控室人員，質控室相關人員送檢專檢物資，在系統內執行檢查決策和狀態變更。質控室人員反饋含格信息給庫管，庫管打印入庫單，將入庫單報送采購員。專檢物資由質控室負責進行質檢，合格品由質檢員在ERP系統中解除外購物資的質檢狀態，不合格品交由采購員聯系供應商進行退換貨，系統內不體現退換貨業務。

（五）庫管員采購入庫完成后，由營銷組合同員進行三單匹配（入庫單，采購合同、發票），在系統中確認三單匹配信息，并進行預制發票，然后合同報送公司領導審批。財務接收紙質發票后，需對系統中發票信息進行審核確認，并進行發票過賬操作。

（六）領料發出。在生產任務下達派工之后，就進入了實際的領料流程。對于標件的領料，由項目經理憑借工票和零件明細表到標件庫的庫管處領料。標件庫的庫管直接在系統中發料到相應的生產訂單，按照實際情況過賬，并將實物發給操作者。如果不是標件領料，則生產部工段長將技術資料交到材料工段的工段長處，材料工段長在相應的生產訂單上添加組件信息以及材料定額，建立組件之后，進行下料操作。原材料庫的庫管根據系統中建立生產訂單的預留，對于領料的生產訂單發料。發料時，用現有的材料定額乘以固定的系數過賬。

（七）采購計劃員依據技術部下發的技術通知單或改版資料建立退料的預留并打印退料單，退料者憑退料單到庫房退料，庫管員接收退料后在SAP系統中過賬。

（八）每月月底進行庫存盤點，并進行差異處理。處理后，原材料庫的庫管根據系統中的發料情況，打印匯總的發料單。并將該發料單交給材料工段工段長簽字確認。盤點前，需先列印系統存貨物料清單。由庫管人員根據清單來點算貨物并及時發現異常，在系統內新建一份盤點報表記錄差異數量，并打印差異表，待審核這些差異數據后再進行過帳處理，對于盤虧和盤盈進行各自的、對應移動類別做進一步處置。

（九）庫房保管根據庫存物資實際狀態，提出庫存報廢申請，生產部和公司領導進行審批判定，財務進行核算后，保管在系統內執行庫存報廢，營銷組人員對于實物進行處理。

（十）賬務處理，財務部應付賬款記賬人員確認債務，支付價款。

三、Z公司在ERP環境下存貨內部控制的存在問題分析及改善建議

通過對Z公司在ERP環境下的存貨內部控制開展審計，針對發現的不足提出改進建議，幫助Z公司完善存貨的內部控制，提升管理水平，使ERP的優點得以充分發揮。

（一）系統外審批上線

Z公司對存貨業務的部分內部控制是在ERP系統外實現，并沒有體現在ERP系統中，對于這部分控制可W通過與信息技術部口溝通，實現在線上進行控制的必要性和可行性，充分發揮ERP的作用，實現在ERP系統中進行控制，從而提高工作效率。例如，采購招標項目的申請、審批、招標評標可開發信息系統，通過網絡進行在線操作；對采購計劃變更、采購執行變更的審批，庫存報廢環節采購員的核實評估、技術開發部口判定、公司領導的審批，公司領導對盤點結果的審核、財務人員的結果校核等等，都可考慮在ERP系統中進行審批控制。

（二）關注與其他軟件對接的安全性

Z公司除了使用ERP系統，近期還應用差旅報銷系統等其他信息系統，并與ERP系統的對接，對接風險控制上還沒沒有明確規定，Z公司應該對此項安全性風險予以關注，采取適合的應對措施進行控制。

（三）財務部門應定期分析存貨情況

Z公司財務部口應定期分析存貨情況，對呆滯不良存貨進行定期清理和關注，提請有關部口及時處理，減少成本損失。

四、總結

近年來隨著制造型企業去庫存、降本增效的迫切需要，建立健全的存貨內部控制有著重要意義，內部控制審計需要發揮更大的作用。良好的存貨控制不僅有助于防止存貨業務差錯和舞弊行為發生，還能使有效降低企業成本，提升經濟效益。信息科技的掘起和中國企業對ERP系統的推廣應用，使存貨內部控制出現新的特征，在ERP環境下如何有效的對存貨內部控制進行審計成為急需解決的問題。

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