新形勢下高校基建檔案管理存在的問題及對策探究

張加儀

摘 要：在高校基建檔案管理情況調(diào)查后，發(fā)現(xiàn)新形勢下高校的基建管理存在很多問題。本文結(jié)合各高校基建管理存在的問題，提出了相應(yīng)的措施和建議，希望可以為新時期各高校基建檔案管理和基建建檔提供理論基礎(chǔ)，促進(jìn)高校基建管理模式的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：新形勢；基建檔案：高校

1 基建檔案的概念

基建檔案指的是一個項目在建設(shè)過程中從決策到建成的整個過程中形成具有保存價值的各種文件材料。而高校的基建檔案代表了學(xué)校發(fā)展的真實記錄，是有效的歷史憑證。一般情況下建設(shè)的項目資料通常是成套性的，是一個有機聯(lián)系的整體，包括了設(shè)計文件、工程管理文件以及其他材料，是基建后期進(jìn)行擴建、維修改造以及處理糾紛的重要憑證。高校基建檔案涉及到很多個單位，任何一個單位或環(huán)節(jié)的疏忽都會影響基建檔案建設(shè)的結(jié)果。在高校基建檔案建設(shè)的過程中，存在管理服務(wù)質(zhì)量不高、利用效能低等問題，十分不利于高校基建檔案管理水平的提升。各高校需要明確基建檔案管理過程中存在的問題，制定相應(yīng)的對策，為提高高校基建檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量不斷努力。

2 新形勢下高校基建檔案管理存在的問題

2.1 管理人員業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)不高

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，大部分都加強了基礎(chǔ)建設(shè)和新校區(qū)的建設(shè)，會給檔案基建管理帶來了大量工程材料。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)都十分重視建設(shè)工程的質(zhì)量，基建部門的管理人員也十分重視工程建設(shè)的質(zhì)量和進(jìn)度，而忽視對于基建文件材料的整理工作。這主要是兩方面的原因，一方面是由于高校通常沒有固定的基建檔案管理人員，因此管理人員對于工作的認(rèn)識和管理不足，很難全心全意的做好基建的收拾和整理工作。另一個方面各高校的基建管理人員對于基建工程管理不了解，缺乏熟悉基建業(yè)務(wù)和熟悉基建管理的專業(yè)人員。同時，檔案部門的競爭意識不強，缺乏主觀能動性，導(dǎo)致基建工作相對滯后。

2.2 歸納文件的質(zhì)量和完整度不高

在調(diào)查已歸檔的文件后發(fā)現(xiàn)，一部分基建材料收集不夠齊全，也沒有按照相關(guān)要求進(jìn)行整理。這主要是由于基建檔案文件的收集難度很大，收集來的文件材料的質(zhì)量也不符合規(guī)范，還存在一些文件原價丟失，只能保存復(fù)印件的情況，造成了進(jìn)行文件歸檔時文件不齊全。同時，由于一些工程建設(shè)的周期過程，導(dǎo)致基建建檔涉及的范圍很廣、環(huán)節(jié)復(fù)雜，歸檔需要覆蓋項目的全過程，因此資料一直處于動態(tài)變化，給建檔的資料收集帶來了困難。上文提到，基建部門人員十分缺乏，因此在工作過程中很容易存在對材料的認(rèn)識不足，處于被動接受過程材料的狀態(tài)，這也是基建材料完整性和質(zhì)量不高、材料不符合相關(guān)要求的原因。還有一些管理人員只重視階段性文件材料的收集，忽略全過程文件材料的完整歸檔。尤其是在紙質(zhì)文件資料的收集方面，一些項目建議書和可行性研究報告缺少領(lǐng)導(dǎo)的簽字或者沒有具體的日期，對于設(shè)備安裝文件資料的收集也不夠重視。

在圖紙方面，存在很多施工圖加蓋竣工章代替竣工圖、圖紙為復(fù)印件的現(xiàn)象。工程影像資料也十分不齊全，通常缺少開工前、施工階段的音像資料，只有竣工時的照片，基建電子文件資料也普遍很少。

2.3 信息化水平不高，管理利用效能低

由于管理技術(shù)落后、應(yīng)用計算機管理文件不多，高校基建檔案管理普遍存在利用效能低的現(xiàn)象。一些高校即使應(yīng)用了檔案管理系統(tǒng)，但是僅僅只是對于基建檔案目錄實行信息化的管理，十分不利于日后的查詢和使用。在遇到需要查詢和使用基建檔案的情況時，需要人工查找及復(fù)印，很容易發(fā)生原件破損或遺失的情況。

2.4 管理體系不健全、缺少制度保障

由于各高校對于基建檔案歸檔的規(guī)范性要求不夠造成了檔案管理體系不健全的現(xiàn)象出現(xiàn)。雖然各高校制定了基建檔案的管理制度及存檔范圍，但是在實際的操作過程中，缺乏有效的約束機制和制度保障。一些高校基建部門于施工單位、設(shè)計單位的資料管理職責(zé)不夠明確，各部門遇到問題相互推諉，導(dǎo)致基建資料不全、管理方式落后。引起制度保障缺失的主要原因是由于人員配備不足。由于目前基建部門擴建、改造工程多，任務(wù)繁重，導(dǎo)致基建人員更加緊缺。同時每個項目都有大量的材料，對于一些相對復(fù)雜的基建檔案材料需要專業(yè)的人員才能完成，而高校安排的人員要么專業(yè)素質(zhì)不高無法勝任，要么任務(wù)繁重、容易出錯。

經(jīng)費不足也是引起制度保障缺少的一個因素，基建檔案的管理同其他類型的檔案管理不同，需要使用專門的設(shè)備，需要資金的支持。但是學(xué)校每年用于檔案建設(shè)的費用很少，無法保障基建檔案建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

3 加強基建檔案管理的對策

3.1 加強基建管理人員的培訓(xùn)、提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

基建部門的工作在管理文件資料和歸檔方面起著重要的作用，因此高校要加大基建部門的宣傳，爭取學(xué)校管理層和領(lǐng)導(dǎo)對基建工作的重視。同時應(yīng)該加強對基建管理人員的培訓(xùn)，例如，參加國家檔案局的培訓(xùn)、進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)等，努力提高工作人員對職業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)。另外，還需要增強基建管理人員的服務(wù)意識，不斷提高檔案利用的管理水平。

3.2 遵守建設(shè)工程文件的歸檔規(guī)范、提高存檔資料的質(zhì)量

在進(jìn)行基建檔案管理時，需要明確各部門的職責(zé)，實行對基建資料的全程監(jiān)控。同時需要健全基建工作人員和檔案管理人員的溝通機制，促進(jìn)雙方的團結(jié)協(xié)作，避免基建管理人員由于對檔案管理不理解造成資料的遺漏或丟失。另外要監(jiān)督好基建部門的兼職人員做好材料的歸檔和部門的立卷工作，按時間節(jié)點進(jìn)行交接。

3.3 加快基建檔案數(shù)字化建設(shè)、提高基建檔案管理的利用效能

當(dāng)前，我國已經(jīng)步入信息時代，實施基建檔案的數(shù)字化、管理的信息化已經(jīng)是不可阻擋的時代潮流。目前很多高校的基建檔案現(xiàn)代化水平仍然偏低，不僅增加了查閱使用的時間，還會造成資料的破損和丟失，因此需要加強基建檔案的信息化建設(shè)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)給基建部門配備計算機專業(yè)人員，建立目錄檔案數(shù)據(jù)庫并完善電子檔案接收體系，加強網(wǎng)站平臺的開發(fā)和利用，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理、促進(jìn)資源的共享，為學(xué)校檔案管理提供有力保障。

3.4 完善檔案管理體系、建立基建檔案保障體系

各高校需要根據(jù)國家檔案部門的相關(guān)規(guī)定，制定檔案歸檔規(guī)范的實施細(xì)則，完善基建檔案管理體系，建立檔案管理保障制度。有了制度保障，才能保障檔案管理工作的可控性，實施責(zé)任到人制度，從而推動檔案管理工作的有序開展。保障制度的實施離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持，首先，需要有專業(yè)人員進(jìn)行檔案資料的收集、整理和歸檔工作，明確崗位職責(zé)，確保檔案資料的完整性和有效性。其次需要有足夠的資金支持，檔案建設(shè)的信息化管理、服務(wù)的現(xiàn)代化離不開資金的支持。最后將檔案管理工作納入部門考核，實現(xiàn)基建檔案管理工作的規(guī)范化。

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